檔案數字化與檔案信息資源社會共享關系初探

文/福建省國土資源檔案館 林月娥

檔案是國家的重要信息資源，在推進社會信息化和服務各項事業發展中有著不可替代的作用。各級檔案部門認真貫徹落實中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，在工作部署方面高度重視，統籌安排人力、財力、物力，有效推進檔案數字化工作。筆者在福建省檔案館從事數字化工作多年，下面結合福建省的有關工作部署和本人工作實踐，談談檔案數字化與檔案信息資源社會共享之間的關系問題。

一、館藏檔案數字化及社會共享的目標任務

新時代檔案工作的主要矛盾是社會公眾對檔案信息需求的不斷增長與館藏資源不夠豐富、服務手段不夠創新、信息共享不夠充分之間的矛盾，這反映出社會公眾對數字檔案共享利用存在著迫切的需求。檔案數字化是數字檔案信息共享的基礎。為此，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出“全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化”的發展要求。福建省高度重視檔案數字化工作，出臺了《關于進一步加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》，明確提出了全省館藏檔案數字化的總體規劃和目標任務：爭取到2020年，建立全省性、分布式、規范化、可共享的檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫。《福建省數字檔案共享管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》）提出“建立本省統一的數字檔案共享體系的目標”，并遵循“統籌規劃、規范有序、便民快捷、保障安全”和“分級分類、依法共享、創新應用、精細服務”的原則，實現數字檔案共享和共享服務。《管理辦法》的頒布施行，順應了檔案部門服務社會的需要和廣大群眾利用檔案信息資源的迫切要求，是深入推進數字檔案資源建設與服務方式創新、破解館藏資源不夠豐富與信息資源共享不夠充分這一矛盾的重要舉措，引領全省檔案信息化建設、數字檔案服務與共享進入新的發展階段，對于實現館藏檔案數字化及社會共享的目標任務具有重要作用。

二、館藏檔案數字化是實現資源共享的前提

檔案數字化是新技術條件下檔案管理和利用的新模式，數字檔案共享是國家“大數據戰略”建設發展的目標之一。因此，只有推進館藏存量檔案數字化和增量電子文件、電子數據的收集歸檔（即“存量數字化、增量電子化”），才能為實現檔案信息資源社會共享提供前提條件和重要基礎。

近年來，各級檔案部門、機關和企事業單位積極響應國家檔案局的部署要求，立足于黨委政府、社會公眾更加暢通便捷地獲取和利用數字檔案的要求，努力開展傳統載體檔案數字化工作，充分應用最新的信息技術手段和各類基礎網絡資源，構建面向社會、互聯互通的檔案信息服務通道，建立服務高效、標準統一、開放共享的數字檔案服務機制，最大限度實現數字檔案信息資源的社會共享目標，取得了一定成效。

然而，當前各地檔案信息化工作開展狀況仍不理想。由于受各種因素影響，各地“存量檔案數字化”工作進展比較緩慢，在共享環境下的數字檔案資源建設顯得“捉襟見肘”。共享是目標，數據是關鍵，因此，全力推進檔案數字化工作，夯實數字檔案共享基礎，已經成為當前各級檔案管理部門的共識，也成為貫徹落實《福建省數字檔案共享管理辦法》的緊要任務。

數字檔案與傳統的紙質檔案不同，它具有文件數量大、文件格式復雜多樣、管理技術含量高以及更新更快等特點，其中最顯著的特點是通過網絡流動改變檔案的利用方式，方便更多的人查閱利用檔案，并且可以有效保護檔案原件以及促進檔案管理職能轉變、提高檔案管理水平和信息服務效益。可以說，檔案數字化從根本上改變了檔案的提供利用方式，簡化了檔案利用程序，同時在提供利用中不再受“孤本”的限制，使檔案信息通過網絡進行異地傳輸、實現“跨館”查詢，擴大了檔案利用空間，讓社會公眾能夠更好地了解檔案、利用檔案，對于實現檔案信息資源的社會共享具有重要的意義。

數字檔案共享是一項系統工程，包含了硬件、軟件、網絡環境建設和館藏檔案數字化等多方面工作，其中館藏檔案數字化建設是核心基礎工作。只有將檔案館現有檔案實體通過掃描、翻拍、“數轉模”等技術手段，使之轉換成為數字信息，實現存量檔案數字化，建立起檔案原文數據庫，才能為數字檔案共享提供基礎條件。而要確保館藏檔案數字化工作質量，使數字檔案達到共享的目標，必須做到以下三個堅持：

（一）堅持以“利用優先”為導向。要做好充分調研準備，厘清存在的實際問題，根據數字化資金使用、檔案的珍貴程度、開放利用率等具體情況，制定合理的工作方案，科學安排檔案數字化進度。要以需求為導向，以共享利用為目標，選取最通用的數據格式和適當的技術參數，便于檔案信息的加工、轉換和傳播，將“價值高、可公開、易檢索”的館藏檔案優先進行數字化，使可以開放的檔案信息資源準確、高效、快捷地提供社會利用。邊建邊用，讓數字檔案發揮最大社會效益，使數字檔案共享成為可能。

