事業單位檔案管理的重要性探析

冉天剛 保定市競秀區就業服務局

檔案保管工作人員對檔案信息進行的梳理與總結，具有很大的技術性與綜合性價值，對國家事業單位而言，歸檔資料信息也具有非常重大的工作價值與意義。而伴隨新時期的經濟發展，國家事業單位也在發展中繼續迎來重大變化，檔案保管工作人員也將伴隨國家事業單位的發展與壯大而進一步實現自身提升。為良好的推動工作效率和崗位服務質量，機關單位繼續實施檔案保管改革舉措，這一系列措施在很大程度上提高了機關檔案保管的崗位服務質量。但是在改革的過程中，機關檔案保管崗位的信息性和專業化仍無從提高，不利于其在機關單位管理工作中的主要價值和地位體現。為能在國家機關今后的發展中良好的立足，推進實現檔案保管的主要價值和意義，就需要進一步把機關單位的檔案保管崗位改革措施推進到位。

一、加強事業單位檔案管理的重要性

（一）有利于提高檔案利用率

眾所周知，中國傳統檔案收藏和保管于國家檔案室的資料基本上是紙質的文檔載體，但這樣，就在實際使用上存在了許多的麻煩。事業單位數字化檔案管理能夠使檔案用戶迅速而精準的檢索到所需要文檔，同時還可以進行檔案管理的數字化，從而有效地減少了文檔在時間與空間上的束縛，在總體上可以提高歸檔效率[1]。

（二）有利于提高經濟效益

由于社會市場經濟的飛速發展，使得巨大的經濟信息量和相對落后的辦公方法之間產生了較為尖銳的沖突。因為事業單位財務管理制度一直以來都是采取比較粗放式的檔案管理模式，這也大大提高了事業單位內控制度管理成本。數字化檔案管理，可以把傳統紙質文檔載體高效地轉為機讀文檔，在節約了占用空間的同時，還降低了文檔存放費用，實現了歸檔查詢的便捷性與準確度，避免因為各種文檔信息資料重復打印而帶來的資金損失，有助于提高事業單位效益。

（三）有利于提高辦公效益

文件數字化過程管理系統，可以逐步實現將事業機關的財務管理檔案資料有效歸檔，并有效被管理得到使用。但是因為事業機關內控制度的檔案保管對象極其繁雜，并且對象還具有很大的流動性，包括管理人員的退休、調整工作等等，為了有效而精確的統計這種變化，就一定要全面掌握這種情況的動態。因此，便可利用以信息為主要管理媒體的數字化過程文件，更準確地反映當時的現實狀況，也方便人們簡單檢索文件數字化過程資訊。如此一來，也因為文檔資訊的超時空流通，讓事業機關的檔案庫從過去管理文件實物的基礎，切實有效地變為提供資訊的中心，自然辦公效能也會得以有效提高。

二、事業單位檔案管理存在的主要問題

事業單位加強內部檔案管理工作，是基于內控管理體系建設的內在需要。但從實踐狀況分析，事業單位內控制度檔案保存仍面臨許多問題，如工作實施不到位、工作人員的素質較低、基礎設施條件滯后等問題，嚴重影響著事業單位內控制度檔案保存工作的有效進行。

（一）落實不到位：對管理不夠重視，管理工作沒有群眾基礎

國家事業單位在內部控制管理工作建設工作中，更強調了業務管理才能的培養、事業單位內控制度的建立，而關于檔案管理工作則缺少關注。首先，由于歸檔保管工作人員的社會地位相對低下，從現實出發，目前很少有國家部門事業機構設置專門的歸檔保管科室，對歸檔保存管理人員的重視程度不足。其次，部門領導干部在歸檔保管崗位中，往往缺少合理的領導機構，難以實現有效的管理效果。再者，由于歸檔保管崗位沒有干部職工基礎，干部職工對歸檔保管崗位沒有了解，對歸檔資料信息隨意進行管理，對歸檔資料信息的歸集、整合等管理人員缺少關注，造成了很大的麻煩[2]。

（二）素質較低：檔案保管工作人員的素質普遍較低

檔案保管工作是一個專業而系統的工種，需要檔案管理員工具有優秀的專業知識才能。但從實踐上出發，目前事業單位的檔案管理工作人員中普遍存在著以下的一些問題：檔案保管人員年齡結構偏大，部分檔案保管人員并非專職出身，而是以兼職的形式，直接投入到了檔案管理工作當中。一些工作人員沒有信息技術專業知識，在檔案事業單位的信息化管理工作中，無法適應全新的職業環境。文檔保存員工流動性太大，而且業務管理不精，“半桶水”的業務狀況，也難以達到更全面而科學的檔案管理工作。工作責任感不強，沒有明確崗位職責意識。文檔管理者在工作中，經常存在著松懈、疏忽的工作現象，對檔案管理職責沒有很強的責任性，檔案歸檔整理工作不及時。

