事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考

文/江蘇省特檢院泰州分院 顧曉萍

近年來，在大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、智能機(jī)器人等技術(shù)的發(fā)展過程中，我國(guó)許多事業(yè)單位都應(yīng)用信息化、技術(shù)化手段對(duì)自身的檔案管理情況進(jìn)行了優(yōu)化升級(jí)，信息化管理工作的落實(shí)，切實(shí)提升了事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

一、將信息化管理應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)

（一）檔案存儲(chǔ)方式的優(yōu)化。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，大部分檔案資料的記錄形式是紙質(zhì)文本，在時(shí)間的推移過程中，記錄檔案的紙張可能會(huì)出現(xiàn)變薄變脆、紙張上的字跡可能會(huì)出現(xiàn)模糊、淡化、丟失等問題，提升了檔案存儲(chǔ)、管理等工作的難度。現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的有效普及，工作人員可以通過應(yīng)用信息技術(shù)建立電子檔案的方式，避免了大量的檔案與文件堆積在檔案室內(nèi)，要針對(duì)室內(nèi)做防潮、防蟲處理的困擾，降低資料保管查閱的難度，提升檔案管理工作的整體質(zhì)量，為我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理帶來了全新的活力。

（二）檔案使用方式的優(yōu)化。現(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容，不僅包括檔案信息的存儲(chǔ)，還包括檔案信息的整理。但是由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在儲(chǔ)存、攜帶較為困難、查詢不便等問題，導(dǎo)致我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理效率偏低。隨著我國(guó)信息技術(shù)的有效普及，檔案管理人員在進(jìn)行檔案調(diào)取、使用的過程中，只需要在電腦上進(jìn)行操縱，就可以完成檔案的有效查找。這樣的檔案使用方式簡(jiǎn)化了檔案使用的流程，有效提升了檔案管理部門工作效率，為我國(guó)事業(yè)單位整體工作質(zhì)量的提升提供了助力。

二、事業(yè)單位檔案管理在信息化建設(shè)過程中的問題

（一）管理人員素質(zhì)較低。由于多種因素的影響，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位中，大多數(shù)從事檔案管理的工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)積累，并沒有從事檔案管理工作的能力。部分檔案管理工作人員無法對(duì)檔案管理信息化技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，在工作過程中，抱有一種得過且過的心態(tài)，并且在工作中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，而本應(yīng)該用來進(jìn)行檔案管理的電腦卻被放在一邊。這種情況的出現(xiàn)，降低了檔案管理工作的精準(zhǔn)性，拉低了事業(yè)單位檔案管理部門運(yùn)轉(zhuǎn)效率，難以滿足當(dāng)前信息化建設(shè)的需求。

（二）缺乏安全管理手段。在事業(yè)單位進(jìn)行信息化檔案管理的過程中，信息化檔案管理的本質(zhì)在于通過合理運(yùn)用信息技術(shù)，對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部的所有人員、工作情況等信息進(jìn)行記錄、整理與分析，以便為后續(xù)工作的開展提供信息支持。需要注意的是，事業(yè)單位的檔案資料具有一定的特殊性，有一些檔案信息很可能會(huì)涉及單位內(nèi)部或是政府乃至國(guó)家的機(jī)密，因此提升事業(yè)單位檔案資料的安全管控成為一項(xiàng)極為重要的工作。但是目前我國(guó)很多事業(yè)單位內(nèi)部并沒有針對(duì)檔案安全進(jìn)行有效重視，甚至許多從事檔案管理的工作人員在進(jìn)行工作的過程中也沒意識(shí)到檔案的重要性，這導(dǎo)致了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的過程中，幾乎處于毫無防護(hù)的狀態(tài)，比方說，現(xiàn)階段，部分工作人員在進(jìn)行工作的過程中，會(huì)使用存有事業(yè)單位檔案信息的電腦連接外網(wǎng)，玩游戲或是瀏覽網(wǎng)頁，這些情況的出現(xiàn)都可能導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)被別有用心的黑客盯上，出現(xiàn)檔案外泄的問題。

