高職院校數字檔案館建設的機遇與挑戰
——以武漢交通職業學院為例

文/武漢交通職業學院檔案館 袁霞 高慧

建設數字檔案館是高職院校內涵式發展及檔案工作發展的必然追求，是數字校園建設的應有之義，是檔案工作適應新形勢、謀求新發展的必經之路。在“互聯網+”、云計算、大數據等技術的推動下，高職院校的數字檔案館建設是高校檔案館建設的首要任務。2015年，湖北省檔案局、湖北省教育廳印發的《關于加強和改進新形勢下全省檔案工作的意見》通知中明確指出，應按照國家檔案局《數字檔案館建設指南》和《數字檔案室建設指南》，大力推動高校數字檔案館（室）建設，落實電子檔案收、管、存、用和安全五大功能。加快傳統載體檔案數字化進程，建立覆蓋館藏檔案的目錄數據庫和全文數據庫，著力構建實體檔案館與數字檔案館“二位一體”、傳統載體檔案與現代電子檔案“二元并重”的高校檔案工作新格局。

一、數字檔案館建設概況及意義

武漢交通職業學院檔案館從2016年建館以來，開始開展檔案信息化工作。目前，我校檔案館與圖書館合署辦公，數字檔案館建設還停留在檔案系統建設及檔案數字資源建設上。截至2021年5月，已通過外包完成三期檔案數字化項目，完成三個老校區常用檔案（文書、教學檔案）的數字化掃描與掛接、目錄數據庫建設工作，共進行檔案數字化4492卷、17281件，共掃描檔案792285頁，著錄26407條檔案目錄。數字檔案館建設是一項系統工程，需分步實施，統籌規劃。數字檔案館的建成對提高檔案工作效率、實現數字檔案資源的遠程共享與利用提供了方便，可為歷屆校友學籍檔案的查詢利用提供異地查詢服務，實施部門立卷歸檔之后，校內行政部門直接線上申請、目錄查詢、線上審批、在線打印檔案原文，可使檔案資源更快、更高效、更精準地為校內外師生及歷屆校友服務。

二、數字檔案館建設面臨的機遇

（一）職業教育大發展為數字檔案館建設提供肥沃土壤。近年來，職業教育利好政策密集出臺，中國職業教育迎來了大發展。黨的十八大以來，特別是《國家職業教育改革實施方案》（下面簡稱“職教20條”）頒布以來，我國職業教育改革發展走上了提質培優、增值賦能的快車道，職業教育迎來前所未有的發展機遇。在職業院校競相爭創“雙高計劃”的進程中，數字檔案館作為學校信息化建設的一部分，也得到學校領導的高度重視，將數字檔案館建設納入學校信息化建設體系之中。

（二）信息化校園建設是數字檔案館建設的有力推手。我校信息化建設起步早，2010年開始使用自動化辦公系統，目前學校收發文及重要的通知公告皆在OA系統發布，全校教職員工，包括領導已習慣“網上辦”。OA系統、教務管理系統、科研系統、人事管理系統、檔案系統、圖書系統統一集成于學校門戶網站，師生員工通過身份賬號進行網上辦事，方便快捷，為數字檔案館系統資源建設打下了良好的基礎，如學生成績、收發文等都可以系統對接，實現電子歸檔。

（三）湖北省檔案工作目標管理考評是數字檔案館建設的重要契機。自2016年湖北省檔案局發布《湖北省企業、科技事業單位檔案工作目標管理考評辦法》（鄂檔規〔2016〕3號）文件以來，將檔案工作納入政府績效管理之一，列入同黨建、文明校園、綜合治理同等重要的地位。同時指出，通過檔案工作目標管理考評的單位——即通過檔案省特級、省一級的單位都可發放一個月的年終獎勵。這意味著檔案工作的好壞，直接關乎到職工的“錢袋子”，使得各單位高度重視檔案工作。在政策的驅使下，我校2016年將原掛靠在辦公室的綜合檔案室獨立出來設成檔案館，并將檔案工作列入學校年度工作計劃，成立檔案工作領導小組，主要校領導親自抓檔案的前提下，指派一名館長分管全校的檔案工作，形成校領導到檔案主管部門到各二級單位三級抓檔案工作的良好局面。

