整體觀視域下檔案數據治理體系推進探討

文/揚州大學社會發展學院 嚴皓

隨著大數據、人工智能等新興信息技術的飛速發展，檔案工作的重心也逐步轉變為對檔案數據資源的安全存儲治理，因而，檔案數據治理問題必然屬于歷史的發展問題。金波在《大數據時代檔案數據治理研究》中提到“推進多元、協同、融合為一體的檔案數據治理新機制，建立科學合理的檔案數據治理體系。”然而涉及“為什么要實現一體化管理”以及“怎樣有效融為一體治理”等相關問題時，尚未明確原因與方法。為了推動檔案數據治理體系研究的縱向發展，筆者嘗試從整體化的視角對上述問題進行的解答，并在推進檔案數據治理體系建設方面進行探索。

一、整體化視域下檔案數據治理體系建設的內涵

“檔案數據”一詞最初的概念是由我國檔案信息機構研究人員總結工作實踐經驗并結合日益新潮的大數據技術，于2008年后創造的新術語，其后隨著各類新興技術的發展與迭代，有關“檔案數據”的內涵與外延不斷得到豐富拓展和深刻研究：有的學者將檔案數據歸納為“檔案主管機構保留與收集的所有原始數據”；有的學者則認為檔案數據具體應該包括檔案目錄、內容、檔案實體等相關數字資源；還有學者通過考察國外學者關于“檔案數據”的使用環境與學科內涵意圖，指出檔案學科視角下檔案數據的合理范疇。當前學界則普遍將“檔案數據”理解為“數據化的檔案信息及具備檔案性質的數據記錄”。

檔案數據治理體系整體化發展的主要內容包括檔案部門、社會組織和公民等多元主體協同合作，依據一定的法規標準，充分利用大數據等現代信息技術，對檔案數據生成、收集、管理、存儲、利用的整個生命周期進行科學規范的全程管理，挖掘檔案數據價值，滿足社會利用需求，從而“讓檔案數據得以實現善治。”其中值得注意的是，要堅持以檔案數據的安全保管為核心，厘清能夠影響檔案數據治理的各類因素，發揮主體與客體的統籌協作，實現檔案數據高效治理的目的，豐富國家現代化治理體系理論。

二、檔案數據治理體系整體化發展的依據

檔案數據治理體系是以實現檔案數據的安全保管與業務合理開發為重要目標。目前有關檔案數據治理的研究過于追求技術化、理論化，缺乏用整體觀意識看待如何發展檔案數據治理體系。筆者認為，采用整體觀視角思考檔案數據治理內容，是避免該類型問題走向碎片化研究的一種可行性思路，主張通過協調整體與部分的關系實現多元主體共治共享，達到目的與行動的一致性。其主要依據如下：

（一）理論層面。1.哲學層面。馬克思唯物辯證法指出：世界上的所有事物均由內部各個部分有機聯系構成，因此整體是部分的有機結合，占據主要領導與統率地位，而部分不能離開整體而獨立，兩者的關系是密不可分、相互依存的。常大偉認為檔案數據治理能力的結構可以分為：數據質量管控、數據組織管理、數據開發利用、數據開放、數據處理、數據制度建設、數據的統籌規劃、數據治理保障、數據發展創新。金波則在《大數據時代檔案數據治理研究》一文中將檔案數據治理體系劃分成數據治理控制、數據整合集成、數據共享利用、數據安全保障、數據治理運行機制共五個方面。無論是前者的“九大要點”還是后者的“五個方面”，都同屬于檔案數據治理體系這一有機整體的“部分”結構，呈現包含與被包含的關系。站在檔案數據治理體系的角度，該整體具備上述“部分”在彼此獨立狀態下所缺乏的整體性特征，因此統領制約“部分”的所有內容，與此同時，整個有機整體也不能輕視任意上述“部分”的作用。總之，為了實現整體功能效果大于部分之和的理性效果，必須要求重視體系內部每個“部分”的功能，利用部分功能的完善與改進，推動整體的優化發展。2.數據管理層面。數字管護理論認為“數字資料全生命周期中，以數字資料的復用、共享和增值為目標，各利益主體包括數字資料生產者、管理者、消費者和其相關人員主動介入對數字資料進行的管理活動。”該理論深刻闡釋了檔案數據在誕生到最終保存管理及利用的整個運動過程中所受到的影響。因此，為了保障檔案數據治理體系的運行，必須認識整體與部分的聯系，要求檔案數據治理體系中的“部分”嚴格遵循整個數據生命周期，確保檔案數據從形成到永久保存或消除整個過程的高效治理，從始至終完成對數據的全面與安全控制，保障檔案數據治理體系的整體優化建設。

