基于教育文化產業實踐的項目管理工作流程及思考

來，一起揭開項目及項目管理的面紗！

美國項目管理專業資質認證委員會主席Paul Grace曾講：“在當今社會中，一切都是項目，一切也將成為項目。”這句話成為項目管理領域廣為流傳的一句名言，因為它道出了項目的普遍性、項目管理的重要性。何為項目及項目管理呢？美國項目管理協會（PMI）在其出版的《項目管理知識體系指南》（PMBOK）中給出項目定義：項目是為創造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作。PMI認為：項目是一種創新的事業，項目管理（PM）可以簡稱之“創新管理”。因為項目管理是管理學的一個分支，所以可以將項目管理定義為：項目管理者運用管理相關知識、技能、方法與工具，為實現項目的整體目標所開展的一系列管理活動。

項目管理橫向含項目范圍管理、時間管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、采購管理、干系人管理等九大知識領域，縱向含項目啟動、項目規劃、項目執行、項目監控、項目收尾等五大實施過程。尤其應注意的是，項目管理當中的時間、質量、成本被稱為項目管理核心三要素，因為他們彼此制約，要努力做到三者的平衡是很難的事情，但是它們又代表著一個項目能否做到又快又好又省錢的理想狀態。

那么，現代企業項目管理的意義在哪里呢？

宏觀上，黨的十九大提出的繼續深化改革基本方略，為國家和社會的發展帶來更大更多的變化。伴隨這些變化，前進路上也不斷涌現出新的任務和問題;而一個個新任務、新問題就是一個個典型的具體項目;項目的圓滿解決，則靠系統科學的項目管理。微觀上，項目是實現企業發展戰略的載體。企業的使命與愿景、未來戰略，都需要通過精心設計的許多具體的、成功的項目來實現。因而現代企業項目管理的核心價值在于：通過整合動態資源、構建柔性組織、管控項目周期來完成具有創新性的任務并滿足利益相關方需求。

本文對教育文化產業的概念界定是基于工作實踐的一個狹義范疇，即文化產業當中為客戶提供與教育相關的產品和服務，以滿足客戶的教育文化需求為目標，是一種特殊的經濟形態，如我們組織開展的成人教育、留學服務、境外游學、外語培訓、職業證書培訓等教育培訓或服務項目都屬于教育文化產業。教育文化產業是與市場經濟體制和教育內在規律相適應的，它突出“利潤導向”，以提升教育機體的造血功能，煥發教育新活力。

那么，一個完整的教育培訓或服務項目到底包含哪些流程？該怎樣設計實施？會給我們帶來哪些思考？就項目的具體實施流程而言，主要有以下六步：

流程第一步：整合建設團隊，項目規劃啟動階段

規劃是項目之始。在決定做一個項目之前，規劃都只是愿景和想法而已。項目管理有句諺語：“如果你不知道要到哪里去，給你一張地圖也沒有用”！所以項目規劃包含內容涉及到整個項目周期的關鍵階段，如項目背景、項目范圍界定、達成目標、所需資源條件，進而進行的項目分析、實施計劃等內容。要決定啟動項目之時，必須同時做好人力資源準備，這是必要條件。項目負責人（以下稱項目經理）需要在此基礎上進行排兵布陣、制定規則、分配任務。

如果說流程的第一步只是坐而論道，紙上談兵，那接下來是要真搶實彈，大顯身手了。

流程第二步：客戶需求調研，產品設計開發階段

客戶需求是項目之源，產品是項目載體。衡量一個項目團隊是否優秀的條件之一，要看它能否精準抓住客戶需求，是否具備較強的產品開發能力。以出國留學項目為例，我們在設計一個留學項目之前，一定要進行學生、家長、行業、國內外學情、留學政策等各方面的調研，學生有需求，家長是否有理念有能力支撐？學生性格特質及專業興趣點是否適合出去？行業同類項目開展如何？國內外相關專業領域發展及未來職業前景如何？等等，不在此基礎上進行宏觀微觀的全面調研是不能準確提煉客戶需求及進行項目的可行性分析的。

產品設計開發階段含有哪些項目相關內容呢？確定客戶需求之后，著手梳理配置資源;如果自身資源不足，則要開始尋求合作方，進而進行商務談判、合同簽署流程。同時進行項目成本核算、風險評估，如果項目成本風險可控，最后遞交上級審核，批準立項。

流程第三步：項目宣傳策劃，面向市場推廣階段

經過前面大量鋪墊工作，項目產品終于要上線了。這個階段最重要的是做好宣傳包裝、營銷策劃，因而撰寫一份高質量的《項目宣傳與推廣策劃方案》很重要，方案越有效、能落地，則項目推進越可控。現實中，我們往往在這一步稍顯欠缺，因為營銷策劃同樣需要比較強的專業能力。以教育培訓為例，因為同質競爭太激烈，如何才能勝出？一是要向客戶全方位展示自身產品的品質與亮點，同時體現你的專業性。二是要利用客戶群體關注的宣傳手段，比如學生群體關注的抖音小視頻、評選校園代言人或網紅主播等。三是利用讓利優惠促銷手段，這一點主要是迎合消費者心理。要明白“天下沒有不能講價的買賣，否則人家憑什么買你的呀”。四是廣告載體設計印制，比如小冊子、傳單、名片、海報、易拉寶等，根據需要組合使用。五是選準投放位置。六是團結一切可能產生銷售業績的人員并進行有效利用，但是要謹記一點：產品與服務的交易均是建立在平等自愿的基礎上，且不得有欺詐。

