論事業(yè)單位檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

文/新疆維吾爾自治區(qū)特種設(shè)備檢驗研究院 李蘭蘭

事業(yè)單位是國家設(shè)置的帶有一定公益性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，其宗旨是為社會服務(wù)。隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的業(yè)務(wù)范圍與日俱增，檔案管理的體量和規(guī)模都在不斷增加。而檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)起著十分關(guān)鍵的作用，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)管理的制度，不僅可以提高檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率，還能加快實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，使我國檔案工作系統(tǒng)化運行。

一、檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的發(fā)展歷程

新中國成立前期，舊政權(quán)檔案和革命歷史檔案以及黨的建設(shè)所產(chǎn)生的各項檔案紛涌而來。面臨如此艱巨任務(wù)，黨和政府高度重視，為加強(qiáng)對檔案工作集中統(tǒng)一管理，規(guī)范文件格式要求和保管期限，有關(guān)部門于1950年制定和實施了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，但此時的檔案成分較為單一、記錄的范圍與種類也較窄，因此對標(biāo)準(zhǔn)化的要求相對不高。時間來到改革開放時期，此時黨和國家的工作重心轉(zhuǎn)移到了經(jīng)濟(jì)建設(shè)上，檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理日益緊迫。1979年《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化管理條例》由國務(wù)院頒布實施，同年12月，國家檔案局提出檔案標(biāo)準(zhǔn)化，這一階段規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的組織機(jī)構(gòu)也進(jìn)一步建立和健全。1983年，全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)導(dǎo)小組成立，同時下設(shè)檔案著錄、檔案分類檢索、名詞術(shù)語的專門小組，分別負(fù)責(zé)起草相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，這一階段的檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化體系的框架初步建立，為之后的具體實踐提供了指導(dǎo)。1991年3月，發(fā)布了《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》，體系表將檔案工作標(biāo)準(zhǔn)劃分為三大部分，其核心部分是業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，還包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)兩大部分。據(jù)了解，至1997年，90%左右已出臺的標(biāo)準(zhǔn)與將要出臺標(biāo)準(zhǔn)是按照該體系表規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)制定的，但是也逐漸出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)項目申報和制定各行其是、分散交叉的問題，規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作再次受到關(guān)注。2001年，中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會（SAC）對中國的標(biāo)準(zhǔn)工作進(jìn)行管理，對全國不同專業(yè)起草的各種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化管理。2002年，《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》由國家檔案局頒布實施，檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)被納入工作重點，同時在調(diào)研的基礎(chǔ)上修訂標(biāo)準(zhǔn)體系表，該階段為了加強(qiáng)與國際檔案的對接，還積極參與國際檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)工作。2015年，國務(wù)院辦公廳發(fā)布《國家標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)發(fā)展規(guī)劃2014～2020年》，標(biāo)志著中國規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化改革向深層次推進(jìn)。到目前為止，檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化體系已基本形成，檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。與此同時，檔案工作的范圍也逐步擴(kuò)寬，檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)也日益規(guī)范。

二、檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)構(gòu)分析

檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)構(gòu)是指檔案資料以及管理方式的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系性，檔案資料不應(yīng)雜亂無序地堆積，而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行邏輯組合，成熟的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)構(gòu)應(yīng)具備合理的層級分類、數(shù)量比例及時間記錄。結(jié)構(gòu)層次不僅要統(tǒng)籌檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)，還要指定檔案分類的優(yōu)先級別，并按該優(yōu)先級整理檔案資料，使檔案信息有梯度、有重點，相互之間可以補(bǔ)充配合，進(jìn)行檢索時一目了然。

