數字校園制度流程化建設的研究與實踐

毛宇光

摘要：隨著高校業務的高速發展，同時帶來了規章制度的調整，審批流程的變更、流程版本控制、流程歸檔追溯等管理問題的挑戰，首先制度建設尤為重要，需要高校內部實施有效的管理。同時借助信息化高速發展的契機，將線下的管理制度搬到線上平臺進行統一管理，從而提高工作效率，以管理制度為標準，實現審批流程的閉環管理，那么搭建一套基于制度流程化管理的協同辦公平臺迫在眉睫。平臺搭建后可全面貫通高校管理脈絡，實現對各業務要素的閉環管理，在此基礎上實現日常辦公與多應用服務的整合管理，為用戶提供一個融入高校管理的科學、開放、先進的信息化協同辦公平臺。

關鍵詞：數字校園、制度流程化、協同辦公、閉環管理

1 建設必要性分析

從管理層面上看，以制度建設為基礎，通過信息化手段改變原始的紙質化流程流轉，轉換為線上實時流轉。實現用信息化的手段解決制度流程化的問題，實現“以點帶面”與“協同運作”，任何流程節點的變化都應在系統中的相關節點反映出來，并通過本平臺反饋給高校各業務部門，從而使業務過程達到透明、高效、協作的目的。

從應用的層面上看，通過平臺建設為高校員工和管理層提供一個基于工作崗位的協同辦公平臺，將與之相關的所有業務工作和信息進行針對性推送，逐步實現高校全員“效率提升”、“統一規范”、“信息融合”、“高效辦公”。

2 建設目標

學院制度流程化建設平臺的總體建設目標是，搭建一個基于學院現有規章制度、辦事流程建立的統一的協同的工作平臺，對接高校各應用服務系統或數據共享服務平臺，打破數據壁壘，消除信息孤島，充分發揮信息集成融合的價值，為全院教職工的日常辦公提供有效支撐。

以管理制度為先，作為平臺建設依據的基本原則，首先要根據現有部門業務需求結合學院規章制度，對高校現有流程規范進行立改廢的重新修訂工作，這將作為平臺建設的基礎和保障。

總體上要充分考慮學院的未來發展需要，統一規劃、分步實施、逐步擴展。從而保證系統的完整性與可持續發展。做到統一標準、統一管理、統一認證、互聯互通和資源共享。這就要求平臺不僅能支撐原始線下的管理制度平滑遷移到線上平臺，也要充分考慮到將現有各應用服務及數據進行整合，在此基礎上通過現有的流程建模工具，再次進行流程整合，衍生出例如：合同管理、采購管理、項目管理、出入庫管理、學生管理、后勤管理等管理模塊。

3 平臺建設

平臺建設要實現統一門戶，多方式入口為一體的制度流程化協同辦公平臺，在實現制度流程化線上運行的基礎上，實現協同辦公等相關功能。

建設多入口方式，第一，PC端實現與現有學院統一身份認證平臺對接，實現一地登錄多系統免登錄的便捷訪問模式。第二，手機端整合企業微信及華為WeLink，實現各流程無縫接入，通過云橋方式實現無需開通外網及端口便可實現外網訪問的目的，用戶登錄后，可查看已授權給用戶的服務與信息，實現手機端信息查閱與流程審批，做到實時辦公。

建立統一門戶，實現信息的集中發布與接收包括：通知公告、規章制度、學院公文、學院新聞、會議日程等動態信息，讓所有教職工能快速了解到學院動態，拉近高校組織與教職工之間的距離，從而增強教職工的歸屬感。打造統一的消息中心與任務中心，通過接口方式打通各應用平臺的消息與任務，在協同辦公平臺統一展示，實現一個入口，集中辦公的目的。

建立流程管理中心，實現高校現有在用制度流程、日常辦公流程，利用信息化手段進行統一管理，建立標準化的線上工作流程體系，遵循日常工作規律，建立通用可行的流程管控機制;通過可視化的流程展示可降低教師學習成本;通過流程引導、流程流轉預測，明確審批權限及業務流轉，讓文字式管理制度圖形化展示;通過數據決策支持，借助全面的數據信息統計分析，關聯查看以往相關流程，幫助決策者快速抉擇;幫助內部流程管理優化，通過流程效率分析，讓數據說話，給予管理者決策支撐，適時適度優化內部管理流程;通過流程數據報表，可快速搭建流程和數據報表，可快速呈現實時數據統計;提供靈活的工作流程配置與關聯表單配置，方便日常流程的變更和快速調整，可便于平臺管理者對制度的新建與變更快速響應，快速搭建與調整流程，并提供流程的回溯及版本控制。同時消除紙質管理制度對于不同員工理解上的差異，讓所有工作崗位真正按照高校制定的規章制度貫徹，從而建立電子化的運行規范作業體系。

建立有效的師生溝通和消息傳遞，通過手機端APP的方式使高校員工可迅速查找到內部師生信息，實現文字或虛擬電話方式進行實時溝通，根據組織機構的創建，系統自動創建部門群組，實現高校員工高效且安全的溝通，以及文件共享的安全傳輸。

建立知識管理模塊，充分利用知識共享，根據不同崗位、制定相應的知識模型;搭建高校專家網絡庫，通過內部電話會議的方式，實現遠程網絡求助、在線解答和頭腦風暴;通過建立員工自助中心，提供知識學習資料在線下載和知識積累;建立知識分享共享體系，通過知識推送、訂閱、收藏，充分利用知識庫指導實際業務工作;搭建知識安全管控體系，以往高校中的資料、知識、文件一般都各自存放在管理部門或個人手中，而通過平臺的建設，建立統一的知識庫，整合各部門、各崗位、各人員掌握工作資料和知識，在保證安全、機密的基礎上開放知識共享。

4 結語

系統建成后，可方便學院的日常協同辦公，規范制度流程化管理程序，保障辦公管理向規范化、信息化、和諧化發展，注重知識管理的實際應用，融合協同作業、實時通信、信息發布、資源管理、行政辦公、業務流程、信息集成于一體，為管理決策層提供各種決策參考數據，為學院員工提供良好的辦公手段和溝通協作平臺，提高辦公效率。

參考文獻：

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