ERP存貨管理系統與企業財務核算相結合運用— 以×××公司為例

陸崇媛 柳州六和方盛機械有限公司

引言

目前，制造企業的庫存管理還存在一些問題和不足。只有轉變觀念，學習先進的庫存管理方法，加強庫存管理各個內控環節的細化實施，不斷開展庫存管理人員的專業素質培訓，能否提高制造業企業的整體資產運營效率和資金占用水平。

×××公司作為一家汽車零配件生產企業，主要生產產品包括汽車零部件總成（含乘用車車身鈑金件、前/后懸置和擺臂懸掛件）、汽車用容器總成（燃油箱、貯氣筒）等，目前的主要客戶有：東風柳汽，上汽通用五菱，北汽株洲，廣汽日野等等，現已達到年產值近10億元，職工人數近千人以上的中型企業。由于承接產品車型種類、狀態繁多，其存貨具有數量大、品種多的特點，對于手工記賬存在單據多，工作量大，核算時間冗長，且準確率低等諸多弊端。而存貨作為制造業企業最重要的流動資產，對企業生產經營過程的持續穩定至關重要。存貨管控質量的好壞直接影響企業的資產運作效率、資金占用水平以及企業的運營狀況。依托ERP對存貨的管控，大大提高了存貨管理質量，以及財務核算的準確性。

×××公司從成立之處就開始致力于建立完善存貨管理信息化系統，特別是將存貨管理與財務核算相融合的一體化信息系統。2005年開始建立了存貨管理系統，實現計算機平臺賬務處理，減少由于人為因素導致的數據錯誤，以及數據不能完整銜接的弊端。2014年產成品升級管理，引進了掃描槍掃描等現代管理工具。2020年公司存貨ERP系統全面升級，除了原材料鋼材相關憑證延用維持人工做賬方式，其他零配件及產成品實現了掃碼管控的全覆蓋，不斷提升存貨管理的標準化、自動化和信息化水平，使企業的存貨管理工作得到跨越式上升。

一、采購管理

以生產計劃為主線，以技術BOM表為指引，以銷定產，建立供應商協同模塊。

（一）通過BOM表拉動生產，指引采購計劃

采購作為生產的第一環節，對于采購的管理尤為重要，采購過量容易導致庫存積壓增加資金占用成本，采購不足又使庫存短缺，容易導致企業停工缺料，面臨無法滿足主機廠需求的交付風險，從而導致主機廠對企業產生信任危機，連帶承擔相應的經濟損失。我們采用ERP系統管理后，要求各部門做到無BOM不生產，不采購。將主機廠生產計劃通過產品BOM表消耗配比計算轉出各類物料的需求計劃，提高物料采購計劃的準確性。通過掃描物料倉儲部門不僅可以通過在線看板卡查看實時入庫出庫明細，還可以通過看板卡流轉時長查看存貨的周轉以及倉庫庫存積壓，設定庫存預警，及時通知采購部門下達采購計劃，對于關鍵零部件需求我們盡量實現本地化采購，僅預留一天庫存，減少庫存壓力、場地及資金占用。

（二）整合供應商資源，建立供應商協同模塊

建立適合×××公司的供應商管理標準，優先考慮與管理體系規范健全的供應商長期戰略合作，開發本地化供應商，通過整合供應商資源，減少供應商數量，增強上下游業務之間的集中度和緊密性，為此公司開發了供應商協同管理模塊，建立企業外部上下游之間信息的傳遞與共享。供應商登錄網頁即可查詢訂單計劃，訂單數量，按照已維護好的產品圖號名稱信息打印裝箱碼，隨同貨框粘貼，公司驗收人員掃描裝箱碼辦理入庫。

（三）采購發票與采購合同價格自動匹配，核銷暫估

采購人員導入采購合同，按照系統自動生成的供應商采購入庫數量，形成開票通知單，供應商據此開票，系統自動核銷存貨暫估數量。采購部門可通過系統比對合同和往年采購價格，為與供應商價格談判，制定當期采購價格提供參考。通過系統自動管理、匹配，可精確輸出供應商歷年價格對比表等需求數據，有助于財務部門開展報價、核價、定價工作。

