高校智庫構建語境下檔案文獻資源管理路徑研究

文/廣州美術學院 周賢慧

“高校智庫是隸屬于大學，利用大學學科與人才優勢、綜合開展戰略研究、政策咨詢、人才培養、輿論導引、公共外交獲得的科研組織機構”，是我國智庫建設的重要集群。高校智庫檔案建設亟須與智庫建設同步，從理論、方法、技術、路徑進行具象語言研究。

一、新問題的提出

2013年，習近平總書記首次提及智庫。“為推進中國特色新型高校智庫建設，教育部早在2014年2月就制定了《中國特色新型高校智庫建設推進計劃》，旨在為黨和政府科學決策提供高水平智力支持。”截至2020年4月20日，中國智庫索引(CTTI)共收錄836家來源智庫，其中高校智庫560家，占比高達67%。高校智庫建設的同時，突顯一個新問題：高校智庫檔案文獻的流向與管理。檔案的長久安全保存是一項社會記憶托底工作，但這個問題顯然在高校智庫構建實踐與研究中被忽略或擱置觀望。

二、高校智庫檔案文獻理論研究現狀

通過對中國期刊全文數據庫CNKI平臺進行檢索，以“智庫、檔案”為關鍵詞共檢出18個實際內容相關成果。專文探討智庫檔案文獻管理的只有1篇且是譯文：Raymond J.Struyk在《智庫研究項目文件與數據的歸檔問題》提出智庫人員要樹立歸檔意識，這些實物資料在開發階段就開始收集的觀點；國內1篇針對智庫內部檔案資料研究：代俊紅的《我國智庫建設中的內部檔案鑒定與保管》從內部檔案角度提出智庫必須提供相應的空間，明確保管主體職責；呂元智《面向新型智庫建設的檔案知識服務工作發展對策研究》認為，在面向新型智庫建設服務工作中，檔案部門可以采取“邊實踐、邊探索、邊完善”的策略來開展相關知識服務工作，選擇與之相適應的參與機制。

三、高校智庫檔案文獻管理實踐現狀

通過對國內外多所知名高校圖情檔部門及智庫主管人員的調研訪談，凸顯圖情檔人員不了解智庫，智庫不了解圖情檔的狀況，缺乏相互交流與溝通。大多數高校智庫管理者并不清楚檔案流向與保管主體問題，重視不夠。目前高校智庫檔案文獻的流向大體上有3種模式：一是向檔案館歸檔，如浙江大學（由智庫保管一段時間后向檔案館歸檔）、中山大學（文獻與文化遺產管理部統管圖書館、檔案館、博物館，智庫檔案文獻向檔案館歸檔）、廣東財經大學等；二是交由圖書館保管，如美國伯克利大學（智庫檔案文獻由圖書館管理，美國大學大多在圖書館內設檔案部，單獨設立檔案館的甚少）、美國哈佛大學（機構分散，資源共享）、南京師范大學（智庫檔案文獻由圖書館機構典藏庫保管）等；三是由高校智庫自行管理，如南京大學（同時建有智庫管理平臺CTTI）、武漢大學（智庫自管，建有數字人文中心）、中國人民大學、華南理工大學、暨南大學、華南師范大學等。

四、高校智庫檔案文獻解構及全宗屬性界定

導致高校智庫檔案文獻流向不統一、管理主體多元化的主要原因：一是高校智庫檔案文獻管理是全新課題，尚未形成系統的理論框架與成熟的實踐路徑；二是高校智庫管理模式多樣化，智庫檔案文獻構成復雜，歸屬不明確導致校內各部門或爭相保存，或相互推諉；三是圖書、檔案及智庫本身管理平臺的強弱也會影響檔案文獻的管理流向。為改變高校智庫檔案文獻分散管理、存在安全隱患、不便利用的現狀，有必要對其全宗屬性和內容構成進行研究和厘清。

（一）高校智庫檔案文獻的全宗屬性。大多數高校智庫并非獨立法人，且經費預算、人事任免從屬于學校，其形成的檔案文獻理應歸屬于學校全宗，脫密后須依規向學校檔案部門移交。對于國家級、省級及部分合作型校級智庫，需具體情況具體分析，根據全宗屬性界定其檔案文獻是否屬于學校檔案全宗；對于其中不屬于高校檔案全宗的智庫檔案文獻可由智庫自行管理，但檔案部門仍負有不可推卸的業務指導義務，應從建章立制到歸檔流程等多方面對智庫有關人員進行指導，以防散亂流失。界定清楚了全宗屬性，就厘清了高校智庫檔案文獻的管理主體和各方職責。

