數字化技術在檔案信息化管理中的優勢與應用

孫華迪

摘要：通過剖析數字化技術的應用，從而闡述其對于檔案信息化管理進行資源優化配置進程中的作用與意義。

關鍵詞：數字化技術 ?信息化構建 ?資源優化配置

前言

當今早已經邁入全球化信息時代，經濟高速發展，社會文明高度融合，使得檔案機構作為其中最為寶貴的信息資源的掌控者，必須采用各種先進技術和設備，真正實現檔案工作現代化，以適應新時期新形勢下的發展要求。

一 傳統檔案模式的局限與弊端

檔案事業的真正價值在于對檔案資源的存儲，及檔案信息的利用。傳統載體的檔案以紙質檔案為主，是實物存儲的形式，在一定程度上，起到了一定時間內檔案憑證的保護作用。但由于檔案保護技術有限，隨著時間的流逝，人為和自然因素的影響，以及保管條件的欠缺和不當，檔案損壞程度日益加劇;有些珍貴的歷史檔案介質已經無法利用傳統保護技術實現永久保存。

隨著新媒體資源的檔案數量急速劇增，新型信息介質和記錄方式不斷涌現，檔案工作也在悄悄發生著翻天覆地的變化。館藏檔案的信息化管理，可以很好地解決有效保護實物檔案與信息的問題。對于那些在檔案機構館藏、且無法應用傳統保護技術實現永久保存的實物檔案、介質檔案，以及在民間損壞嚴重的歷史檔案，也可以應用現代信息技術進行處理，得以妥善保存。

二 檔案信息化管理與數字化技術的可行性發展

檔案信息化管理概念的模式源于20世紀八十年代初期，由中央檔案館等機構開展了計算機在檔案管理應用的調研和可行性論證工作，并著手開發檔案管理實驗性的應用系統，拉開了我國檔案信息化規劃的序幕。其后的九十年代，在信息技術快速普及、網絡應用高速推進的時代背景下，我國檔案信息化建設進入了飛速成長階段。2002年11月，《全國檔案信息化建設實施綱要》明確提出了全國檔案信息化建設的重要目標和首要任務，標志著檔案信息化建設的整體規劃已經被提升到國家戰略的高度。隨著“國家數字檔案建設與服務工程”于2005年底提出，國家層面的宏觀組織得以深化加強，各級各地檔案行政機關也開始紛紛為當地的檔案信息化建設制訂專項規劃，將檔案信息化納入政府國民經濟與社會發展信息化的規劃之中;其后，國家還制定了相應的法律明確電子文件的憑證和法律作用，電子文件將成為新的“歷史的真實記憶”。至此，檔案信息化工程變為整個檔案管理事業的必由之路。

所謂檔案信息化，是在國家檔案行政管理部門的統一規劃下，在檔案管理活動中，全面應用現代信息技術，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案信息化建設，可以應用信息技術生成管理，確立網絡環境中檔案管理與社會服務的基本框架與解決方法，實現檔案信息的社會化服務。而檔案信息化的核心技術支持，在于檔案信息的數字化建設與數據庫管理。

檔案信息的數字化，可以利用數字化技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫，具有規范性、安全性和高效性的三個特質。

三 檔案事業信息化管理未來發展優勢與趨勢

檔案數據庫管理可以利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息，從存儲方式上來說，是一種廣泛無形的信息組織;從運行特性而言，檔案信息的數字化，仍是以存儲內容為中心，具有傳統檔案模式遠遠無法比擬的高效性、時效性，及穩定性。

數字化技術在檔案事業中的廣泛應用，是數字信息長期保存系統的集合，是存儲和利用資源的信息途徑，具有館藏資源數字化、信息傳播網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。作為以電子文件等非結構化數據為主要管理對象的數字檔案館，則可以起到對數據中心充分發布利用的作用，并具有高效有序處理和集成管理的功能，同時將集成管理理論應用于存儲文件檔案信息資源管理實踐的全過程，突破傳統業務流程機構部門間的限制，從優化資源配置的層面對檔案信息資源要素進行處理。

數字化技術是現代信息科學技術的重要組成部分，是計算機數據處理與信息管理系統的核心，根本目標是要解決數據的共享問題。通過研究數據庫的結構、存儲、設計、管理以及應用的基本理論和實現方法，并利用這些理論來實現對檔案庫中的數據內容進行處理分析，從而解決了計算機信息處理過程中大量數據有效地組織和存儲的問題，實現數據共享、保障數據安全以及高效地檢索數據和處理數據。

結語

檔案信息是信息社會的核心資源，信息資源將改變產業結構和經濟增長方式。數字化現代技術在檔案工作中的應用，將會大大提高檔案部門處理信息的能力，從而能夠高速、及時、準確、全面地提供服務。應用數字化技術管理檔案信息，實現開發、共享檔案信息，并以此基礎上進行現代化管理，檔案的價值才會得到更充分的體現。因此，數字化技術在檔案信息化管理中的意義重大而深遠，它能夠大大提高檔案工作的效率和質量，促進檔案信息資源的開發利用，推動我國檔案事業良性地、迅速地，健康蓬勃發展。

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