這個流程如果要圓滿完成，項目團隊是要經歷一個艱難復雜的過程，也是一個團結拼搏的過程。這個流程與項目管理相關的內容有哪些呢？主要有項目時間控制、項目采購管理、項目干系人（與項目相關的個體或組織）、溝通管理（與現有的及潛在的干系人的溝通、與外部組織的溝通等）。

流程第四步：項目計劃跟蹤，實施反饋控制階段

自項目啟動，項目計劃就算正式開始實施了，但是項目計劃并不是一成不變的，相反要經歷一個逐步完善的動態調整過程，這個過程，便是項目控制。因為前期工作的不確定性和實施過程中多種因素的干擾，項目的實施進展必然會偏離預期軌道，因而項目經理要根據項目跟蹤反饋的信息，對比既定目標，找出偏差，分析原因，研究糾偏對策，實施修正措施。“一著不慎，滿盤皆輸”，所以在推進一個項目的過程中，隨時隨地的小組討論會、動輒頭腦風暴、第一時間電話溝通、下級委屈上級爆炸等都是家常便飯。

在跟蹤計劃的反饋控制階段，項目管理相關內容主要涉及：項目范圍控制，即項目是否超越計劃內容的邊界;項目進度控制，避免墨菲定律的詛咒;項目質量控制，因為“質量是維護顧客忠誠的最好保證”（杰克·韋爾奇）;還有項目風險控制、成本控制等內容。在這里項目經理要管控有效，必須借助專業工具進行管理，比如監控項目進度計劃的里程碑計劃、甘特圖、任務分解法（WBS）等，監控項目質量的排列圖（80/20定律）、因果圖等，還有即時的項目成本測算、分析等。

流程第五步：堅定目標導向，項目收尾總結階段

目標就是軍令。目標一旦定下來，不能朝令夕改，而是應該想方設法去實現它。一個優秀的項目經理，一定不會對既定目標討價還價，而是尋找最有用的方法去完成它。項目管理還有句諺語：“項目經理的詞匯中最有價值也是最少用到的是‘不’”。能夠堅定目標導向、帶領團隊逐步走向成功的項目經理往往具備以下能力和特質：良好的溝通、抗壓、風險預測與把控、領導力與執行力、系統思考和決策、解決問題、責任心、開拓創新、真抓實干等等。總之項目的三駕馬車：技術、業務、管理，一個優秀的項目經理都要能駕得住。

項目收尾總結階段，也就是客戶消費完成我們所提供的教育文化產品或服務，正式結束項目階段。在收尾階段要完成的工作有：

一是進行項目評價，運用科學的評價方法，形成內容客觀全面的項目評價報告，以對未來項目提供借鑒作用。二是回顧并記錄項目過程中的重大事件、經驗教訓、典型案例。三是整理并歸檔所有相關項目文件、資料、信息，以便作為歷史數據使用;四是結束所有財務活動（收付款），確保履行所有相關協議;五是進行客戶滿意度調查，多渠道收集反饋信息。六是進行團隊績效評估，包含成員個人項目貢獻評估。評估結果作為項目獎勵依據，同時提出合理的改進建議，以期望團隊及成員個人在未來項目中取得更大的進步。

流程第六步：項目評價反思，醞釀更完美的彩蛋

項目管理是對工作的一種嚴謹的思維方式。從這個角度來講，一個項目真正結束了，留給我們的反思才是最有價值的，所以這個階段是項目管理者更應該關注的。項目經理可能要進一步思考：本人在項目過程中表現的不足有哪些？這些不足可能團隊及成員并未提出來，但是值得深刻反思。如何進一步提升自身“整合資源”的“軟能力”？如何更好地提高團隊績效？本次項目通過哪些路徑改善可以做到更好？是否與關鍵項目干系人有必要進行一次終極溝通（比如高層管理、項目贊助商）等等，在深刻反思中，往往可能醞釀出下一個項目彩蛋。這個彩蛋，不是基于客戶直接需求或潛在需求的挖掘，純粹是來自我們的創新思維、創新意識和永不倦怠的創新精神。

本文是在筆者多年教育文化產業項目管理工作實踐基礎上所得，也是對完成一個項目所必經流程的完整總結和思考，希望對讀者有所借鑒。

作者簡介：薛海勤 ?性別 ?女 ?籍貫（省市）陜西省渭南市 ? ?民族 漢 ?生日（年月）1978.11 ?學位：碩士 職稱 副高，研究方向：人力資源管理。