獨立學院轉設期間行政秘書的自我調適

文/廣州新華學院 鄭思思

2020年5月，教育部發布相關文件提出，到2020年末，各獨立學院全部制定轉設工作方案，同時推動一批獨立學院實現轉設。獨立學院轉為其他性質的學校并非名字更替如此簡單，不僅要看學校辦學硬件設施和軟件設施是否符合轉設條件，還要考慮過渡期的工作安排以及學院的未來發展規劃是否合理。身為二級學院的行政秘書，如何在獨立學院轉設的特殊期間進行良好的自我調適，這是必須要進行自我思考的問題。

一、要提高自己的思想政治素養和知識能力素養

學院行政秘書是大學思想政治工作隊伍的一分子，也是獨立學院順利轉設的重要保證。為更好地適應學校轉設的發展要求，行政秘書必須要加強自我理論學習，提高思想站位，深刻領會和把握科學正確的立場和觀點，通過多樣的學習渠道提升自己的思想政治素養和政策理論水平，同時要安排時間進行業務基礎知識學習，潛心工作，秉持認真嚴謹、細致務實的工作作風，爭取在平凡的工作崗位中做出不平凡的成績。

在獨立學院轉設期間，要更加注重自身思想政治素質的養成。高校二級行政秘書大多都是黨員，如不是黨員的教師，二級黨組織都會積極吸納發展其為教工支部的一員，這就要求我們必須增強自身的黨性修養，嚴格要求自己。許多行政秘書認為只要做好本職工作就可以了，忽略了對黨基礎知識的學習，對黨的知識和科學知識學得不深，造成理論知識的匱乏，對不符合黨性和不利于人民工作利益的言行不敢大膽批判，責任意識也有待加強。我們應該認真學習黨章黨規及習近平新時代中國特色社會主義思想，堅持理論聯系實際，學以致用，自覺閱讀有關黨建報刊等紅色書籍，提高為人民服務的自覺性。成功之路從來都不是平坦通途和一帆風順的，在困難和壓力的面前，我們要克服怯難情緒，迎難而上。身為高校教師黨員，我們必須要牢記我們黨肩負的實現中華民族偉大復興的歷史使命，勇于擔當責任，做一名有社會主義信仰的優秀的高校行政秘書。

在獨立學院轉設期間，要更加注意提高自身的工作能力。高校行政秘書主要負責文件收發，辦公耗材、設備申購，科研管理等工作，我們要端正工作態度，踏踏實實地做好本職工作，同時要認真學習科學、文化、業務知識和相關技巧，提升自己，努力使自己的工作效率全面進入一個新水平，適應新時代對我們的要求，為學院的發展做出更多更大的貢獻。我們要對自己的崗位永葆熱忱，全身心投入工作，日常閱讀有積極意義的書籍，擴大自己的知識面和認知能力及水平，勤學多練，刻苦鉆研，相信付出和回報是成正比的，多鍛煉自己，增強自身實力，自然而然工作能力就提升了。在社會人際關系中，我們要學會傾聽、學會換位思考，要鍛煉提升自己的溝通技巧，良好的溝通能力必定會讓人在工作中更加得心應手。

二、工作要有主動性和前瞻性

高校行政秘書工作具有繁雜瑣碎的特點。在獨立學院轉設期間，行政秘書不單要完成原本學校、學院下達的各項常規工作，還需完成轉設期間的轉設專項工作，有時候大量的工作會使得行政秘書手忙腳亂，顧此失彼。為了更好地按時按質按量地完成手頭上接踵而來的工作任務，我們必須要提升自己工作的主動性和前瞻性。

行政秘書工作涉及了學院工作的方方面面，行政秘書要根據自身崗位和工作要求，積極配合學院完成上級交代的各項工作，努力提高自身工作的自覺性。秘書工作考驗的是一個人的思維方式、自學能力等方面能力，領導既然把某項工作交給你，實際上就是給了你一個學習成長以及鍛煉的機會，那么要想抓住機會，就要自己主動爭取。主動性強的秘書在解決事情的過程中，會自己發現問題、解決問題，從而得到相應的工作經驗。毫無疑問，秘書的實力也會在這過程中日積月累地不斷增強，會對各種疑難雜癥處理得越來越得心應手，越有能力把交辦的事情高效率地完成，這類型的秘書在面對轉設過程中遇到的突發事件以及大型事件的時候，也會有一套自己完善的解決問題的方案，借助平時的工作方式經驗，可以很好地與領導和各部門溝通，而不至于遇到問題時畏手畏腳，一心只想推卸責任，逃避問題。機遇對主動者就是成功的火種，機會都是青睞主動者的，這是一個必然的規律。

