淺談企業數字檔案館建設

陳桂玲

（青島市城市建設檔案館，山東 青島 266000）

0 引言

檔案管理是企業管理工作的重要組成部分，隨著社會對信息需求規模的擴大和人們對檔案重要性認識的進一步提高，手工操作的檔案管理模式已很難適應企業發展的要求。近年來，企業數字檔案館建設得到了普遍重視，部分企業的數字檔案館已初具規模。但由于我國企業數字檔案館起步較晚，在數字檔案館建設中還存在許多問題。

1 我國企業數字檔案館建設中存在的問題

1.1 重視程度不夠

長期以來，受傳統觀念的影響，檔案館一直為企業內部的邊緣部門。一些企業領導認為檔案館只是單純地收集、登記、整理、保管和查閱企業信息資料的部門，不需要開展數字化工作和現代化管理。甚至一些企業不專門設立檔案館，由企業綜合部門兼管檔案工作，沒有認識到檔案館中所保管的信息資料在企業發展建設中的重要性。因此，很多企業對數字檔案館的建設都不夠重視，所投資金也只能維持檔案館的正常運行。而數字檔案館建設是一項需要大量資金投入且回報較慢的工作，如果沒有領導的絕對重視和充足的資金支持，數字檔案館建設將難上加難。比如，有些建設單位，只注重施工工程質量，而對檔案的及時收集和保存不夠重視，導致檔案丟失，如果利用數字化技術管理檔案，施工檔案隨時以數字檔案形式上傳，檔案將會得到妥善的保存。

1.2 館藏資源不足

企業檔案館館藏檔案多為企業內部形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的檔案，由于缺少強制性法規、政策的約束，一些部門為了利用文件方便，寧愿自己保存也不愿交到檔案館保管。同時，由于檔案的保密性及利用權限等限制，對于那些關系到企業機密問題的文件，相關部門總是以為防止泄密為由拒絕向檔案館移交。另外，由于原生電子文件對系統設備的依賴性，導致信息資源不能與其生產部門的系統設備相分離，一旦移交檔案館，將導致電子文件無法被利用。這些問題都導致了企業檔案館館藏資源不足，進而阻礙了企業數字檔案館的建設。

1.3 專業人才缺乏

企業數字檔案館建設所需人才為復合型人才，既要具有檔案專業知識又要同時具有計算機等相關知識，而在如今學科精細劃分的時代，很少有人同時具備以上知識。另外，由于檔案工作的邊緣性特征，計算機人才一般不愿從事檔案工作，而檔案人才又很難在短時間內掌握計算機等現代信息技術，這個矛盾阻礙了計算機技術與檔案工作的融合。此外，由于企業領導者對檔案工作不夠重視，檔案館引進的優秀人才多被調整至其他工作崗位，而現有的館員又不能得到相應的培訓，檔案工作人員無法滿足數字檔案館建設對專業人才的需要。

1.4 技術落后

數字檔案館建設是以信息源、網絡、數據庫為基礎的，其相關技術是較復雜、較先進且不斷發展的。建設一個完整的、先進的數字檔案館，需要采用數字化圖像的存儲與壓縮、信息檢索、文字圖像處理、多語言平臺互換互訪等多項技術［1］。另外，數字檔案館建設還需要掃描儀、計算機、磁盤光盤存儲設備等，但由于領導不重視、資金不足、人才缺乏等原因，企業檔案館所配備的軟硬件都不能跟上時代發展水平，僅靠檔案館自身很難解決這些制約數字檔案館建設發展的難題。

1.5 信息安全無保證

數字化信息具有容易被更改且更改后不易被發現的特點，這給企業數字檔案館信息的安全可靠性帶來了挑戰。在計算機技術發展的今天，大量虛假的信息充斥網絡，而企業數字檔案館由于前期投入不足，沒有相應的技術來鑒定信息的真偽。同時，在檔案數字化建設，特別是在紙質檔案轉換成電子檔案的過程中，需要大量的人力資源，企業為提高工作效率，往往采用檔案全部外包的方法。然而，由于外包公司不了解本企業檔案的保密級別等信息，很容易在日常工作中無意間將企業的重要機密信息泄露給他人，從而導致企業遭受重大的損失。此外，計算機病毒、計算機黑客也是威脅檔案信息安全的主要因素。

2 建設企業數字檔案館的發展對策

企業數字檔案館的建設作為一項開創性的工作，其發展過程中存在著許多問題。針對這些問題，我們應總結經驗，吸取教訓，努力實踐，使企業數字檔案館的建設走上一條正確的發展道路。