（二）實踐層面。國家檔案局原局長楊冬權針對檔案數據化的問題這樣回答：“檔案數據化就意味著我想利用檔案了，不要求我自己去查詢，而是資料能夠自動推送過來。”實現檔案數據治理不僅能夠保障檔案數據的內容挖掘、文本聯系以及價值分析，同時也意味著傳統檔案界從最初的“重存輕取”工作理念走向以“開發服務”為主的工作新導向。在新的時代環境下，檔案數據安全問題不單單在于技術存儲層面，還來源于其他方面。面對大量原始數據的誕生和多主體參與的復雜綜合體，新生的檔案資源權屬問題日益嚴峻；促進當前國家各檔案館（室）所保存的海量館藏的數據化，如何做到人力的安排以及轉入過程中保障數據傳輸的完整性與安全性。互聯網攻擊頻繁和私人信息泄密日益嚴重的當下，如何保障檔案主管部門或機構對旗下所保存的檔案數據進行安全維護防止檔案數據的盜竊；面對突發危機事件，如何保障檔案數據安全保存和合理備份、是否有明確的應急處理流程等。因此，為了切實保證檔案數據的安全，確保檔案數據治理體系發揮整體有效作用，需要政策、法規、技術、人力等各“部分”的統籌協助，才能最終實現檔案數據的“高枕無憂”。

三、整體化視域下檔案數據治理體系建立的闡釋

檔案治理屬于國家治理內容，在技術先行、數據為王的時代，檔案治理的核心業務在于檔案數據的安全管理與治理，在檔案數據治理體系內，多元共治的理念是其最主要的特征或標志，強調檔案管理部門、社會機構和公共組織合作協同，這就要求該體系正確處理全局與局部、當下與未來、發展與靜止之間的關系。

（一）檔案數據治理體系整體化發展強調體系內部的有機協調。檔案數據作為重要的國家或社會數據資源，對其妥善的保管與管理顯得尤為重要。面對因社會實踐活動不斷積累的碎片化與細顆粒化明顯的檔案數據，傳統的實物資源治理方式明顯不能符合預期的要求。同時，為了實現數據的質量篩選、資源整合組織、分享共建以及風險預測防范等目的，不僅當前檔案數據治理體系需要將上述情況考慮在內，保障體系的全局狀態與改變不會對體系內部各局部功能造成直接影響或風險，而局部的功能領域也同時反作用于全局。只有正確厘清全局與局部的各自特征與作用，兩者統籌協調、共同發展，才能確保整個體系的安全長久運作。

（二）檔案數據治理體系整體化發展要著眼未來。檔案數據治理體系的整體化要求決策領導層與技術管理層在實施檔案數據治理時要摒棄短視行為，所做決策要注重可持續利用，而不是被動地根據實際情況做出沒有戰略規劃的決策。例如，我國各級國家綜合檔案館的館藏數量正在迅速增加，其中館藏檔案達到75051.1萬卷、件，照片檔案2056.0萬張，館藏電子檔案127.7萬GB，館藏檔案數字化副本1556.4萬GB。在對上述檔案資源進行數據化的過程中，包括檔案數據的生成、組織收集、存儲管理以及分享利用等操作均需要保持嚴格的規范執行，以保證后續可以科學地分享利用，為推動檔案數據治理體系的規范化和標準化，檔案治理的多元主體在商討和建立體系規則時應該充分考慮技術迭代、格式規范、項目精準等外在變動影響因素，建立規范的元數據標準、數據描述方式等操作協議，保障現有的數據化檔案資料即使在未來某一階段也能順利被相關使用者利用，而不至于造成識別困難或無法破譯的窘境。

（三）檔案數據治理體系是動態的而非靜止。檔案數據治理體系中其核心或者基礎單位就是檔案數據，其不僅具備檔案的原始記錄性、歷史性、社會性等固有特性以外，還具有廣源性、共生與互生性、累積性、擴展性與易算性等新特征。因此與實物館藏管理和數字化檔案資源管理相比，數據時代檔案數據資源管理更易遇到問題與挑戰。針對問題與挑戰的動態化，檔案數據主管單位應及時對檔案數據治理體系進行適用性判斷，及時調整與補充新的內容與政策，以滿足新環境的變化要求。