三、數字檔案館建設面臨的挑戰

（一）缺乏頂層設計，統籌規劃不夠。數字檔案館建設是一項系統工程，涉及諸多內容，如數字檔案館建設標準及規范的制定、功能的確定、制度體系、庫存檔案數字化、檔案管理系統流程優化、管理權限優化、檔案系統與業務系統對接、電子檔案的自動收集等等，內容的復雜性需要單位制定短期、中期、長期目標，分步驟、分階段來實施，而我校在數字檔案館建設過程中，尚屬于摸索階段，指哪打哪，學校層面并未對數字檔案館建設召開專題會議，形成數字檔案館建設專班，進行專題研討，在建設過程中缺乏頂層設計，統籌規劃不夠。

（二）各自為政，缺乏協同。數字檔案館建設涉及學校多部門，需要檔案系統與校內的OA系統、科研系統、教務系統、招生系統實現對接，最后完成電子檔案的自動采集與歸檔。OA系統、科研系統、教務系統、招生系統分別劃歸學校辦公室、科研處、教務處、招生就業處，各個系統的使用部門在購買或更換新系統的時候，并未將是否能與檔案系統對接、接口二次開發、歸檔要求等系數加入采購招標文件中，致使后期檔案部門在與學校其他部門溝通實現電子歸檔時推進進程緩慢。如我校的OA辦公系統在2019年更換新OA辦公系統，新系統在使用過程中無法留存發文、收文留痕稿，校辦當初和OA公司說的“歸檔”與檔案部門指的“歸檔”實際并不是一回事，致使后期三方溝通在線歸檔時困難重重。

（三）資金與設備投入不夠。數字檔案館的建設無論從硬件還是軟件都需要耗費大量的資金，如購置服務器、檔案管理系統、交換機、監控設備、計算機、復印機、掃描儀、數碼相機、數碼攝像機、空調、碎紙機、移動硬盤、光盤等。目前，我校的資金投入勉強用于存量檔案的數字化掃描外包服務，難以滿足基礎設施建設的需要，如購置掃描儀、A3/A4復印打印一體機等。資金的短缺也成為制約數字檔案館建設的一個重要因素，影響數字檔案館建設的順利進行。

（四）信息化人才缺乏。數字檔案館的建設對檔案人才有著更高的要求，如建立檔案網站、微信公眾號、檔案管理系統的管理與維護都需要檔案人員懂計算機技術、多媒體技術、網絡通信技術，同時又懂檔案管理的基礎知識。目前，從我校及其他同類高校的人員構成情況來看，從事檔案工作的專業技術人員，大多是非檔案學專業，且也是非計算機專業。我校也面臨著同樣的困境，3名從事檔案管理的專業技術人員，都是非計算機專業，難以在檔案系統的后臺管理與維護、檔案系統與學校其他業務系統對接、檔案網站的開發方面發揮應有的作用，從而制約數字檔案館的建設進程。

（五）缺乏細化的標準與規范的指導。目前，國家檔案局雖發布了《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》《紙質檔案數字化規范》《錄音錄像檔案數字化規范》《數字檔案COM和COLD技術規范》等，省內也出臺了相應的關于數字檔案建設的相關操作規程，如武漢市檔案局出臺的《關于印發武漢市紙質檔案數字化實施細則的通知》。但我校在數字檔案建設過程中，對于諸多問題仍缺乏政策文件的指導。如我校在探索實現檔案管理與校內OA系統對接，實現電子文件在線采集與抓獲，對在線的電子文件是否需要像紙質文件一樣留存草稿、留痕稿、定稿，這些稿件是否需要合成一個PDF文檔歸檔，歸檔后的電子文件在進行四性檢查時，是否有統一或標準性的軟件推薦，以及在電子檔案的著錄、存儲、傳輸、分類、檢索、交換、安全保密和開發利用等標準體系。若缺乏統一的、操作性強的標準推薦，各單位在數字檔案館的建設過程中難免會出現結果不統一、數據不統一的情況，進而影響數字檔案館之間數字資源的互聯、互通、互享。

四、結語

數字檔案館的建設需要高職院校在建設之前做好頂層設計、進行統籌規劃，設立數字檔案館建設的短期、中期、長期的發展目標，爭取學校資金對建設的支持力度，加大檔案人才的培養力度，提升檔案人員的綜合素質，制定細化的標準規范。建設過程中，檔案部門也需要加強同校內其他部門、校外數字化服務公司及軟件供應商的協同溝通，建設帶有館藏特色的數字檔案館。同時，還應樹立信息安全的理念，強化數字檔案館安全保障體系建設。