（三）信息化管理平臺(tái)更新緩慢?，F(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理手段已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)各行各業(yè)的管理工作當(dāng)中，面對(duì)這一情況，為進(jìn)一步提升單位內(nèi)部工作人員檔案管理的工作效率，很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，大都建立了信息化管理平臺(tái)，以期提升自身的檔案管理工作質(zhì)量與效率，然而，對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位建立的檔案信息管理平臺(tái)進(jìn)行分析后可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位在使用檔案信息化管理平臺(tái)的過程中，很少意識(shí)到及時(shí)對(duì)平臺(tái)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)的重要性。之所以使檔案管理信息化，通常是因?yàn)槭聵I(yè)單位內(nèi)部其他部門都信息化了，因此檔案管理部門也“順便”信息化。這種情況直接導(dǎo)致了檔案管理部門在進(jìn)行檔案管理的過程中，很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)使用的檔案管理軟件都是同一個(gè)版本，進(jìn)而導(dǎo)致我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)的模塊設(shè)置體系更新速度落后于自身工作需要的情況出現(xiàn)。比方說，當(dāng)前部分事業(yè)單位在進(jìn)行信息錄入的過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)新員工入職，但是員工的檔案無法及時(shí)完成錄入的問題，這樣的情況不僅拉低了檔案管理部門的工作效率，還會(huì)對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部的單位職工優(yōu)化管理造成一定的影響。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）培養(yǎng)符合檔案管理信息化建設(shè)的人才。人才是維持一個(gè)事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)活力的關(guān)鍵，在信息化時(shí)代推進(jìn)的過程中，為保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的有效落實(shí)，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)成了一項(xiàng)極為重要的工作。事業(yè)單位若要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，在提升檔案管理人員綜合素質(zhì)的過程中，就必須使工作人員具有一定的信息處理技術(shù)。但我國(guó)事業(yè)單位中部分檔案管理部門工作人員信息處理技術(shù)水平偏低，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)造成了阻礙。為切實(shí)解決這一問題，事業(yè)單位可以通過對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)信息技術(shù)培訓(xùn)以及面向社會(huì)招聘大量具備檔案信息管理專業(yè)技能人才的方式，提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。

（二）提升信息化檔案管理的安全技術(shù)?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位在構(gòu)建信息化檔案管理體系的過程中，不僅需要依據(jù)自身的實(shí)際情況，為檔案管理部門添置部分軟硬件設(shè)施，還需要通過制定檔案信息安全管理制度、設(shè)置信息化管理平臺(tái)防火墻等方式，提升檔案管理工作的安全性。首先，在構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)的過程中，事業(yè)單位可以在考慮到自身工作內(nèi)容、社會(huì)信息化發(fā)展水平等信息的基礎(chǔ)上，搭建管理軟件安全防火墻，通過這樣的方式進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案信息管理的安全性。其次，事業(yè)單位可以由專門的工作人員定期對(duì)檔案管理部門計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，保證計(jì)算機(jī)能夠正常運(yùn)行，如果在進(jìn)行檢查的過程中發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)內(nèi)出現(xiàn)了木馬或者病毒，必須及時(shí)進(jìn)行清除。最后，由于事業(yè)單位的檔案管理工作存在著一定的特殊性，因此，為進(jìn)一步提升檔案管理工作的安全性，檔案管理部門需要依據(jù)自身的工作情況，建立科學(xué)有效的計(jì)算機(jī)使用制度，舉例來說，事業(yè)單位方面可以通過要求檔案管理部門的工作人員在電腦操作的過程中，嚴(yán)禁使用電腦連接外網(wǎng)、禁止外界U盤與存放檔案信息的電腦相連接等方式，保證檔案管理工作的安全性。

（三）提升檔案管理投資的力度。對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)應(yīng)用情況進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，受計(jì)算機(jī)設(shè)備、管理軟件過于陳舊的影響，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案信息管理工作在開展的過程中，常常會(huì)出現(xiàn)種種阻礙。針對(duì)這種情況，事業(yè)單位可以通過提升檔案管理投資力度的方式來提升檔案管理工作的有效性。

事業(yè)單位在劃撥經(jīng)費(fèi)的過程中，可以通過定期為檔案管理部門提供設(shè)備、軟件升級(jí)經(jīng)費(fèi)的方式，提升檔案管理平臺(tái)的信息化水平，并且在檔案管理平臺(tái)需要更新、升級(jí)時(shí)，能夠立即動(dòng)用資金完成升級(jí)。另外，由于目前信息技術(shù)日新月異，因此，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期針對(duì)電腦的軟硬件設(shè)施進(jìn)行更換，通過這樣的方式，保證檔案管理部門的電腦能夠始終處于一個(gè)較為流暢的運(yùn)行狀態(tài)。

（四）建設(shè)檔案信息管理網(wǎng)站。在進(jìn)行信息化檔案管理工作時(shí)，事業(yè)單位可以通過建設(shè)檔案信息管理網(wǎng)站的方式，使工作人員利用網(wǎng)頁為單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供必需的服務(wù)。通過建設(shè)信息管理網(wǎng)站的方式可以有效提升檔案管理工作人員檔案資料查閱、下載、歸檔等工作的效率。

事業(yè)單位可以在檔案管理的過程中，根據(jù)具體的工作需要，進(jìn)行檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)。首先，需要針對(duì)合適的信息技術(shù)操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇，使這一系統(tǒng)能夠滿足檔案管理系統(tǒng)升級(jí)、開發(fā)等方面的需求。其次，在選擇基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡量選擇其技術(shù)已經(jīng)趨于成熟的、受眾范圍較廣的產(chǎn)品。最后，在進(jìn)行產(chǎn)品應(yīng)用的過程中，需要與相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合，從技術(shù)層面提升管理產(chǎn)品的質(zhì)量，滿足事業(yè)單位檔案管理工作開展的各類需求。

四、結(jié)語

總之，在事業(yè)單位工作過程中構(gòu)建信息化的檔案管理體系，不僅能夠提高檔案管理的效率，還能使事業(yè)單位的整體運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量得到有效提升。