關于加強高校院系辦公室隊伍建設的思考

文/上海交通大學電子信息與電氣工程學院 梁妮

一、當前高校院系辦公室隊伍建設中存在的問題

高校院系辦公室是維持和保障院系各項工作有序進行、承上啟下、協調各方的重要職能部門，不僅承擔著大量的基礎性工作，同時也是協助院系領導制定各項政策措施的重要參謀，是高校管理的重要組成部分。因此，高校院系辦公室工作成效的高低，將直接影響院系教學科研工作的高質高效開展。而要提升高校院系辦公室的工作成效，擁有一支人員穩定、素質優良的管理隊伍是關鍵因素。

然而由于傳統觀念影響，認為院系辦公室工作專業技術性不強、難度低，因此高校對院系辦公室隊伍建設的重視程度普遍不高。首先，對缺乏辦公室隊伍建設的明確規劃，普遍未將辦公室隊伍建設納入學校的工作規劃中。其次，對存量辦公室行政人員的培訓不足，缺少定期的職業技能培訓，導致部分辦公室行政人員面對新問題缺乏足夠的應對能力。最后，沒有形成科學合理的隊伍建設機制，體現為績效考核及激勵機制不完善等。

二、院系辦公室隊伍建設措施

根據人力資源管理理論，人力資源管理包含招聘與配置、培訓與開發、績效管理、薪酬福利管理等模塊。本文擬結合人力資源管理理論，從上述模塊分析如何加強院系辦公室隊伍建設，并提出可行的隊伍建設措施。

（一）嚴把招聘質量，從源頭提高辦公室隊伍質量。首先要做好招聘建設，從源頭抓好隊伍質量。根據院系辦公室崗位的需求，科學合理地甄選和錄用合適的優秀人才補充到辦公室隊伍中，并將其配置到合適的崗位上，才能使辦公室隊伍的整體素質日益提高。

1.提高招聘的針對性。人們普遍認為，院系辦公室工作專業性不強，只需要具備一定的學歷就可以做好，因此在招聘過程中往往只關注應聘者的學歷、思想政治素質和基本的辦公技能，卻忽略了應聘者的專業背景。然而理工科院系的部分崗位，如教學管理崗位、科研管理崗位、實驗室管理崗位等，如果不具備與院系專業相符合的學歷背景，很難有效開展工作。如教學管理崗位的行政人員，如果不具備相應的專業背景，其在協助學院領導安排課程時，將難理解不同課程之間的銜接關系。此外，部分崗位具有較強的專業性，如人力資源管理崗位需要較強的人力資源專業知識和背景。招聘具有人力資源專業背景的人員從事院系人力資源管理，發揮其專業優勢，協助學院領導科學地進行師資規劃，制定合理的薪酬體系和考核制度等，從而提高院系人力資源管理的科學性和專業性。因此，在辦公室行政人員的招聘過程中，除了對應聘者綜合素質的關注外，也應盡可能地招聘具有相關專業背景的人員，充分發揮其專業優勢，使各崗位的工作更具專業性。

2.招聘的過程中要考察應聘者的學習能力。高校院系辦公室的工作雖然具有較強的規律性，但并不是一成不變的，隨著社會和高等教育的發展，高校院系辦公室行政人員面臨著各種新的問題和挑戰。如隨著自媒體的快速發展，院系的宣傳工作重心必然要從傳統的官網宣傳轉為官網宣傳與自媒體宣傳相結合，這就要求宣傳干事盡快掌握自媒體傳播的規律等新技能。因此在招聘過程中，應盡可能選擇學習能力強的人員，才能保障其在面臨新問題時能積極主動地學習新的技能、新的方法，從而較好地解決遇到的新問題。

3.招聘過程中應考察應聘者的職業穩定性。高校院系行政辦公室需要一支穩定的管理隊伍，因此在招聘過程中應考察應聘者的職業穩定性，綜合考察其對職業的期待、個人發展需求、家庭等因素以確定其是否能在一定的時期內在崗位中穩定工作。

（二）加強培訓與開發，提升隊伍素質。加強辦公室隊伍建設，除了從源頭嚴把質量關、入門關外，還需要重視人員的在崗培訓，通過科學高效的培訓充分發掘辦公室隊伍的潛力，提高辦公室隊伍的工作能力。