（二）堅持以“保證質量”為重心。檔案數字化成果要成為合格的數字檔案共享資源，標準化是最根本的要求。必須把質量要求落實到數字化各個工作環節，避免脫離規范化、標準化管理軌道。要堅持做好檔案數字化規范標準工作，按照統一的標準，采用共同的規范，包括數字化管理規范、數字化操作規范、數據加工標準和成果驗收標準等各項規范標準，在確保質量的前提下，不斷加快紙質檔案資源向網絡信息資源轉化。

（三）堅持以“社會效益最大化”為目標。要以現有館藏檔案為基礎，建立豐富的網絡信息庫，加強檔案信息的編研和開發，使能公開上網的檔案信息“依照社會性、可用性、價值量和效益性原則”，盡可能多上網，并加快網上信息的存儲、更新步伐，不斷豐富每個館站點信息，增強信息的可讀性、特色性，提高站點和網絡的“訪問率”，從而保持檔案信息網的生命力。還要著力提高數字檔案的網上提供利用率，盡快把已經數字化的檔案進行解密劃控，以便能夠上網共享。

三、數字檔案的安全管理是實現資源共享的保障

隨著大數據時代的到來，加強數字檔案的安全管理是實現數字檔案共享的保障。檔案信息安全是底線，包括數字檔案數據的安全、管理系統及其網絡平臺的安全在內，絲毫不能放松。

（一）確保數字檔案數據的安全。在檔案數字化過程中,要采取一系列的措施來保障數字檔案數據的安全。首先，檔案部門應針對檔案數字化工作中的安全問題，從項目的可行性方案的設計、項目管理、技術規范、加工設備安全、流程管理、信息存儲等方面進行全面分析，研究形成一套嚴格的管理制度體系，并設計相應的技術措施，制定數字化工作的操作指南及管理辦法，明確數字化管理部門應把握的各方面要求。一是提升安全責任意識，加強安全培訓教育，時時敲響安全警鐘，讓數字化各部門和人員始終把安全擺在首位，牢牢扎根在腦中，并轉化為日常管理的自覺行動。二是完善安全管理制度。在檔案數字化工作開展前，應制定各項安全管理辦法，從加工現場、檔案實體、數據信息、人員設備等方面提出嚴格的管理要求；數字化項目具體實施單位要制定并執行工作人員崗位責任制，健全完善工作場所管理、檔案實體交接、數字化過程管理、數字化成果驗收與交接、存儲介質管理、數字化檔案信息安全保密等制度規范，認真執行好各項安全管理制度，采取科學有效的安全措施和技術手段，對數字化全過程進行嚴格監督和管理，做到各項制度落實到位。三是在技術層面上應采用最新的安全技術措施，如信息加密技術、多層結構關卡設置、防火墻重復設置、身份認證技術、設置權限技術、入侵檢測技術、數據備份技術、虛擬專用網技術等，這樣才不會導致數字化數據丟失、被修改破壞和非法訪問，確保數字檔案的安全。

（二）確保管理系統及其網絡平臺的安全。目前，檔案管理系統采用瀏覽器（B/S）和基于客戶服務器（C/S）的兩種模式，均可以實現對網絡檔案信息的傳遞、轉化、存儲、訪問。為確保管理系統及其網絡平臺運行安全，要建立健全人員崗位責任制、系統運行安全管理和網絡安全管理制度等，還要有的放矢地實施一系列有效舉措。比如：進行數據備份。對計算機系統中的數據，定期進行備份；對比較大的數據庫（通常有幾萬條記錄）采用雙機備份，多介質多份備份；重要的備份都要有備忘記錄。又如：制作只讀光盤；進行數據加密；對機密性的、不開放的檔案加強安全存放，另放在涉密服務器上；建立網絡系統防火墻，預防病毒，防止網絡系統遭受侵害。再如：訪問控制（即對查閱檔案信息的權限應作合理的控制），保證計算機網絡系統運行安全。

《福建省數字檔案共享管理辦法》的頒布施行，對如何安全有效管理海量的數字檔案并發揮其重要作用，提供了“樣本”方案。《管理辦法》較好地回答和解決了“數字化檔案的安全管理與檔案信息共享的關系”這個問題。《管理辦法》規定，數字檔案共享施行分類管理，根據不同情況，分為無條件共享、有條件共享和暫不共享三類；數字檔案共享的模式，分為數據查詢、直接交換、定制處理三種。共享的分類管理和共享的模式是有機統一的，從不同的層面為數字化檔案的共享利用提供安全保障。根據《管理辦法》，公民使用身份證等合法有效證件在數字檔案查詢平臺，可遠程查詢利用包括本人婚姻登記、學歷、職稱、獎懲、房地產所有權等相關的證明性數字檔案。