如何提高辦公室文秘工作的質量和水平

文/甘肅工業職業技術學院 王文菁

實際工作中，文秘工作任務繁重，并且文秘工作種類較為復雜，其工作難度較大，具有一定的挑戰性。因此，辦公室領導應對文秘工作進行深入了解，清楚文秘本身的工作性質，在工作中給予支持。另外，文秘工作者在實際工作中應明確自身定位，遵守職業道德，在完成領導的要求時，不斷提升自身的專業素質，從而提高工作效率。除此之外，辦公室主導單位的內外聯動工作，文秘工作者扮演著較為重要的角色，在工作過程中，應通過合理的方式舒緩工作壓力，有利于提升工作質量和水平。

一、辦公室文秘工作的重要性及職責

（一）辦公室文秘工作的重要性。辦公室文秘工作主要是服務領導，幫助領導規劃日常活動，并且牢記領導每日應參與的活動。如領導有出差任務，文秘人員應提前安排相關活動流程，并合理安排領導辦公時間，選擇合適的交通出行方式。除此之外，辦公室文秘人員是領導的傳話筒，當領導下達相關指令時，文秘人員應采用合理的方式向各個部門進行傳遞。因此，辦公室文秘人員是上下級傳遞信息的紐帶，對辦公室工作及企業未來發展具有重要影響作用。

（二）辦公室文秘工作的主要職責。單位在實際發展過程中，行政部門及管理中心都隸屬于辦公室，因此辦公室工作較為復雜，具有多樣化的特點。辦公室需要對下級部門傳遞領導下達的任務，還需要向領導轉述下級部門工作實際情況。以上工作任務都屬于文秘工作范圍，不僅任務量較大，還需要關注工作中的各個細節部分。一旦文秘工作出現失誤，將給單位產生不良影響。

二、辦公室文秘工作存在的問題

（一）缺乏明確的工作目的。在當前辦公室文秘工作發展過程中，存在辦公室文秘工作缺乏明確工作目的等問題，由于辦公室文秘人員每天面臨著數量繁多、內容復雜的工作任務，需要通過明確的工作目的、目標，提升工作的質量和水平。同時，辦公室文秘人員要分析領導對于工作的相關意圖，進而避免出現領導意圖傳達錯誤和不及時的問題。目前，很多辦公室文秘人員在工作的過程中，缺乏對工作內容的統籌規劃與管理，也沒有通過完善各項工作內容之間的關系，充分分析領導工作意圖，提升辦公室文秘工作水平，甚至一些辦公室文秘人員在工作期間，缺乏對單位現狀的透徹理解和認知，給辦公室文秘工作的開展帶來不利影響。

（二）缺乏日常的工作能力。在企業不斷發展的過程中，各部門對于人才的需求逐漸增加，并且對于高校辦公室文秘專業學生培養工作提出新的要求。當前辦公室文秘人員在日常工作和發展中，存在缺乏工作能力、工作素養有待提升等問題。隨著單位各部門工作任務的增加，導致辦公室文秘工作難度增加，進而很容易導致文秘在日常工作和管理中出現消極問題。同時，部分企業在招收文秘人員的過程中，缺乏對工作能力、專業能力、文化素養的全面考慮，所招收的文秘人員，專業素質有待提升，在日常工作中不能準確了解工作流程，難以肩負起更多的工作任務，從而造成工作效率和質量下降。目前，還存在企業缺乏對原有文秘人員知識和能力培養力度的問題，沒有通過優化文秘人員知識系統，提升現代化工作能力和文化素養，促進辦公室文秘工作有效進行，很容易出現誤解領導意圖，降低工作質量的問題，甚至還會引發失誤。

（三）創新的意識有待提升。在企業發展過程中，需要堅持與時俱進的發展理念，在優化企業管理模式的基礎上，加強辦公室文秘工作模式優化和創新能力的培養。新時期，辦公室文秘工作還是以傳統工作方式為主，未能結合時代發展和企業面臨的市場環境，提升創新意識和創新能力。同時，以傳統文秘工作方式為主的相關工作，不僅出現落后趨勢，還會導致其工作效果不夠理想。在傳統管理模式的應用中，還會使文秘人員在工作安排、管理等方面面臨諸多阻礙，缺乏對相關工作模式和內容的有效布置。互聯網時代，需要單位內部提升對文秘工作的認識，采用加強對文秘人員創新意識的培養、創新能力的培養等形式，增強文秘人員在信息化技術應用、學習等方面的綜合能力，幫助文秘人員樹立正確的工作理念。部分單位缺乏對文秘人員創新意識的培養，沒有通過強化其信息化管理能力、技術能力等形式，提升文秘工作人員的創新意識和創新能力。