2.1 轉變觀念，增強檔案管理現代化意識

在新的發展時期，企業領導者必須要認識到，企業檔案不僅是企業領導進行決策的最主要依據和企業文化沉淀積累的重要源泉，同時也是企業發展的核心競爭力。數字檔案館建設的目的是為企業提供快捷、有效的服務，提高企業的效益。因此，企業領導者應不斷改變自身觀念，與時俱進，加大對數字檔案館建設的重視，增加人力、物力、財力支持，引進數字檔案館建設的相關技術、設備和人才，培養既有圖書館專業知識又有信息化技術才能的優秀人才，為企業數字檔案館建設創造良好的環境與條件。

2.2 豐富館藏資源，建立統一的進館標準規范

館藏資源是檔案館建設的基礎，數字檔案館更是如此。豐富的館藏不僅是企業數字檔案館建設強而有力的后盾，還是實現檔案信息有效利用的保障。企業數字檔案館信息資源由檔案信息、現行文件、企業有效數據等信息資源組成，［2］要想將以上所有有價值的檔案接收進館，企業檔案部門應建立統一的檔案接收標準，規定哪些檔案必須移交進館，以及檔案進館的時間要求、格式要求、著錄標準要求、數據掃描要求等，還要對涉密檔案保管及利用做出詳細規定，對不按規定將檔案移交進館的行為給予處罰。同時，檔案部門還應做好原生電子檔案的接收工作，保證建立的數字檔案館既能有效保管和利用電子檔案，又不破壞原生電子檔案的法律效力。

2.3 加強人才管理，培養檔案工作人員的專業技能

建設數字檔案館，人才是關鍵。根據數字化檔案館建設的需要，企業既要引進一批檔案管理專業人才，又要引進一批具有計算機專業知識的人才。同時，企業還應不斷加強檔案人才隊伍的專業知識提升和技能培訓，幫助檔案工作人員不斷學習計算機知識，掌握新技能，加強計算機工作人員檔案知識的培訓，不斷提高計算機人才的檔案意識，將檔案與計算機有效地融合起來，培養一批同時具有檔案管理與利用、系統開發與維護、數據庫加工與分析、信息安全與保護等方面的專業人才。［3］另外，企業還可以將數字檔案館的建設與日常的技術維護工作外包給專業的軟件開發公司，將數字檔案館運行維護中所需要的各個步驟具體化、流程化，在專業團隊的支持下，加強檔案基礎工作，共同推進數字檔案館建設。

2.4 加大技術投入，提高檔案管理的現代化水平

先進的技術是企業數字檔案館建設的有力保障。在企業數字檔案館建設中，為高質高效建設數字檔案館，企業應立足本單位實際，加大資金和人才投入，開發出適合本單位的數字檔案信息管理系統，配備配足掃描儀、計算機、磁盤光盤存儲設備等基礎硬件設備，還要不斷地更新、升級和完善檔案數據庫及設備，高效解決數字信息對設備的依賴、數字檔案信息失真、文圖處理、信息檢索等問題，逐步改善數字檔案建設所需的技術條件。同時，還要采用加密技術、簽署技術、身份驗證、防火墻及防寫措施等技術來保證館藏信息資源的原始性和真實性［4］。

2.5 重視信息安全，建立有效的安全保障機制

檔案信息資源的安全是數字檔案館建設不可忽視的一個重要方面，但企業檔案館中確實有相當一部分檔案信息關系到企業的運營發展等機密，因此在數字檔案館建設中，企業必須采取一系列的措施，以保證檔案信息資源的安全和保密，阻止外來的侵襲和攻擊，維護系統與信息的安全。［1］首先，企業應制定嚴格的檔案安全及保密制度，從源頭杜絕病毒侵害與泄密問題出現；其次，企業應大力開展網絡安全等級保護定級備案、等級測評等工作，為檔案管理系統和檔案數據信息提供了安全的運行環境；最后，企業應及時開展檔案信息資源異地異質備份工作，以防不可抗力因素對數字檔案館的危害。

總之，企業要想在激烈的市場競爭中脫穎而出，就必須充分認識數字檔案館對企業發展的重要作用。我國企業數字檔案館建設雖然還處在初級階段，建設中還存在著很多問題，但企業檔案管理部門應以積極的態度應對，理論聯系實踐，在探索中發展，在創新中提高，建設具有本企業特色的數字檔案館，為企業、國家和社會提供優質的信息服務，大力促進我國信息化事業的高質量發展。