（三）基礎設施建設滯后：檔案管理基礎設施滯后，信息化建設落后

國家事業單位在檔案管理上，并沒有完備的設施建立，嚴重干擾了工作的改革開展。尤其是在檔案管理信息化構建的過程中，對硬件軟設備的投資需求更高，并強調了國家事業單位財務管理部門應當加強投資能力，以改變當前的檔案管理工作環境。從實踐出發，事業單位的財務管理部門正著力推動了檔案管理信息化，但進度較慢，沒有完善的基礎設施保證。另一方面，對檔案信息化并沒有很充沛的投入，設施建設總體上相對落后。隨著檔案信息化管理的逐步深入，也要求政府機關與事業單位進一步優化現有管理環境，硬軟件設施建設的欠缺，也不利于信息化。

三、新形勢下事業單位檔案管理有效途徑

（一）做好事業單位檔案的數字化管理工作

1.樹立檔案數字化管理意識

為了更好地進行數字化檔案管理工作，各事業單位檔案保管工作人員一定要積極培養起檔案數字化管理意識，切實有效地改變傳統檔案保管觀念，強化對新知識、新技能的掌握，并不斷更新檔案保管知識體系結構，不斷創新檔案保管技術手段。

2.文書處理歸檔數字化管理

在新時代背景下，歸檔人員將對每次接收的文檔都用電腦做好相應記錄，以后再嚴格按照批辦的流程在事業單位計算機局域網內傳閱，同時還要確定代辦日期和催辦時限，一旦事業單位的傳閱文書不能按時退回，在這種時間催辦流程就會發布文檔催辦消息。此外，還要能夠更有效的將已處理完畢的文檔進行立卷梳理，進而減少事業單位內控制度下檔案保管工作人員在過去對年終時梳理等繁雜歸檔工作的時間要求。此外，下發文件過程中還要能夠利用電腦實現完成。

3.建設檔案管理電子化系統工程

事業單位日常管理工作內容繁多，每日都要產生諸多的文書檔案，而檔案管理工作人員也必須將有關資料加以記錄與保存。所以，文檔的電子化管理體系就要采取高速掃描儀集成掃描、硬盤陳列保存、光碟與磁帶的雙向備份和雙服務器管理等方法，并且設定相應的文檔檢索系統，檔案管理工作人員與檢索人員，都能夠利用文檔互聯網傳輸或是通過觸摸屏檢索實現數據共享的目的。再有，管理系統中還把電子文檔保存的分類方式細化為五大類，即單位分類、系統環境信息管理、卷內目錄管理、操作系統信息管理和文檔密級信息管理等，進而可以在總體上增強政府事業信息資源共享能力，并提高電子文檔信息的使用率。

（二）逐步建立完善的事業單位工作體制

當前階段，由于很多事業單位對財務管理還沒有創新思路，且檔案保管工作誤差很大，使得在實際進行檔案保管工作時往往無法高效地展開。有關事業行政單位必須加大對工作機制的建立，在順應時代潮流發展趨勢的基礎上，合理的完善檔案管理制度，以保證有關行政管理工作的正常有序開展。在此基礎上，按時間提出具體的工作目標，并通過獎懲措施提升有關行政單位的工作績效，保證所有工作都得以有條不紊地進行下去。

（三）提高相關檔案管理人員素質

事業單位財務管理的行政工作人員是事業單位檔案保管工作的主要執行者，為了順應時代的發展，在互聯網+的大背景下能夠了解相關的數字、信息，對基礎的大數據也能夠做出初步處理，從而確保政府事業單位的檔案管理工作人員能夠順應時代潮流的發展提高效率。有關工作人員將進一步提升自己的基礎素養，提高對信息技術的掌握，進而提升國家檔案管理工作的信息化和數字化水平，為社會事業單位的工作更好地開展而作出相應努力。

（四）加強檔案管理與服務水平，提升利用價值

在按照事業單位內控制度開展事業單位檔案管理工作的整個流程中，需要把提升事業單位業務效能當作核心，而相應的事業單位管理者也需要逐步增強關注程度。事業單位的財務管理部門需要在一定程度上轉變業務功能，并不斷更新事業單位文檔信息系統，提高事業單位檔案管理工作的全面性。其次，事業單位的財務管理工作必須重視檔案信息的安全性，對檔案信息實行全方位的進度追蹤，以防止由于檔案管理工作中發生重大問題，進而產生檔案信息丟失的問題。最后，事業單位財務管理工作必須重視對檔案資料的合理開發利用，并結合單位內部的業務管理工作，確保對檔案信息數據資料可以進行合理的管理使用。

四、結束語

綜上所述，由于計算機技術的進一步蓬勃發展，顛覆了中國檔案傳統的手工管理方法，使事業機關內控制度檔案保管沿著現代數字化走向蓬勃發展，以現代數字化檔案管理為走向，促進事業機關內控制度檔案保管品質與效能的進一步提高。