三、提高辦公室文秘工作質量和水平的路徑

（一）提升文秘工作者職業能力。在提升辦公室文秘工作質量與水平的過程中，需要強化文秘人員的職業能力，并通過促進文秘工作人員創新發展等形式，讓其更好地參與到企業發展和相關工作中。首先，需要加強對文秘工作者公文處理能力的培養，單位可以堅持統一管理的方式，引導文秘人員做好文件登記相關工作，還要在文件審核方面把好收文關口，最主要的是明確文秘工作的目的和目標，通過正確理解領導批示、加強公文內容傳遞分析等形式，更好地提升自身的職業能力和工作能力。文秘人員可以對收到的公文進行分類擺放，按照相應順序了解文件的緊急性和重要性，進而推動辦公室文秘工作規范化發展。文秘人員需要具有靈活的工作理念方式，堅持不拖延、不誤事的基本要求，加強管理觀念的轉變，還要靈活地把文件傳達至各部門。在日常工作中，需要認真仔細地做好文書歸檔工作，并通過明確文秘工作目標、有序擺放和加強公文電子備份等形式，促進公文管理能力和職業能力水平的提升。文秘人員要不斷強化自身在文件起草方面的職業能力，通過學習文書起草方式、靈活運用各種文書等形式，培養自身的思想修養和知識儲備，通過更加高質量的文件寫作內容和風格，準確把握領導的講話意圖和語言風格，促進職業能力的發展。

（二）提升文秘工作者的綜合素質。辦公室文秘人員在日常工作過程中，需要提升自我綜合素質與能力。單位需要加強對文秘人員綜合素質和整體素質的培養力度，可以定期對辦公室文秘人員進行培訓，增強文秘工作人員對文秘工作流程、內容的全面了解，還可以通過強化文秘人員表達能力、合作能力、溝通能力等形式，促進相關工作的合理開展。辦公室文秘人員要不斷鞏固自身的專業知識和溝通交流能力，通過與各部門之間有效溝通互動等形式，促進文秘工作順利開展。文秘人員需要強化自主學習能力，通過對現代化管理系統、知識系統進行學習等策略，提升自我政治素養和綜合素養，運用現代化的管理理念和方式，推動自我管理能力與水平全面發展。在提升文秘人員綜合素質的過程中，單位可以采用定期開展文秘工作培訓活動、主題會議等形式，增強文秘人員的創新力和管理能力。互聯網時代，需要加強對文秘人員信息化素養、信息化意識的培養，并通過增強信息化管理能力、信息化管理素養等形式，推動辦公室文秘工作的合理開展，充分落實文秘相關工作。

（三）樹立文秘工作者大局意識。在辦公室文秘工作水平提升的過程中，需要引導文秘人員樹立大局意識，只有胸懷大局意識，才能推動單位健康發展。還要考慮單位整體利益，防止因貪圖小便宜而出現不良行為。在日常工作中，要以大局為重，推動各項工作有序開展。為了保障工作圓滿完成，文秘人員必須嚴格規范自身的行為舉止，并通過樹立大局意識，提高綜合能力水平。為提升工作效率，辦公室文秘人員在工作期間，要考慮待處理工作的整體性特征，并且結合最恰當的操作方法，讓工作達到事半功倍的效果。除此之外，文秘人員還要加強與領導之間的溝通和互動，通過及時向上級部門遞送相關信息等形式，在最短的時間內解決問題，為推動后續工作的順利開展提供保障。

（四）要加強學習，不斷提高業務技能。當今時代，社會發展日新月異。文秘人員一定要樹立學習意識，不斷提高業務技能。首先，要認真學習黨的路線方針政策，做到政治意識明確，才能保證正確的工作方向；其次，要加強辦公室業務知識的學習，了解時代發展變化，努力學習文秘工作的經驗和做法，提高自己的業務水平；最后，要掌握現代辦公設備和技術的應用，更加高效地做好辦公室工作。文秘人員只有不斷地學習，才能適應時代發展的步伐，做好本職工作。

四、結語

新時期，辦公室文秘人員要想促進各項工作順利完成，必須通過提升自身職業能力、綜合素質及樹立大局觀等策略，促進自身專業技能和工作素養不斷提升。除此之外，還可以通過強化文秘實際操作水平等形式，為完成各項工作提供保障。