規(guī)劃管理檔案利用服務(wù)工作研究

文/杭州贊誠(chéng)檔案管理咨詢有限公司 許茗雨

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，在房屋建設(shè)過程中，規(guī)劃管理檔案發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。為了保證建設(shè)期間正常地規(guī)劃?rùn)n案工作，檔案部門需要對(duì)此引起足夠的重視，安排專業(yè)技能過硬的工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行管理與利用，從而使其發(fā)揮出重要的價(jià)值。本文以北京為例，對(duì)該城市開展的規(guī)劃管理檔案服務(wù)進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查與分析。

一、規(guī)劃管理檔案的利用狀況

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，北京作為一個(gè)國(guó)際化大都市，其房屋建筑工程的數(shù)量一直處于逐年增加的趨勢(shì)。因此，為了保證在建設(shè)規(guī)劃的過程中提供更好的檔案管理，需要有關(guān)部門對(duì)此引起足夠的重視，并安排專業(yè)能力過硬的工作人員進(jìn)行檔案管理的相關(guān)服務(wù)。在這一過程中，檔案管理部門需要及時(shí)配合建設(shè)工程單位的工作，積極進(jìn)行規(guī)劃管理檔案的利用服務(wù)，只有通過這樣的方式才能夠保障整體建設(shè)順利進(jìn)行。

（一）利用規(guī)劃管理檔案人員統(tǒng)計(jì)。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，規(guī)自委的檔案管理部門共25人提供檔案利用服務(wù)，這25人分別來自于：分局、機(jī)關(guān)處以及下屬單位。檔案部門的管理人員在這一期間總共查詢了360卷規(guī)劃管理，其中分局的查閱量最多，共查詢了250卷規(guī)劃管理，這個(gè)數(shù)值占到總量的69%。除此之外，機(jī)關(guān)處的工作人員在這一期間查詢了88卷規(guī)劃管理內(nèi)容，這個(gè)數(shù)值占到總量的25%。最后是下屬單位的工作人員在這一段時(shí)間內(nèi)查詢了22卷規(guī)劃管理，這個(gè)數(shù)值占總量的6%。

（二）利用規(guī)劃管理檔案種類統(tǒng)計(jì)。如果根據(jù)檔案的種類對(duì)檔案服務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，那么工作人員首先需要將規(guī)劃?rùn)n案進(jìn)行分類，筆者主要將其分為六大類，分別為：第一類DX；第二類D1；第三類D2；第四類D3；第五類D4；第六類D5。這些分別代表著不同種類的規(guī)劃?rùn)n案，第一類代表著北京市的相關(guān)部門在規(guī)劃過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，最終匯總而成的檔案；第二類代表著北京市在建設(shè)施工過程中由于用地產(chǎn)生的規(guī)劃?rùn)n案；第三類代表著建設(shè)工程項(xiàng)目在規(guī)劃規(guī)程中產(chǎn)生的檔案類型；第四類代表著有關(guān)部門在進(jìn)行市政規(guī)劃的過程中所產(chǎn)生的公用設(shè)施檔案；第五類代表著市政工作人員在對(duì)公用設(shè)施用地規(guī)劃的過程中產(chǎn)生的檔案；最后一類代表著工作人員在對(duì)規(guī)劃項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督驗(yàn)收的過程中產(chǎn)生的檔案。對(duì)這六個(gè)規(guī)劃種類有了清晰的認(rèn)識(shí)后，筆者根據(jù)具體調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這六類檔案中第二類規(guī)劃?rùn)n案的使用量最多，據(jù)統(tǒng)計(jì)約為216卷規(guī)劃?rùn)n案，其利用量占到總利用量的60%；其次是第三類規(guī)劃?rùn)n案的利用數(shù)量，其數(shù)值能達(dá)到85卷，這意味著第二類檔案的利用量占總利用量的23.5%左右；最后是第一類規(guī)劃?rùn)n案的使用量，其利用量能達(dá)到40卷，其利用量占到總利用量的11.5%。

（三）規(guī)劃管理檔案利用方式統(tǒng)計(jì)。實(shí)際上，除了根據(jù)上述的兩種方式進(jìn)行規(guī)劃?rùn)n案統(tǒng)計(jì)之外，工作人員還能夠根據(jù)檔案的利用方式來對(duì)檔案的利用量進(jìn)行分析。例如，相關(guān)人員借閱電子檔案的數(shù)量達(dá)到325卷，這意味著電子檔案的使用量占總使用量的90%；除此之外，剩余的工作人員主要以檔案原件的形式進(jìn)行借閱，這一數(shù)值能夠達(dá)到35卷，其占總使用量的比重為10%。通過上述這一組數(shù)值可以發(fā)現(xiàn)，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們逐漸依賴于電子平臺(tái)進(jìn)行辦公。

二、規(guī)劃管理檔案的利用價(jià)值

為了清楚了解檔案的利用價(jià)值，首先需要明白檔案的具體含義是什么。實(shí)際上，一般情況下，檔案是指?jìng)€(gè)人或者組織在某一項(xiàng)活動(dòng)中留下的具有較高價(jià)值的記錄，這一記錄可以是視頻、音頻資料，也可能是數(shù)據(jù)資料。值得注意的是，在檔案的管理中，原始憑證占據(jù)著至關(guān)重要的作用，因此檔案部門的管理人員需要對(duì)此引起足夠的重視。

