做好中小學學籍檔案管理工作的價值和路徑

孫現芳

(山東省北鎮中學 山東 濱州 256600)

引言

中小學學籍檔案的管理是根據國家教育行政主管部門頒發的相關法規，并且結合中小學學校的實際情況制定的規章制度，是從學生入學到畢業整個過程的質量進行記錄和管理。學籍檔案管理工作是一項細致且繁忙的工作，想要從事這項管理工作，必須具備豐富的文化知識、一定的責任心和敬業精神，只有透徹的掌握學籍檔案管理工作的特點和內容，對學籍檔案管理工作高度重視，在實踐工作中不斷總結經驗，再反復地應用到工作中，才能提高工作管理水平[1]。

1.中小學檔案管理的工作內容

1.1 文書檔案。文書檔案是中小學學校在行政管理事務活動中產生的，它包括了通知、信函、簡報、教學檔案、會議記錄、計劃和總結等。因為這類檔案在產生的過程、涵蓋的內容和具體形式上有一定共性，使用文書檔案對研究管理這類檔案的工作規律有重要作用，這一概念主要在我國使用，有的國家則用和它相近的普通檔案或一般檔案的概念。經過整理的文書檔案，上級主管核對之后，五年后要上交給檔案管理局，最后根據一定順序規則進行保存。

1.2 教學檔案。學校的主要工作就是教學，在教學過程中所產生的材料就是教學檔案，它主要包含教師教學計劃和總結、教師教學工作會議記錄和教師教學調研活動的材料。除此之外，所有的學期期末考試試卷也要存入教學檔案中，這些材料對接下來的教學參考有著重要作用；與此同時，學校的校務日志也要放入教學檔案管理中，檔案員在編寫校史時離不開這類材料，它具有一定的價值意義[2]。

1.3 學生檔案。學生檔案主要包含學生的姓名、性別、年齡、新生名單和學生的畢業情況、畢業照以及是否是優秀畢業生等等，一般來說，中小學生每個學期的成績單不適合存入學生檔案，因為我國始終遵循九年義務教育，按照成績的高低排列名次會增加學生的心理負擔，削弱學生的自信心，不利于學生的心理健康和今后發展，此外，家長與學校之間所有簽署的協議，也將放入學生檔案中保管。

1.4 科技檔案?？萍紮n案，即科學技術檔案，它包括圖紙、圖表、文件材料、以及大型說明書等，科技檔案是檔案中的一大門類，它記載了科學技術活動和人類改造自然的成果，科技檔案不同于科技資料，它反映了科技活動并具有歷史查考憑證作用，被采用并轉化為本單位的科技檔案[3]。

1.5 校史。校史是指對中小學學校發展歷程的明確記錄，是記錄學校建立發展過程的文獻資料，具有“留史、資政、育人”的重要作用。由于校史一般和一所學校的辦學傳統和辦學水平有著不可分割的關系，編寫校史時，要實事求是，不能夸大其詞，校史的保存有利于對學生進行學校傳統教育和優良校風教育，也有利于增強學生對母校的認同感和凝聚力。

2.做好中小學學籍檔案管理工作的路徑

2.1 提高對中小學學籍檔案管理的重視程度。中小學學籍檔案是國家檔案的重要組成部分，必須對其進行系統的聯合管理，不能使其變為個人化，提高對學籍檔案工作重要性的認識，有利于加強中小學學籍檔案管理工作人員的職業道德教育[4]。學籍檔案是學生從進入學校開始，整個幾年學習過程中具有保存意義的文字材料，是學生受教育期間所有情況的重要依據。檔案現代化建設是衡量學?，F代化水平的標尺，做好檔案管理現代化才能推動學校全面發展，學校必須依據《檔案法》中的相關條例制定相關的規章制度，使學校的領導和檔案管理工作人員高度重視，共同解決在建立學籍檔案管理組織時遇到的各種問題，這樣能夠改善檔案管理的環境，使學籍檔案管理工作和其他工作共同進步。

2.2 建立中小學學籍檔案數據庫，進行規范化管理。中小學學籍檔案的建立主要包括學生基本信息的錄入、檔案信息的建立以及學生成績數據庫的建立等等。一方面，做好學生原始信息的錄入工作，學生的基本信息錄入工作直接關系到電子注冊信息的準確性、真實性；另一方面，做好學生學籍檔案信息建立的工作，學籍檔案記錄著所有學生在校學習的基本狀況，客觀地反映了學生在舉校期間德、智、體、美、勞等各方面的發展情況，也是將來學生受到教育程度的經歷。對中小學學籍檔案進行規范化管理，根據實際情況建立規范化制度，其包含三個步驟：第一步要對整個學籍檔案進行分類制度化管理；第二步，當移交工作時要按照規章制度進行；第三步編制出系統的檢測工具來對其進行檢查，從而逐步完善[5]。

2.3 利用信息技術，加強中小學學籍檔案管理。想要實現學生信息資源共享，就要利用信息技術，建立網格化的學籍管理，依據學籍檔案信息資源的開發，做到合理的使用學生信息數據庫。如今的網絡時代發展速度極快，所以我們可以利用信息化技術，加強對中小學學籍檔案的管理工作，有的學校建立了校園局域網，依據信息技術將學校和教師的基本情況發布在網上，使用者通過上網便可以查閱；還有的學校依據信息技術將學校的影像資料、教師調研活動的視頻以及榮譽證書發布到網上，使學校的知名度提升并讓更多的人它。

2.4 提高中小學學籍檔案的利用率。檔案的主要價值就是供人利用，中小學開展檔案管理工作也是為了服務于學校教育和學校建設，因此，中小學校應該把開發檔案資源作為檔案管理的重點工作，采取多種形式和方法強化檔案利用，最大限度地開發檔案信息，對資料進行多次加工，編寫出具有利用價值的編研成果，讓檔案資源變成流動的信息，為學校各部門的利用奠定基礎。如果是為了配合教學工作，可以編寫《學校組織沿革》《學校數字匯編》和《學校教研課題》等材料;為了提高學校知名度，可以利用照片資料制作展板，向社會各界展示學校的風采[6]。總而言之，強化檔案利用可以為學校的各項工作提供參考，從而推動學校管理工作的順利開展。

2.5 加強對中小學學籍檔案管理工作人員的培訓。檔案管理工作是一項服務性很強的工作，是為全面建設學校而服務，它要求檔案管理人員有吃苦耐勞的精神，還需要有正確的行為規范。中小學學校的高層領導應該加強對學籍檔案管理人員的培訓，使他們能夠豐富自己學籍檔案管理工作知識的缺口，提升管理技能，跟上時代的步伐，加強對信息技術的學習，在此基礎上還能夠提升其責任感和敬業精神。

結束語

中小學學籍檔案管理工作必須具備真實性和準確性，這樣才能推動學校工作的日常運行，各類資源的利用率也由此提升，實現資源共享。但是，在實際學校中，許多學校更注重經濟活動和教育活動，而忽視了學籍檔案管理工作，使得學校很多工作都無法正常運轉。本文就中小學管理工作內容進行總結，在此基礎上，對如何做好中小學學籍管理工作提出有效途徑和建議，希望能實現學籍管理與信息技術相結合，使得文件自動化的檢測，提高管理水平，使得學校學籍檔案管理走向科學化、規范化，順應時代的發展。與此同時，各中小學學校務必要把學籍檔案管理工作重視起來，在各個環節加強管理，確保學校更好地、順利地長久發展。