駐外銷售機構財務工作探討

廣東志高空調有限公司

引言

20世紀70-80年代隨著中國社會改革開放步伐的發展，市場的繁榮，各種商品的銷售，已經跨越了區域限制，跨省、跨市、甚至跨國銷售成為必然趨勢，許多企業尤其是各大中型企業，為拓展銷售渠道，提高產品的市場占有率，并確保企業的可持續發展，紛紛建立自己的銷售網絡系統。在當地區域具有代表性的中心城市建立銷售機構如雨后春筍般的成立，許多大中型企業在全國建立有幾十個銷售機構，這些銷售機構的管理成為企業管理中的重要一環，銷售機構中財務工作的管理更是重中之重，本文不再探討財務專業知識，而在專業知識外的駐外財務工作方式發表些個人觀點，以供各位笑納。

一、銷售機構的內部構架模式

本人在家電行業駐外銷售機構工作任財務一職近二十年，深知駐外銷售機構的一些特點。改革開放初期，最早的駐外銷售機構，大多為國營大中型企業，隨著一些民營大企業的發展，民營企業駐外銷售機構也陸續增多。可隨著銷售業績的擴大，出現了許多應收賬收不回，即“壞賬”，這些“壞賬”拖垮了很多，尤其是實力不強的企業，造成這一現象的主要原因是企業總部職能部門對駐外銷售機構管理不規范所形成，駐外總經理權力無人監督控制而過大，由經理自主招收和控制財務，有的甚至銷售機構未設立財務，沒有制衡機制的權力是可怕的。駐外銷售機構出現種種亂象，有的總經理將駐外機構辦公室設在高檔賓館，日均房租奇貴，機構入不敷出時，將倉庫中貨物隨意發出，坐支貨款支付房租等各項不合理費用，相當多的駐外銷售機構總經理未按規定程序辦理授信，即隨意發貨，造成許多應收賬收不回，形成“壞賬”拖垮整個企業。

當總部各職能部門發現問題后，對駐外銷售機構進行控制，卻又影響了銷售機構的發揮，影響到了銷售業績，出現了所謂“一抓就死，一放就亂”的尷尬狀況。怎么樣能即使駐外銷售機構自由發揮銷售水平，提升業績，又能控制其亂象，困擾行業的高層管理人員。

此時家電行業中，財務出身的，后有“資深經營大師”稱號的創維前總監陸強華先生建立的“創維模式”給了引導，陸強華先生憑借財務與銷售天然合成一體的經營頭腦，將駐外銷售機構形成“三權鼎立”制度，機構銷售人員（總經理及銷售代表）由總部銷售部門任命及領導，機構財務人員（財務經理及助理）由總部財務部門任命領導，機構客服人員（客服主任、技術主管及信息員）由總部客服部門任命領導，三部門均由總部各職能任命領導，圍繞駐外總經理，以提升銷售業績為目標，相互配合而又相互監督的開展工作。

總經理及銷售業務只負責發展客戶，回款，發貨，而財務負責收款，審核政策，控制發貨額度及價格，核算客戶返利費用，同時負責駐外機構所有人員費用報銷，客服部門負責客服售后維修安裝問題，其中財務部門負責審核的所有事項，均應在公司規定政策范圍內，這樣使得整個駐外銷售機構的工作均能在公司規定政策范圍內動作，最大限度地控制了“壞賬”。陸強華在創維開展高度集權制的銷售模式“創維模式”，產品由總部統一定價，各銷售機構只管銷售，三部門相互配合相互監督，這一模式應用迅速產生了很大的效益，把二流彩電企業創維的年銷售額從1996年的7億元一路躍升至2000年47億元，并且進入了彩電五強。

改革開放已經過去了四十年，陸強華先生也離故去了十三年，可他創立的駐外銷售機構模式“創維模式”給了銷售行業許多經驗和引導，雖說現在這種模式已不是最先進的，可現在各行業的駐外銷售機構或多或少的都沿用了“創維模式”的基本構架。

二、銷售機構中的財務工作方式及特點

駐外銷售機構，雖圍繞駐外總經理，以提升銷售業績為目標，可幾乎產管的各項工作均以財務為中心展開，財務工作面應全面覆蓋產管任何角落。

駐外總經理及業務發展客戶，督促客戶回款，現金直匯公司賬戶，匯票交財務審核后匯回公司資金部門，避免了貨款私存及挪用。

客戶提貨申請經總經理與財務共同審核，總經理根據公司情況，結合市場特點，審核籌謀貨物明細，而財務負責價格，是否符合公司政策，發貨額度是否超出回款金額，按公司政策結算客戶返利費用，總經理財務共同簽字兌現給客戶，避免了總經理及業務與客戶、財務與客戶“日久生情”，出賣公司利益。

駐外機構發生的諸如差旅費、房租費、水電費、辦公費、招待費、公關費等費用，均由總經理批準后，財務在公司政策規定標準內審核支付，避免了駐外機構大吃大喝大用公司的駐外工作經費。

駐外機構固定資產、辦公用品、促銷品由總經理負責落實和管理，財務建立臺賬，根據變動情況及時登記，監督交接手續，財務請及時掌握駐外倉庫收發貨情況，財務采用定期與不定期相結合的方式，及時抽查盤點，避免公司資產流失，避免資產被個人貪污挪用，避免貨物未按規定手續出庫。