1.根據人員所處的不同階段，培訓內容也應具有針對性。對于新進人員，首先，應盡快進行入職培訓，使其盡快了解和熟悉學校的各項規定和政策。只有熟悉學校的各項政策才能保障各項工作的順利開展，完成好本職工作。在此基礎上，只有對各項規定和政策非常熟悉，才能更宏觀地思考問題，從而開創性地提出更好的工作方式方法。其次，要進行校情尤其是院情的培訓。一方面，學院發展的不同階段對辦公室工作人員的要求也不同；另一方面，不同學院的學科不同，對新進員工進行相應的學科情況介紹能使其對學院的學科特點有更好的了解。對于在崗多年的老員工，則要重視繼續教育，定期進行職業技能的培訓，使其不斷更新知識和技能，從而應對各種新情況和新要求。

2.除了入職培訓和技能培訓外，溝通與協調、應急事件處置等綜合素質的提升也應作為培訓的內容之一。溝通協調是院系辦公室工作人員的重要工作內容，他們不僅要與學校機關部處溝通，為學院爭取利益，還需要與師生溝通傳達學校及學院的政策、解答疑惑等，因此應當將溝通協調能力的培訓納入培訓內容。此外，辦公室行政人員直接面對師生，處理與教師、學生利益相關的各類事務，因此在工作中也常常處在各類矛盾的第一線，直接面對各類突發事件。在應對突發事件時應如何處理才能避免矛盾升級，如何處理才能在學校政策允許的范圍內滿足各方的需求，也是辦公室行政人員應當學習的重要技能。

3.鼓勵辦公室行政人員考取相應的職業技能證書。高校可通過報銷培訓費用及考試費用等方式，鼓勵辦公室行政人員積極參加各類職業技能培訓，考取相應的資格證書，通過以考促學的手段，提升辦公室行政人員的技能。同時考取的各類職業技能證書也可作為辦公室行政人員未來發展的基礎。

4.通過內部輪崗制度實現對員工的有效培訓。輪崗制度在各大型企業中已經實行多年，并且已經被證明是有效的人才培養制度。但在高校院系辦公室中較少實行輪崗制度。本文所指輪崗制度是指在院系內部不同辦公室之間實行人員的輪崗，定期調整工作崗位和工作內容。通過輪崗制度，一方面，可以緩解辦公室行政人員的職業倦怠。長期在同一崗位工作，尤其長期從事大量基礎的事務性工作，不可避免地出現職業倦怠，在工作中難以提起興致，甚至產生厭倦的心理，從而工作投入力度和工作效率降低。通過輪崗制度，使辦公室工作人員定期有機會調整新的工作崗位，從事新的工作內容，從而在新的崗位上再次煥發工作熱情，激發工作積極性和主動性；另一方面，輪崗制度也將有效地鍛煉員工的綜合能力和綜合素質。不同的工作崗位對行政人員的素質和要求是不同的，如黨政綜合辦公室的行政人員要求有較強的協調能力和應急處理能力，宣傳辦公室的行政人員則要求有較強的文字能力。在不同崗位經過歷練的行政人員，有機會學習更多崗位的知識和技能，從而提高綜合素質，使其成為工作的“多面手”。

（三）建立科學合理的績效考核方式。科學合理的績效考核方式，能更科學、客觀地對辦公室行政人員進行績效考核評估。目前高校對專業教師的考核已建立較為科學合理的績效考核評價方式，尤其是建立了合理的量化指標體系，使考核結果客觀合理。但是對辦公室行政人員的績效考核還缺乏一套科學合理的考核評價方式。如年度考核通常由被考核的辦公室行政人員提交年度總結報告或進行PPT述職，由考核小組根據述職情況進行主觀評價。此考核方式受到不同工作崗位特點的影響、被考核人凝練工作業績的能力及口頭表達能力、考核小組成員的個人主觀感受等多方面的影響，難免出現考核結果不完全合理的情況。