四、整體化視域下檔案數據治理體系建設的推進策略

（一）樹立整體觀，提升整體化管理意識。整體化檔案數據治理打破傳統的檔案管理模式，在檔案數據的運行管理過程作為整體進行研究與治理，最大程度上保障檔案數據免遭各種風險因素的破壞，因而關注的不再是局部問題或者單個影響的解決。由此，僅憑上文提到的“九大要點”或“五個方面”策略已經不能滿足當前檔案數據的安全治理需求，為了提升檔案數據安全的保障體系的持續化發展能力，應該站在宏觀的角度去思考檔案數據治理的整體環節，運用整合的方法解決當前問題。

基于“整體能力大于局部能力之和”的思想，整體化發展檔案數據治理體系注重的是體系運作的最優化，而不是某個局部環節或操作對檔案數據治理的影響。在治理主體方面應該具備多元中心的特征，突出檔案部門與社會機構的共治理念；在治理手段上，則應不拘泥于單一化，而是趨于多樣化；在治理內容上，不僅要考慮檔案數據的安全保管和合理開發，更要保障檔案數據保存硬件或設備的風險防范與應急管理，綜上，管理內容應確保檔案數據治理體系的建設整體性與全面性。

（二）補缺短板，重視體系內各部分作用。從事物的構成因素可以看到其并非簡單的部分機械組織，而是處于較為完整的有機聯合狀態。在檔案數據治理體系中，法律法規、管理組織、檔案數據環境設施、治理防范技術、人員能力等因素的關系是相互聯系影響的，他們作為構成檔案數據體系的局部從各個不同層面對整體施加影響。短板理論認為：“一只木桶可以裝多少水，取決于木桶上最短的那塊板。”“短板”就是主要矛盾。鑒于相關數據應用技術發展較為成熟，目前檔案數據治理體系建設中尚不明確的部分要屬后續的監管工作，由誰主導監管，怎樣監管，合適的評價監管體系建立等問題還在討論研究中。因此，在整體推動檔案數據治理體系的過程中一定要控制好內部“短板”因素，否則這些“短板”就會致使整個檔案數據治理體系處于非穩定狀態，存在安全隱患。此外有關日常檔案館的數據治理“短板”，主管數據治理的人員要注重體系中各個環節的漏洞檢測與風險預防，對可能的風險因素進行預先評估，建立合理的風險防御機制，保障檔案數據的安全保存和開發分享。

（三）統籌兼顧，協調發展。具體可見如下三個層面：1.宏觀生態層，依照當前檔案數據生態的現狀，開展合理的檔案數據相關戰略治理，構建完善的數據治理框架，培養具有可持續性發展的檔案數據生態系統。其中最為重要的就是檔案數據制度與標準建設。前者能夠確保檔案數據有法可依，后者量化數據資源建設要素，優化數據結構，兩者同時并進，在夯實檔案數據治理生態環境的基礎上，確保整個體系的健康高效發展。2.中觀執行層，一方面，考慮到檔案數據治理復雜性的特征，為了實現檔案數據治理運行機制的深度發展與運行，檔案數據的主管單位應該建立以檔案部門為核心，多種社會機構共同參與的多元主體管理制度，管理理念從被動地接受整理轉變為主動開發服務；另一方面，具體的執行離不開人的參與，在確立了多主體協調、多方式多手段融合的新型管理運行機制下，提升每一位參與檔案數據治理體系人員的工作能力。據調查顯示，當前檔案工作人員信息素養不高，難以掌握數據挖掘與信息管理能力。為了解決上述現象，不僅要在高校中注重檔案數據治理方面人才的培養，同時對現存的檔案工作人員要開展定期的職業能力培訓，提高數據處理能力。3.微觀數據技術層，為了實現檔案數據治理的善治，要強化檔案數據技術的深度拓展，技術是基礎也是推動檔案數據治理理念創新的動力，在檔案數據運轉生命周期中，數據技術應用主要集中在檔案數據采集、處理、存儲、組織、利用等單元，具體包括：數據憑證可以參考區塊鏈技術的應用、數據轉換處理可以借用光學識別（OCR）或者語音識別（ASR）、數據結構挖掘借助語義網或語義挖掘技術等。推動檔案數據處理技術與檔案數據治理體系的融合，保障檔案數據治理順利運行，實現檔案數據服務多樣化與個性化，滿足社會大眾對檔案數據利用的需要。