基層水利單位檔案工作管理面臨的問題及對策

文/渭南市澗峪水庫管理中心 王振華

在檔案管理現代化水平不斷提升的當下，基層水利檔案不但符合上級管理人員對于工作決策的基本需求，也與基層檔案管理事業的可持續性發展息息相關。但是由于基層水利單位在開展檔案管理工作時仍然存在著較多的問題和隱患，且信息化和規范化水平不高，致使檔案管理工作缺乏發展潛力。

一、提升基層水利單位檔案工作信息化規范化管理水平的現實意義

（一）有利于全面促進基層水利單位相關工作的進步與發展。從本質來說，基層水利單位通過對相關規章制度的貫徹落實，在進一步推動檔案管理與單位發展經營戰略有機結合的基礎上，增強了單位整體工作效率及服務質量。同時，也為單位及時調整工作方向與工作重心提供了堅實的后盾支持，保障工作的最終效果。

（二）有利于為單位后期相關工作的開展提供依據。基層水利單位檔案管理部門工作人員在工作開展過程中，所需處理的檔案資料既涵蓋了水利工程建設過程中各個階段所留存的相關圖表及文字資料，也包括了圖像、音頻、視頻等電子資料，針對這些資料進行保存與歸檔，不但能為水利工程項目后續的質量等級評定工作提供依據，而且還從根本上保障了工程整體的規范性和安全性。

二、基層水利單位檔案工作信息化規范化管理所面臨的問題

（一）基層水利單位檔案工作的開展不完善，資料收集不合標準。通過與我國檔案管理行業整體發展水平的對比可知，絕大多數基層水利單位并沒有提高對檔案管理部門的重視程度。一方面，受單位自身工作特點的影響，各級管理人員對于檔案資料的認知并不到位，工程建設、水資源調度以及防汛防旱等部門的擴大壓縮了檔案管理部門的生存空間；另一方面，檔案管理工作并沒有形成體系，各個工作流程的開展還不夠全面，相關文件在收集整理過程中存在缺漏。

（二）基層水利單位檔案室內部未能將軟硬件設施配置齊全，信息化水平不足。1.檔案室管理存在疏漏，導致紙質檔案在管理過程中產生損毀。這是因為在部分水利單位中，檔案室僅在工作過程中起到儲存的作用，且單位并未對整體環境進行防塵、防蟲、防潮、防火等方面的處理；2.電子信息化設備配置不完善。當前，檔案信息的電子化管理已然成為其現代化發展進程中的重要一環，但是由于基層水利單位缺乏資金支持，所以在電子檔案管理中，并沒有配齊掃描儀、防磁柜等先進設備。信息化水平的不足也制約了基層水利單位檔案事業的可持續發展。

（三）基層水利單位檔案管理人員結構不合理，專業水平較低。1.基層水利單位內部受傳統管理觀念的影響較深，對檔案管理工作存在誤解，在管理人員的分配過程中，管理層也并未對人員的年齡結構進行合理化的配置，致使檔案管理部門人員年齡普遍偏大，在對相關資料盡心編研時缺乏一定的學習能力，影響檔案信息管理的規范性；2.受基層水利單位崗位限制的影響，在絕大多數單位內部并未安排專門的檔案管理人員，因此相關管理人員往往都是身兼多職，不但擾亂了檔案管理工作的正常運行秩序，并且還極大地降低了基層水利部門整體的專業性。個別單位盡管設置了相應的崗位，但是并沒有對管理人員進行統一培訓，導致工作人員在工作過程中難以實現與其他部門管理工作的有序銜接。

（四）基層水利單位缺乏現代化的檔案管理技術。近年來，隨著我國信息化水平的全面提升，各行各業都加快了自身的現代化建設進程，但是在基層水利單位的工作過程中，受其自身信息化水平較低的影響，絕大多數基層部門并未建立起與其內部水利調度及管理系統相配套的綜合檔案管理系統，再加之管理人員自身專業化水平不足，在對檔案信息進行收集時并未實現對電子信息的整理，因此導致檔案資源并未與單位的實際工作進程同步，存在一定的滯后。在此基礎上，由于基層水利單位檔案管理部門并沒有做到專機專用，內外網在辦公過程中共用一臺電腦，從而致使紙質檔案在電子化過程中很容易產生信息泄露或是遺失的風險。