（一）為城市工程驗(yàn)收工作提供原始憑證。規(guī)劃管理檔案的一個(gè)重要作用是能夠?yàn)槌鞘泄こ痰尿?yàn)收提供有力的原始憑證，通過這樣的方式能夠保證驗(yàn)收工作有序進(jìn)行，防止出現(xiàn)容易忽視的問題。因此，可以將規(guī)劃管理檔案看作是一種前期檔案，所以在城市建設(shè)項(xiàng)目正式開始之前，該單位需要安排專業(yè)的工作人員對(duì)規(guī)劃?rùn)n案進(jìn)行準(zhǔn)備，例如，其需要辦理相關(guān)手續(xù)，證明其合法性。

（二）為行政執(zhí)法工作提供依據(jù)。規(guī)劃管理檔案還能夠?yàn)樾姓C(jī)關(guān)的工作人員提供準(zhǔn)確的執(zhí)法依據(jù)，保證執(zhí)法過程的合法性。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，雖然我國(guó)如今一直呈現(xiàn)出經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的局面，但是其仍然存在著一些不容忽視的問題，這些問題導(dǎo)致市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)無法得到長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，為了避免這一事情的發(fā)生，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)此引起足夠的重視，積極對(duì)產(chǎn)生的問題進(jìn)行改進(jìn)。例如，個(gè)別環(huán)節(jié)為了謀取更多的利益而忽視了誠(chéng)信，這導(dǎo)致城市規(guī)劃問題頻出。因此，規(guī)劃部門應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)法律法規(guī)，將這些不誠(chéng)信的行為扼殺在搖籃之中。

（三）為城市規(guī)劃設(shè)計(jì)提供參考。規(guī)劃管理檔案還能夠?yàn)槌鞘性O(shè)計(jì)提供一系列參考服務(wù)。如今隨著我國(guó)城鎮(zhèn)化腳步的不斷推進(jìn)，很多城市出現(xiàn)了擴(kuò)大的趨勢(shì)，在這一過程中，如果有關(guān)單位能夠充分利用規(guī)劃?rùn)n案，那么將為城市設(shè)計(jì)提供更多參考。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，北京市在不同片區(qū)的規(guī)劃過程中，參考了大量的規(guī)劃?rùn)n案，進(jìn)而使得城市規(guī)劃的方案更加具有操作性。

三、構(gòu)建規(guī)劃管理檔案提供利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

通過上述的分析可以發(fā)現(xiàn)，規(guī)劃?rùn)n案在實(shí)際的運(yùn)用中具有較高的利用價(jià)值。然而隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，規(guī)劃管理檔案服務(wù)的工作量大大增加。為了保障檔案利用服務(wù)的質(zhì)量，檔案部門的管理人員需要對(duì)此引起足夠的重視，積極制定服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案利用服務(wù)順利開展，筆者總結(jié)了三類檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以下進(jìn)行詳細(xì)闡述。

（一）嚴(yán)格規(guī)范檔案利用制度。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，雖然檔案部門的工作人員需要應(yīng)對(duì)更多的工作，但是這并不意味著檔案利用服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)降低。相反，在這一過程中，檔案部門的工作人員應(yīng)當(dāng)更加嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用的相關(guān)規(guī)定，只有通過這樣的方式才能夠確保工作順利開展。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分檔案部門的工作人員為了提升服務(wù)效率，而將檔案利用制度流于形式，這種做法是極其錯(cuò)誤的。

（二）培養(yǎng)檔案信息安全意識(shí)。檔案部門還需要對(duì)信息安全引起足夠的重視，防止在提供檔案利用服務(wù)的過程中造成信息泄露。因此，檔案部門的工作人員應(yīng)當(dāng)提升其信息安全意識(shí)，這就意味著檔案從出庫開始，一直到使用完畢回歸檔案庫為止的這一段時(shí)間內(nèi)，工作人員需要保證信息的安全性。值得注意的是，由于很多檔案屬于機(jī)密文件，因次針對(duì)這一類型的文件，工作人員應(yīng)當(dāng)使用專用的打印機(jī)以及級(jí)別更高的管理人員對(duì)此進(jìn)行處理。不僅如此，對(duì)于利用檔案的工作人員身份也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行核實(shí)，檔案實(shí)體文件在借出半個(gè)月內(nèi)須及時(shí)歸還，一旦發(fā)現(xiàn)逾期未還，工作人員須進(jìn)行催還。

（三）建立定性與定量相結(jié)合的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理部門需要建立完善的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，值得注意的是，這一標(biāo)準(zhǔn)不僅需要對(duì)工作人員進(jìn)行評(píng)估，還需要對(duì)檔案利用服務(wù)進(jìn)行有效評(píng)估。只有通過這樣的方式，才能夠?qū)⑷粘Ｈ菀缀鲆暤膯栴}進(jìn)行逐個(gè)擊破，最終實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)的升級(jí)。因此，檔案部門應(yīng)當(dāng)利用服務(wù)對(duì)象的反饋信息對(duì)檔案服務(wù)進(jìn)行評(píng)判。例如，在評(píng)價(jià)系統(tǒng)中，管理人員可以引入打分制度，并設(shè)置修改意見的欄目，通過這樣的方式能夠清楚了解服務(wù)過程中的哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題。

四、結(jié)語

通過上述的分析可以看出，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)，需要檔案部門的工作人員對(duì)此引起足夠的重視，對(duì)原先的利用服務(wù)方式進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整與改進(jìn)，使其滿足服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。值得注意的是，檔案部門在改進(jìn)的過程中應(yīng)當(dāng)始終“不忘初心”，工作人員的服務(wù)宗旨應(yīng)當(dāng)始終不變。