以上各項為駐外財力工作的主要事項，具體事務會更煩瑣，可這本身就是財務工作職責所在，駐外銷售機構一句話“經理主外，財務主內”，形象道出了駐外銷售機構經理與財務相互配合而又相互監督的工作關系。

駐外銷售機構財務，即是財務，更是“銷售財務”，需要熟練掌握財務專業知識，更需要懂得營銷基本原理，既要堅持公司原則，又要靈活把握尺度，是一種原則性與靈活性高度結合的“產物”，既要避免老油條式的，不堅持原則，頂不住壓力，得過且過，推諉拖拉的，也應避免任性沖動、刻薄呆板。

個人建議，駐外財務經理年齡應在30以上最為合適，此年齡段的財務，才能真正掌握原則性與靈活性相結合，既能堅持原則，又會說“不”，不能自認為是“財務大臣”而高高在上，更不能“得理不饒人”，要借助公司制度政策，借力總部財務領導，有理、有利、有節的工作，工作中和工作外，多與總經理及業務客戶人員多溝通，多交流，委婉的以理服人，本著建立感情，本著換位思考，為自身順利工作創良好的氛圍和條件。

三、總部財務職能部門對駐外財務監督及控制

將駐外銷售機構建立“三權鼎立”制度，并不意味著“萬事大吉”，為了防止總經理及業務與財務經理及助理也“日久生情”，或者“狼狽為奸”，總部財務職能部門對駐外財務進行監督及控制也是必需的（總部銷售部門對機構銷售人員總經理及銷售代表的監督及控制，總部客服部門對機構客服人員客服主任、技術主管及信息員的監督及控制不在本文探討范圍內）。

總部財務職能部門，針對駐外財務收取的客戶回款每筆均應跟蹤到位，對于公司賬戶收取的現金，應導出明細一一與駐外財務核對，收到駐外財務審核后的匯票，再仔細審核，及時到銀行驗證貼現，保證公司資金及時回籠，保證公司資金安全，從而避免了貨款私存及挪用。

總部財務職能部門，針對所有駐外銷售機構客戶提貨價格、公司政策、駐外財務結算的客戶返利費用等，在駐外財務審核后更要進行仔細審核，重點掌握所有客戶應收款情況，對于形成欠款的客戶要及時核對，跟蹤駐外財務，找出原因，保證公司利益不受侵犯。

總部財務職能部門，針對所有駐外機構發生的諸如差旅費、房租費、水電費、辦公費、招待費、公關費等費用，在駐外財務審核后，要全方位的在公司政策規定標準內再次審核，避免駐外機構各部門之間相互勾結浪費公司的駐外工作經費。

總部財務職能部門，針對所有駐外機構固定資產、辦公用品、駐外倉貨物等較大重大金額的公司資產，除駐外財務建立臺賬，自身也應建立臺賬，并根據變動情況及時登記，總部包括財務的各部門，成立巡查組，應采用定期與不定期相結合的方式，及時巡查盤點，保證公司資產貨物安全。

以上各項為總部財務職能部門，針對所有駐外機構進行審核、監督、控制的主要事項，這些主要事項可以通過設立多項報表制度，定期要求駐外銷售財務及時按質按量完成，從而達到總部財務職能部門監督控制的目的，這些屬于更高層次的，全方位的監督控制，屬于重中之重的監督工作，具體事務會更煩瑣，可這也就是總部財務職能部門工作職責所在。

四、審計部門對駐外銷售機構的審核

無論是駐外銷售機構建立“三權鼎立”制度，還是駐外銷售機構財務對總經理及業務的監督，還是總部財務部門對駐外銷售機構財務的控制，都不能代替對駐外辦事機構的財務審計工作，特別是大集團公司，駐外銷售機構眾多，應在總部職能部門中設立專門的審計部門，定期或不定期地對駐外銷售機構進行嚴格審計。

審計部門應依據公司規章制度及政策文件規定，對駐外銷售機構的客戶應收款、各項收支費用、各項資產，及駐外銷售機構中經濟效益、經營管理進行審計監督，以提高駐外銷售機構的經濟效益，改善經營管理，杜絕各種違法違紀現象。

公司應給予審計部門相應權力，要求被審計的駐外銷售機構按時、據實提供有關各項文件政策資料，隨時盤點資產實物、憑證賬簿，有權召集和參與駐外銷售機構會議，索取各項材料，對正在發生的侵犯公司利益的行為有臨時制止的權力，對違反公司制度而給駐外銷售機構和公司造成損失的責任人員，可以建議公司給予撤職或處分，情節嚴重、損失巨大的可建議移交司法機關，依法追究刑事責任。

審計部門應公正客觀、合理公平，在各項翔實的數據基礎上出具信服的審計報告，在征求被審計的駐外銷售機構意見后修改補充，提交公司領導審定批示，作出處理決定，同時審計部門負責對執行處理情況的跟蹤，及時向公司領導層報告執行情況。

結語

隨著我國經濟的發展，改革開放進入深層次的局面，及網絡銷售的興起等，具有各項新特征的新生事物發生，使得駐外銷售機構面臨了眾多的機遇和挑戰，無論機構的設立、構架的設計、內部的監督、上層的控制、高層的審查及機構各項硬件軟件的更新換代，都應隨時時代的發展，各項新生事物出現而不停地修正改變，以適應新形勢、新局面，才能不被時代大潮所淘汰。