高校辦公室行政管理精細化創新路徑探究

文/朱湉湉

高校辦公室負責學校內的大小事情，各個方面的事務都可能與高校辦公室產生關聯，因此，高校辦公室的作用十分重要，是學校正常運行的基礎保障。如果高校辦公室工作效率低下，那就直接影響到其他部門的相關工作，甚至對學校的發展產生負面的影響。而精細化管理則是一種更加科學有效的管理模式，可以有效地協調各方工作，使專人負專責，從而推動高校辦公室的高效運行，為授課教師和在校學生提供更好的服務。精細化管理最早來自科學管理之父泰勒，本是用在企業當中的一種管理模式，但由于作用顯著也被運用到其他組織機構中，在高校辦公室的工作中應用精細化管理，可使高校辦公室的每一個工作人員都把工作做到位，并及時地發現和解決問題[1]。

一、精細化管理概述

精細化管理既是一種理念，也是一種文化，它是社會分工愈加細化形式的發展產物。現代社會生活和工作節奏較高，如果一方脫節或慢了下來，將會造成連鎖反應，導致整個工作環節無法順利打通。精細化管理不僅對管理者提出了新的要求，更是對員工提出了一種新的方法，在精細化管理模式下，工作職責將更加地明確具體，而且工作要做到位、盡到責，當日的工作不要拖延，遇到問題要及時處理。高校如果想要做大做強，高校辦公室工作如果想要發生質的概念，就必須建立起精細化管理的制度，讓每個人都遵照制度和準則行事，激發每個人的斗志和動力，營造出競爭環境，推動工作的順利開展。精細化管理不光強調落實和執行，更強調以人為本的管理理念，充分挖掘出每個人的潛質，使其能夠從事與自身能力相符合的工作，并使員工感受到工作的樂趣，從而在工作當中實現個人價值[2]。

二、高校辦公室行政管理職責

高校辦公室承擔著十分繁重的工作，工作內容綜合性較強，需要協調學校內的各個部門，為教師和學生提供服務，并且要把教師和學生的意見收集起來，上報給上級領導。上級領導下達的情況也要由高校辦公室傳達給教師和學生，在高校與企業或其他高校進行合作時，高校辦公室也要進行合作的籌備工作。高校辦公室也是一個綜合性的服務機構，學校當中的衛生安全、餐飲服務等工作也要由高校辦公室管理。所以，高校辦公室的工作十分繁雜細碎，任何一個環節出現了問題，都會妨礙高校的正常運行，甚至會給高校造成損失。這就要求高校辦公室工作人員要具有強烈的責任感，并具備較高的工作素質，否則，工作就會陷入一種混亂低效的狀態當中。

三、高校辦公室行政管理精細化創新路徑

（一）加強辦公室行政人員的思想觀念教育

思想觀念對行為起著指導作用，如果工作人員沒有形成正確的思想觀念，那工作態度也就不會端正，從而影響到工作的正常開展。高校辦公室行政人員只有具備高度的責任心，才能將全部的精力投入到工作當中，為工作的精益求精而不斷努力，部分工作人員過度看重報酬，并沒有將工作與實現個人價值聯系起來，導致自己在工作當中患得患失，工作狀態也十分不穩定，而真正熱愛工作的人首先會把工作當成自己的事業，而且會自發地努力和奮斗，且非常享受整個工作過程。因此，要實現高校辦公室行政管理精細化運作，首先，要加強對工作人員思想觀念的教育，使其敢于為自己的工作負責，并選拔出優秀的員工，發揮帶頭示范的作用，激勵其他工作人員向優秀員工學習。其次，高校辦公室可以不定時地開展思想教育活動，邀請社會上的管理專家來為辦公室工作人員講課，讓他們了解更多的工作方法，接受更多先進的管理思想，從而轉變自身的思想觀念，朝著精細化管理的目標邁進[3]。

（二）健全辦公室行政人員管理規章制度

計劃可以設想得很好，但在執行過程中往往會遇到很多問題，或因為自身的懶惰心理而不斷拖延，導致執行工作還沒有開始就已經結束。很多人都認識不到拖延的危害，而拖延的本質就是逃避責任，高效率的執行力則需要付出更多的努力和辛苦，同時要具備一定的使命感，才能勇于競爭、堅持不懈，確保相關工作保質保量地完成。這份工作也并不是一帆風順，工作人員會經常感到挫敗和枯燥，一旦陷入到厭煩的情緒當中，思想和行為都會發生改變，工作勁頭也會下降。所以，高校辦公室有必要健全相關的規章制度，讓工作人員受到規章制度的約束，爭取做到當日事當日畢，并在制度的激勵下，用心地克服工作中的各種困難和情緒，不斷優化工作中的細節，這也是精細化管理的重要一環。與此同時，在規章制度中也要落實個人責任，權利和責任要足夠透明公開，避免同事間的相互推諉，否則辦公室內將會形成不良的工作氛圍。對于工作人員的問題要及時了解和解決，消除團隊當中的消極情緒，并且要建立起激勵機制，讓優秀的工作人員能夠得到應有的獎勵，而差勁的工作人員也要受到應有的懲罰。