二、生產管理

作為整個存貨管理的重要環節，直接影響存貨收發存賬實相符。

（一）培訓相關人員實操，增強責任心，推進獎懲機制

新系統投入使用之前，按照每個站點布置掃描窗口，編制掃描操作流程圖，并對相應操作人員進行專項培訓和實操訓練。要求操作人員熟練操作技能、嚴格遵照流程標準，減少人為操作失誤。增強員工責任心，每月末截止，對存貨實際庫存數盤點，保證賬實相符。積極推進獎懲激勵機制，由第三方部門TPS局參與考核監督，每月不定期對實物抽查，按準確率高低偏差率對相關人員實施獎懲，大大提高了賬實相符準確率。為避免相關責任人片面追求庫存周轉效率的提升而忽視庫存不足及交付不及時給企業經營帶來的影響，公司還設定交付率和缺貨率等績效指標作為考核標準。

（二）根據不同業務模式，設計相應掃描窗口

按照公司不同業務模式，分設不同掃描窗口，如車間生產領料窗口，委外加工物資發出窗口，發出商品調撥窗口，自制成品入庫窗口，報廢退貨登記等等各相應的模塊切換窗口，滿足業務和財務核算的各項需求。

三、銷售管理

以金稅開票系統數據為基礎，協同主機廠開票通知單模塊，核銷發出商品數量。

責任人檢驗合格完工下線產品，投至看板卡，發貨員在接收銷售訂單時，掃描客戶名稱，看板卡信息出庫，以及通過掃描車輛信息，還可計算物流趟數與物流公司結算運費等等。銷售部門對發出商品回單掃描確認，通過主機廠開票通知單對比我公司存貨系統發出商品明細賬，與客戶對接數據，確認未開票結算數量，系統自動核銷發出商品在途數量。

四、財務管理

以存貨收發存數據為基準，搭建數據之間的鉤稽關系，建立財務核算各相應報表體系。

（一）物資流轉，成品銷售環節規范業務流程

對于汽車零配件生產企業，鋼材是最大的原材料，相關的原材料流轉，涉及鋼材下料，調撥，發出委外加工，沖壓焊接車間生產領料等。根據業務模塊分別設計相應的業務窗口，如鋼材領料單，委外加工領料單，倉庫物資領料單，發出商品調撥單，為財務人員期末核算歸集生產成本、制造費用、研發費用等，實現了數據的緊密聯系。成品完工入庫，相關業務人員掃描回單確認，生成銷售商品發出明細賬。

（二）在制品BOM表拉動生產，消耗減數，形成完整閉環

我們公司推行的“無BOM不生產”原則，要求生產部門下發排產計劃前，技術部門人員需先導入BOM表。生產計劃下達后，技術部門提供并維護生產BOM表導入系統，通過BOM表拉動生產，從而推動原材料的采購生產領用完工入庫及發出商品。系統通過拆分BOM層級及耗用配比，按生產投料完工及產成品消耗轉出，結轉車間在制品，形成完整閉環。

（三）財務期末核算，搭建數據鉤稽關系，生成核算報表

在ERP系統的支持下，系統中存儲了大量的數據信息，完整的數據鏈為財務報表核算取數提供了基礎。通過ERP系統，財務部門實時查詢采購、生產、銷售、庫存各個環節詳細數據，對企業產、供、銷鏈條進行成本核算，財務人員通過成本歸集，還可以與預算進行比較，及時調整控制成本費用，使財務控制與財務監督更有效。財務報表是財務分析的基礎，在存貨ERP管理系統里面我們基于完整的數據庫輸出了許多與財務核算報表相關的各種核算報表與管理報表，如暫估入庫明細表、生產成本-領用材料分配匯總表、發出商品銷售明細賬、采購發票與銷售發票價格對比表等等各種報表，為財務分析提供數據支持，為生產經營決策，投資決策提供可靠的財務數據。除了依賴ERP系統的數據，財務部門還要求各部門打印紙質領、退料，出、入庫各環節的單據以及庫存盤點表等單據移交相關經辦責任人簽字留存，財務人員對庫存盤點結果進行抽查核對等等，保證系統數據與實物賬實相符。

結語

接下來，我公司致力于建立更加完善全面的存貨財務ERP系統，包括產品成本報價、核價、定價模塊；建立金稅開票軟件、存貨管理系統、用友財務軟件3個系統數據之間的傳遞連接等等。以業務為導向，將業務和財務核算相融合建立適合本企業管理的存貨ERP系統。通過不斷掌握生產管理知識及倉儲物流理論，提高員工職業素養，提升公司整體的存貨管理水平。通過推動實施科學合理的存貨管理方法，優化存貨管理結構，減少庫存積壓，降低存貨資金占用，控制成本，提高利潤，最終實現本企業整體經濟效益的提升。