（二）高校智庫檔案文獻內容構成。高校智庫檔案文獻包括實體檔案、實物檔案、數字檔案、數據庫等各種載體文獻類型。其中數據庫占比最大，《中國智庫索引（CTTI）研制報告》將數據庫精準劃分為機構數據庫、專家數據庫、機構產品數據庫和機構活動數據庫四個數據庫子集。其中產品數據庫子集進一步細分為報告、電子出版物、論文、內參、期刊、其他出版物、時事通訊、視頻資料、圖書、項目10個大類。在智庫研討推廣活動中直接形成的具有長期查考利用價值的各類數據、文件材料等，按照檔案法規定只要定義為檔案的，都應歸盡歸。厘清了高校智庫檔案文獻的構成，就找準了管理對象。

五、探索高校智庫檔案文獻管理新路徑

目前的檔案館、圖書館或者智庫機構自行保管三維模式并不理想。我們需要重新思考和調整組織方式。在實踐中趨向于整合、融合的新模式。通過全球性與區域性、社會視角和專業視角、傳統理論和創新思維等多維視閾打破線性思維，重新審視并構建智庫檔案文獻管理新模式。

（一）構建高校數字人文中心。高校應抓住智庫建設的機遇，推動數字時代檔案文獻管理的轉型升級。具有條件的先行規劃和建設數字人文中心，條件不成熟的也要明晰資源共享是趨勢。辨清檔案館的底層邏輯是記憶，圖書館的底層邏輯是知識，博物館校史館的底層邏輯是展示，各院系的底層邏輯是教研，智庫的底層邏輯是學理研究。突破零和思維，以納什均衡為目標。將諸塊以整體性原則納入同一思維框架下協同管理，共享數據，互利共贏，力求實現高校各類信息資源整合價值的最大化。在組織方式上以管控結合賦能的方式，從外部驅動變為自我管理與自我驅動，打造數字人文中心和智庫檔案文獻資源管理的新模式。

（二）構建高校智庫檔案文獻合作管理項目平臺。尚不具備建設數字人文中心條件的高校，需精準認知并為智庫的良性發展掃清道路。可通過項目合作的形式搭建智庫檔案文獻合作管理平臺。高校智庫不僅需要及時收集、分析各類信息，還需追根溯源，把握社會問題的來龍去脈，總結以往的實踐經驗和教訓，這些都離不開檔案資源的支持。高校檔案部門面對智庫檔案文獻管理的新語境、新內容，應主動參與本校智庫建設活動，及時提供符合決策咨詢分析要求的檔案資源，幫助決策咨詢人員發掘檔案資源之間的內在聯系。同時，提供專業化的指導意見，助其制定智庫檔案管理辦法、歸檔業務規范、利用制度等，實現實質性可操作性指導和有標準可依的指導文件。確保應歸檔文件材料的齊全完整。以項目形式參與到以智庫構建為目的一系列活動中。

（三）切實保障高校智庫檔案文獻的保密需求。部分智庫涉密檔案文獻具有政治性、敏感性，在保密期內必須嚴格按國家保密法及保密規定進行管理。但不應以此為借口疏于管理，否則極易出現沉淀在智庫內部甚至導致項目結束、人走材料散失或隨智庫消亡的狀況。現實中由于保密性要求，智庫傾向于自己保管，但除了一些知名大型智庫外，大部分智庫未配專兼職檔案文獻管理員，因而有歸檔價值的智庫內部涉密文獻可按照保密管理要求暫緩歸檔，但脫密后應第一時間經整理后向學校檔案部門移交。

“風物長宜放眼量”，做好高校智庫檔案文獻資源的管理，不僅有助于更好地發揮智庫的戰略研究、政策建言、人才培養、輿論引導、公共外交等功能，也可為檔案部門構建綜合性文獻資源信息庫、利用現代信息處理技術進行知識再開發創造有利條件，具有十分重要的現實意義。