首先是層次結(jié)構(gòu)。事業(yè)單位檔案分為文書檔案、會計檔案、科技檔案、城建檔案、業(yè)務(wù)檔案等，均在層級結(jié)構(gòu)上得以體現(xiàn)，層級結(jié)構(gòu)與樹結(jié)構(gòu)類似，不僅可以明確檔案的分類范圍，避免分類的重復(fù)或遺漏，同時也能實現(xiàn)不同層級標(biāo)準(zhǔn)之間的繼承和互補(bǔ)，使檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理工作更加得心應(yīng)手。其次是性質(zhì)結(jié)構(gòu)。根據(jù)檔案管理的性質(zhì)可以將事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)分為業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是檔案規(guī)范化管理的核心，它對于檔案資源的科學(xué)管理具有重要意義，基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)是指具有一定規(guī)則和通用性的標(biāo)準(zhǔn)，主要包括檔案的編制規(guī)則、劃分標(biāo)準(zhǔn)以及統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)等等。最后是流程結(jié)構(gòu)。流程結(jié)構(gòu)主要體現(xiàn)在時間性上，檔案資料的生命周期是指檔案資料從形成到銷毀或永久保存的過程，該周期可以分為若干子過程，包括檔案資料的收集、整理、匯總、統(tǒng)計、開發(fā)利用等，對于檔案規(guī)范優(yōu)化與標(biāo)準(zhǔn)化，每個環(huán)節(jié)質(zhì)量職能的落實和各環(huán)節(jié)間的協(xié)調(diào)都關(guān)系著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實現(xiàn)，因此，流程結(jié)構(gòu)對檔案標(biāo)準(zhǔn)體系全過程進(jìn)行計劃、組織和協(xié)調(diào)有著重要意義。

三、檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化存在的問題

（一）檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的專業(yè)人才匱乏。檔案管理人員的素質(zhì)水平對檔案規(guī)范化工作有著十分重要的影響，但就目前的事業(yè)單位檔案管理人才來說，有以下不足：首先，缺乏一定理論功底和實踐經(jīng)驗；其次，對待檔案管理工作的意識不足，工作態(tài)度和責(zé)任意識也比較欠缺。而且，現(xiàn)今的檔案標(biāo)準(zhǔn)化人才大多數(shù)被集中在國家檔案管理部門從事宏觀的檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化制定，導(dǎo)致各地方標(biāo)準(zhǔn)化人才不足，從而導(dǎo)致檔案具體標(biāo)準(zhǔn)化細(xì)節(jié)的制定和實施的專業(yè)人才素質(zhì)不足。

（二）檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化缺乏科學(xué)的指導(dǎo)。目前，事業(yè)單位的檔案規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化的制定往往沒有經(jīng)過多方面的咨詢與探討，缺乏科學(xué)的論證，由此制定出來的檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)很容易造成不同地區(qū)的事業(yè)單位在檔案管理時出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)矛盾、結(jié)構(gòu)松散、缺乏協(xié)調(diào)性的問題，而且同一地區(qū)的事業(yè)單位也會因為檔案管理時間不同而產(chǎn)生較大差異。這樣的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化體系不僅導(dǎo)致重復(fù)立項，造成功能出現(xiàn)差異，還極易造成檔案規(guī)范管理模式的混亂以及信息孤島現(xiàn)象，嚴(yán)重影響檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。而且，相同的內(nèi)容在不同的標(biāo)準(zhǔn)中描述不一致或者重復(fù)描述的現(xiàn)象也時有發(fā)生。本質(zhì)上這些細(xì)小的差別沒有太大的影響，但卻會讓人產(chǎn)生不同的理解，進(jìn)而造成檔案管理的混亂。因此加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的頂層設(shè)計與科學(xué)規(guī)劃是十分必要的。

（三）檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化存在標(biāo)準(zhǔn)更新滯后的問題。阻礙檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的一個最重要的問題便是標(biāo)準(zhǔn)的更新滯后問題。絕大多數(shù)檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)在設(shè)定之時，均能很好地解決當(dāng)時的管理現(xiàn)狀，但隨著實踐的不斷發(fā)展，當(dāng)時的標(biāo)準(zhǔn)反倒成為檔案工作建設(shè)的阻礙。目前，檔案標(biāo)準(zhǔn)過時的問題主要分兩種情況：一是檔案標(biāo)準(zhǔn)框架過時。一開始的檔案收集與歸檔標(biāo)準(zhǔn)可能僅僅局限于文字方面，但隨著信息化在檔案管理工作上的應(yīng)用，檔案資料的收集愈加多元化，若是依舊不愿變革或者變革時間過慢，均會導(dǎo)致檔案資源的使用存在偏差，對工作效率也會有很大的影響。二是部分檔案內(nèi)容過時。比如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中規(guī)定“以MPEG、AVI作為視頻和多媒體電子文件的通用格式”，但數(shù)字化技術(shù)的更新日新月異，標(biāo)準(zhǔn)體系中規(guī)定的格式或許早已與實際脫軌。