三、基層水利單位檔案工作信息化規范化管理問題的產生根源

（一）基層水利單位領導部門對檔案管理工作缺乏嚴肅的認知。在進行日常管理工作時，單位領導并沒有意識到檔案管理的關鍵意義，因此在對財力、人力及物力資源進行統籌分析與合理配置時，習慣性地壓縮了檔案管理的發展空間，軟硬件設備購置不齊、檔案管理規章制定不完善、對檔案管理人員的監督也不到位，種種問題不但阻礙了檔案管理工作水平的提升，同時也制約了檔案資料整體價值的全面發揮。

（二）基層水利單位的經費保障存在很大的不確定性。就現階段來說，在部分基層水利單位中，并未給檔案管理部門劃分出明確的經費使用范圍，在此過程中，對專業化設備的購置與安排不能及時到位，相關人員很難保證電子檔案在存儲過程中的安全性，致使檔案管理的規范化程度被極大地降低，相關信息化、數字化業務活動也不能及時開展。

四、基層水利單位檔案工作信息化規范化管理的解決對策分析

（一）幫助上級管理部門及時轉變觀念，提高對于檔案管理的重視程度。1.增強基層水利單位對于檔案管理工作重要性的了解與認知，并通過對現階段內部檔案管理狀況的分析，制定出科學合理的規范化管理制度，保證為相關問題提供解決措施、相關環節提供流程依據的基礎上，進一步加強對水利檔案的建設與管理；2.上級管理部門需客觀看待檔案管理部門相關工作的整體質量，并針對水利工程資料的收集與編研工作制定出之相應的檔案監督管理體系。一方面，為該部門的正常運行構建出健康積極的工作環境，以幫助檔案管理人員實現對自身崗位職能的全面發揮；另一方面，在監督管理的過程中，增強檔案管理人員的職業認同感和工作責任感，從根本上實現檔案管理工作效率與質量的提升。

（二）加大對檔案管理部門軟硬件設施的投資力度。1.要求基層水利單位必須為檔案管理工作劃分出明確的經費投資范圍，在保證經費投入的公平性和透明度的基礎上，保證相關設備的購置能夠滿足檔案管理的基本需求，提升檔案信息編研的質效；2.要求檔案管理人員必須在工作過程中合理利用各類系統與設備，一方面，通過對防潮、防火等先進防治設施的有效應用，保障紙質檔案管理工作的規范性，提升安全性；另一方面，工作人員需加強對先進電子設備的利用，特別是在水利工程的建設過程中，通過對工程建設審計、工程質量、工程驗收等階段中所產生圖片、視頻、音頻等相關電子資料的統籌管理，來厘清水利工程開展的主次脈絡，并以此來實現對工程質量評定環節相關工作的支持；3.基層水利單位需廣泛面向社會招納技術性管理人才，在實現水利建設內部調度系統與檔案管理系統相統一的基礎上，在單位內部建立起完善的檔案信息查閱與共享平臺，從而提升檔案管理的信息化水平。

（三）加強檔案建設工作，提升檔案規范化管理的水平。1.基層水利部門必須加強對檔案信息資料的驗收管理。通過對檔案管理行業及水利工作相關標準的綜合考慮，來對檔案信息的完整度和細致程度進行評估，針對不能達到要求的，需勒令其進行二次信息收集，同時還要求其必須秉承著專業性、配套性以及現實性的相關原則，來實現對工程建設過程中有價值資料的全面收集，保證歷史記錄的全面性；2.檔案管理部門在對水利工程建設過程中所產生檔案信息進行整合編纂時，需遵循實效性和重點性的基本工作原則，切實掌握好工程相關資料的主次關系，避免檔案資料產生混亂，有針對性地對各個工程環節中所產生的相關問題及其配套處理措施進行歸納分類；3.在檔案規范化管理的過程中，基層水利單位還需重視對相關人員的專業化培養，一方面，進一步實現對管理部門人才組織架構的科學化配置，在縮減年齡差距的基礎上，廣泛實施老帶新的培養策略；另一方面，定期組織檔案管理人員進行學習，從根本上增強檔案管理的整體水平。

五、結語

綜上所述，要想全面提升基層水利單位檔案管理信息化和規范化水平，就要求單位內部能夠主動提高對檔案工作的重視，秉承著與時俱進的原則，在不斷貫徹落實規范化管理的基礎上，進一步加強對信息化建設手段的合理應用，并在促進軟硬件設備與檔案管理業務有機結合的同時，深入發掘檔案信息管理的內在價值，保障基層水利單位能夠對內部資源進行統籌調配，恪守規范化、公平性的基本目標，進而促進水利檔案管理事業的進一步發展。