對此，筆者建議應建立科學合理的績效考核體系，對辦公室行政人員進行全面考察。在考核小組成員的構成方面，應包含與辦公室行政人員產生業務聯系的各類人員，即除了學院主管領導外，還應將教師代表和學生代表，學校聯系機關部處代表等作為考核小組成員。考核內容方面，應綜合考察職業道德、工作態度、業務能力、工作表現與業績、服務對象評價等內容，重點考核工作實績。在考核結果運用方面，合理發揮獎懲性評價的激勵與約束作用，對于考核結果優良的人員，應在績效、晉升等方面予以優先考慮；對于考核結果較差的人員，也應有一定的懲罰措施，真正形成推動辦公室行政人員發展的長效機制。

（四）用好薪酬管理等激勵制度。人力資源管理理論指出，各種有效的激勵措施將有助于激發員工的積極性和主動性，并使員工能在工作中長期保持高昂的情緒和持續的積極狀態，最大程度地發揮主觀能動性。因此，在加強辦公室隊伍建設的過程中，有效的激勵措施將發揮重要作用。筆者認為，激勵措施應包含物質激勵和精神激勵兩個方面。

1.物質激勵主要指薪酬激勵，這是最直接有效的激勵措施之一。首先，應適當提高辦公室行政人員的薪酬水平。當前高校院系辦公室行政人員的薪酬無論是與專業教師相比，還是與公務員、事業單位員工相比，都沒有優勢，既難以吸引優秀的人才加入辦公室行政人員隊伍，也難以對現存的行政人員起到較大的激勵作用。因此，參照公務員或事業單位行政管理人員的薪酬水平，逐步提高院系辦公室行政人員的薪酬，不僅有助于吸引更多的優秀人員加入辦公室隊伍，也有助于增強存量辦公室行政人員的崗位黏性和穩定性。其次，應建立有層次的薪酬激勵，即在提高辦公室行政人員總體薪酬水平的基礎上，對表現優異的行政人員給予更高的績效獎勵。一方面，充分肯定了先進員工，激勵其繼續追求卓越；另一方面，也激勵表現相對普通的行政人員，在未來通過更加高效的工作來提高個人績效獎勵。

2.精神激勵方面，要重視增強院系辦公室行政人員的職業榮譽感和成就感。在高校中，教學與科研是高校的中心工作，因此教師及科研人員往往受到各方面的重視。思政教師作為學校培養后備干部的隊伍，也普遍具有完善的激勵制度。而院系辦公室行政人員往往處于學校的基層，再加上工作中包含大量的事務性、重復性工作，很難形成亮點，因此難以從工作中獲得足夠的榮譽感和成就感。工作榮譽感和成就感的長期缺失，將會導致辦公室行政人員的工作投入度降低、持續學習提升的動力不足。因此，無論從學校層面還是學院層面，都應充分肯定院系辦公室工作的重要性，使院系辦公室行政人員增加對崗位的認同感和自豪感。同時，建立針對院系辦公室行政人員的各類評獎評優，對在工作中表現優異的行政人員給予鼓勵和肯定。

（五）為院系辦公室行政人員提供發展渠道。一方面，由于管理崗位數量有限，院系辦公室行政人員的晉升機會較少，只有少數人員能晉升到管理崗位，大部分辦公室行政人員將長期在基礎崗位工作；另一方面，當下各一線城市高校普遍進行行政人員用人制度改革，即采用勞動聘用、項目聘用等方式招聘行政人員。而此類人員在轉入事業編制前無法進行職員職級的晉升。

如何在不增加管理崗位及事業編制的前提下，為行政人員提供發展渠道就變得尤為重要。筆者建議，首先，為辦公室行政人員盡可能提供職稱職級的晉升渠道，并將職稱職級的晉升與薪酬福利待遇的提高相掛鉤。其次，應逐步考慮將非事業編制的行政人員也納入職級晉升的范圍，使其獲得發展機會。最后，幫助行政人員進行專業化發展。即在管理崗位有限的前提下，行政人員在縱向無法提升發展時，鼓勵其橫向發展，通過考取證書等方式成為某一方面的專業人才，實現個人的發展。

三、結語

高校院系辦公室作為院系管理和運行的重要職能部門，為充分發揮其作用，保障各項工作的開展，必然要求建設一支穩定、高效高質的管理隊伍。結合人力資源管理理論，應通過加強招聘、培訓、考核和薪酬管理等環節加強辦公室隊伍建設。