俗話說“凡事預則立，不預則廢”。獨立學院轉設期間，各單位部門都面臨著嚴峻的挑戰，這時的我們要清醒認識面臨的風險和挑戰，把問題摸深摸透，認真深入研究，審時度勢地做出當下最有利的處理判斷，同時對將來的工作中會出現的問題在現有的大環境下必須要有個提前預估，贏得發展的主動權。作為高校行政秘書，必不可少的一個技能就是工作的前瞻性，前瞻性就是明確工作方向和方法，參考往年會出現的工作節點，未雨綢繆，把事情做在前面，把工作的節奏牢牢地把握在自己的手中，這有利于更好地安排自己的工作時間，在遇到突發事件急需處理的同時不耽誤日常事務。作為行政秘書，我們如何培養自己的前瞻性呢？前瞻性很大程度上是由“經驗”決定的，人生經驗包括社會起點、社會關系、教育經歷、生活環境等，我們可以向有經驗的優秀的行政秘書虛心請教，借鑒他人工作上的優秀之處。另外，我們可以自己梳理好上一年學院的大事件，某個時間點會接到某個任務要提交某個材料，這樣我們可以清楚地知道將來什么時間學院要做什么事情，提交什么材料，通過這樣的方式，我們可以把握全局，對將來的工作做到心中有數，提高事情的可控性，把工作的主動性牢牢抓在自己的手里。

三、工作要注重精細化

獨立學院轉設對學校來說是一個非常好的自我審視的契機，可以讓我們總結回顧過去的工作，反思錯誤吸取教訓，總結經驗理清思路。無論是在轉設的準備階段還是申報階段，上級對獨立學院轉設要求的資料都是規范且明確的，只有通過省級教育廳等行政部門考察驗收合格，獨立學院才具備了轉設的條件，這無疑是對獨立學院各部門各崗位工作質量的全方位考驗。行政秘書要學會在日常辦公中融入“工作必須精細化落實”的觀念，這種良好的態度和思維可以讓行政秘書在崗位工作越來越專業化的情況之下，帶來良好的效果，使事情的效率和環境擁有更好的發展空間和轉換方式。

首先，行政秘書轉設大背景下工作要學會“精”干。現在是一個信息爆炸的時代，我們要學會具備獲取有用信息的能力，例如通過借助線上智能而又操作便捷的軟件，提高自己信息收集和整理能力，從而提高自己的工作效率和改進自己的工作方法，建立起一套高效的工作體系，更好地為學院服務，例如利用“問卷星”網頁設置成問卷快速地收集上百人的信息、用伙伴云設置表單收集報名情況等，這都是省時省力的好辦法。再者，行政秘書在轉設大背景下學會“細”想，要更具備細致和耐心。作為一個大學，學校檔案記錄了學校多年以來的發展歷史并承載著未來的發展方向，檔案的類別和文件涉及方方面面的內容，這些材料可以真實客觀地反映學校的教學、科研水平，對學校的可持續發展具有深遠的意義。在轉設這個重要節點，這對二級學院行政秘書能力上有著更精準、更細致的要求，必須要做好對歷年文件的歸檔整理工作，發現任何問題都要及時糾正，真正把工作落到實處，對部門檔案進行規范化管理，可以提高工作的效率，減少檔案丟失、泄密的危險。作為二級學院行政秘書，要提升自己工作精細化的能力，就要學會在工作中深入思考學習，思考有助于打開工作局面，創新工作方式方法，有效解決工作中遇到的困難；要做好每日工作計劃和總結，工作中多學會做記錄，培養自己工作的條理性；要多學多問，暢通學習渠道，多培養自己對于事情輕重緩急的鑒別能力，抓事情重點，認認真真落實工作。

四、要保持良好的心態，積極應對工作挑戰

獨立學院轉設面臨的是機遇和挑戰，在轉設時期的工作量一定較往常有所增加。作為二級學院的行政秘書，切勿在工作的時候唉聲嘆氣、埋天怨地，這種消極的情緒會影響身心健康，產生不利于繼續完成工作或者正常思考的情感，我們應該主動擺脫消極情緒，我們遇到不順心的事情時，可以向同事、朋友傾訴，可以進行積極的自我暗示，穩定情緒，做好時間規劃，平衡好工作和生活。正如美國石油大王洛克菲勒在某次給兒子的信中說到：“如果你視工作為一種樂趣，人生就是天堂；如果你視工作為一種義務，人生就是地獄！”

在轉設的特殊時期，行政秘書更應該重視對自我情緒的控制，因為對接的對象是全校的師生乃至是政府部門，為了更好更快地推進工作，同時提升自身的工作愉悅度，控制情緒是堂必修課。首先，我們要學會自信，自信是成長的推動力，是一個人由內而外散發的魅力，只有自信的工作和生活，才能保持積極向上的心態面對問題，才有精力積極想方設法去解決當下的困難。再者，在工作中，我們要做一個對自己寬容也對他人寬容的人。在工作中，勢必會有溝通不暢的時候，寬容不僅可以減少摩擦，也對促進良性溝通和辦事效率有著很大的作用，我們應盡量以愉快的心情處理工作的上的問題。行政秘書要定時給自己制定切合實際的目標，用正確的世界觀、人生觀、價值觀引導自己，積極上進。

獨立學院轉設工作中，遇到的困難和問題多種多樣，行政秘書必須要學會自我調適，這是學校、社會發展的需要，也是自身發展的要求。秘書崗位平凡，要在平凡的崗位上創造不平凡的業績，就要學會在吃苦中磨礪性格，在奉獻中成長，不僅要勤于學習，增強自己的文字功底和思維能力，還要謙虛地向周圍業務能力強的同志學習，多方面多維度地通過各種途徑努力豐富自己、充實自己、提高自己。