四、檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)對策與建議

（一）培養(yǎng)檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的高素質(zhì)人才。各行各業(yè)的發(fā)展進(jìn)步均離不開高素質(zhì)的人才。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化人才的政策鼓勵，促使更多的人才愿意從事基礎(chǔ)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化研究。同時單位還應(yīng)增加對高素質(zhì)人才的資金鼓勵和平時的福利待遇保障，讓他們有足夠的歸屬感并且愿意為之奮斗終身。其次，對檔案管理的基層人員，也應(yīng)定期進(jìn)行培訓(xùn)，橫向上大致了解檔案規(guī)范化的全過程，縱向上對自己管理的小方向要有足夠的認(rèn)知和理解。最后，應(yīng)該保證標(biāo)準(zhǔn)化研究有足夠的經(jīng)費，這是開展檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的必要保障。

（二）加強(qiáng)檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)規(guī)劃。事業(yè)單位檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該具備宏觀上統(tǒng)籌有序、動態(tài)協(xié)調(diào)，微觀上基礎(chǔ)專業(yè)、針對性強(qiáng)的特性，不僅要符合國家檔案局制定的大方向上的準(zhǔn)則，體現(xiàn)出集中統(tǒng)一的路線，還要盡力滿足部門內(nèi)部以及與其他領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)化的聯(lián)系。對于標(biāo)準(zhǔn)的制定一定要做到先專業(yè)后基礎(chǔ)，所謂基礎(chǔ)是指檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性準(zhǔn)則，具有通用性強(qiáng)、普及性廣的特點，而專業(yè)是指各個專業(yè)領(lǐng)域獨特的特點與準(zhǔn)則。只有當(dāng)所有專業(yè)領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)被充分歸納提煉之后，才能形成普遍通用、無標(biāo)準(zhǔn)矛盾的基礎(chǔ)性通用準(zhǔn)則。

（三）完善檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的更新制度。針對檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化更新滯后的問題，最好的解決方式便是建立一個動態(tài)維護(hù)機(jī)制。該問題產(chǎn)生的根源說到底便是檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定完成后想一勞永逸，沒有緊跟時代的進(jìn)步，因此事業(yè)單位應(yīng)建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化反饋小組，將各領(lǐng)域工作人員反饋的問題進(jìn)行討論審核，在保證檔案標(biāo)準(zhǔn)化相對穩(wěn)定的同時，及時更新規(guī)范化準(zhǔn)則，但最好形成一個變更周期，否則極易造成工作人員來不及了解新的標(biāo)準(zhǔn)而導(dǎo)致工作出現(xiàn)紕漏的問題。同時，也應(yīng)明確一點，雖然隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，許多標(biāo)準(zhǔn)可能很短時間內(nèi)便與實際情況脫軌，但有關(guān)工作可以根據(jù)實際情況制定一些規(guī)范，沒必要所有的變更都上升為標(biāo)準(zhǔn)。

五、結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位健康發(fā)展中不可或缺的核心環(huán)節(jié)，因此，檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化對事業(yè)單位的工作有著積極重要的影響。要想做好檔案規(guī)范化工作，必定離不開檔案標(biāo)準(zhǔn)化。本文首先介紹了建國以來檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的發(fā)展歷程；其次對檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)構(gòu)要素進(jìn)行了著重的剖析；最后指出了目前檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化存在的問題，并提出了針對性的發(fā)展對策和建議。