（三）優化辦公室行政人員的工作流程

高校辦公室要與多個部門展開互動，從而將各部門團結起來，但在實際工作當中，工作人員無法有效協調部門，個別部門的工作進度十分緩慢。因此，有必要優化工作流程，讓精細化管理滲透到每一個工作環節當中，實現效率和質量的提高。同時也要本著精細化管理理念，精簡工作流程，減少不必要的煩瑣環節，引進先進信息技術，利用信息技術賦能行政管理工作，使其能夠更加高效地開展。高校辦公室行政管理工作需要行政人員具有一定的耐心，否則就很容易在工作中出現失誤。但人的精力較為有限，無法要求辦公室行政人員的注意力時刻保持集中，而精細化管理則可以在確保完成規定任務的前提下，提升行政人員的工作效率，使其有時間整理自身的情緒和精力，放松自己的心情，從而使行政人員的工作與生活更加平衡，并減少工作中的各種失誤情況。

（四）督促辦公室行政人員以結果為導向

以結果為導向是開展精細化管理的重要思路，如果工作人員勤勤懇懇卻得不到任何有價值的成果，那他的工作必定出現問題。以結果為導向應貫穿于整個工作環節當中，先要實施目標的設定，當高校辦公室工作人員接到任務時，不可能毫無思考的就去執行，而是先在頭腦中想好一個領導想要達到的效果和目標，之后的工作要以這個目標為基準去努力，這樣工作才會更有針對性和方向性。在制定好目標后，就要形成清晰的工作思路，并按照思路一步步地去執行，綜合各方面的因素提前做好方案，從而為后續工作的展開奠定基礎。實施過程最為重要，因為它直接影響到結果的好壞，此外，工作開展應該主動推進，而不應等到領導來問責，并且要勇于擔當、勇于探索，把握住工作的核心，采用高效有序的方法推動工作持續進行下去。在完成之后還要對結果進行檢驗，確保結果符合預期的目標和效果，對于不足之處要加以改正和提升，這樣工作才會越做越好。高校辦公室也要樹立起以結果為導向的辦公理念，切實檢查每一位工作人員的工作成果，督促工作人員在工作當中不斷地進行提升。

（五）提升辦公室行政人員的工作素質

管理學就是對人的管理，如果工作人員的主觀能動性不強，工作能力和工作素質較差，那管理必定會出現問題，尤其是如今高校辦公室的工作越來越復雜，許多崗位都必須由專業人士來負責。因此，高校辦公室應著力提升工作人員的素質，及時招聘專業人才，并對已有工作人員進行培訓提升，優化工作隊伍結構，使能者上、弱者下，在團隊當中形成競爭氛圍。在精細化管理視角下，高校辦公室也應以人為本，切實為工作人員的工作提供必要的資源支持，并大力傾斜培訓資源，讓工作人員的工作能力得到提升，并在工作過程中積累了豐富的經驗，使每個人都能充分發揮出自身的價值。

（六）落實辦公室行政人員的激勵措施

在當前就業形勢日趨嚴峻的今天，高校成為許多優秀人才的首選，很多高校也都為教師制定了專門的培養計劃。盡管高校辦公室行政工作較為基礎，但工作卻十分重要，它是高校正常運轉的必不可少的組成部分，對于任何工作崗位而言，激勵都是促使員工努力工作的強大動力之一，高校辦公室行政人員的工作效率不高，部分原因就在于高校沒有給出實際的激勵機制。因此，高校也應制定和落實相關的激勵機制，給工作人員實際的獎勵和激勵，使其能夠看到未來的發展空間。精細化管理要求將工作內容細化，使專人負責專門的工作，既然工作職責已經很明確了，那么相對應的激勵制度就可以較為快速容易的建立起來。高校要針對行政人員的具體工作職責建立績效考核機制，對工作人員的能力、態度、效率等方面進行考核，具體考核內容可以進行實際調整，考核標準由高校辦公室內部、教師、學校領導等多方人員共同商討決定，并對其進行考核。接著針對績效考核標準給出具體的激勵制度，主要包括薪資待遇、獎金、晉升路徑、培訓名額等多方面內容，使有上進心的工作人員能夠得到應有的回報，并推動整個辦公室的高效運轉。

四、結語

當前，高校辦公室在高校日常運作當中發揮著越來越重要的作用。要抓緊行政管理工作的優化提升，在精細化管理理念的指導下，通過加強思想觀念教育、健全規章制度、優化工作流程、以結果為導向、提升工作人員素質等一系列措施，有效提高高校辦公室的工作效率和質量，使其能夠更好地為教師和學生服務，促進高校的整體向好發展。