現代人事檔案管理存在的問題及對策綜述

文/山西省疾病預防控制中心 韓冰

人事檔案是人事管理活動的重要組成部分，記錄了個人在各個方面的信息，是人才履歷和品格的直觀體現，也是單位培養選擇人才的重要依據。隨著市場經濟的飛速發展，目前在檔案的管理和事業單位中存在的問題也逐步顯現。本文對存在的問題進行分析，并提出相應的解決措施。

一、人事檔案的管理概述與作用

（一）檔案作用。在目前的人事管理活動中，人事檔案的主要作用體現在兩個方面：其一，對用人單位來說，承載著重要的個人信息，是單位了解人才最基礎的途徑。利用其中的資料可以對員工之前的思想品德、工作能力有一個全面的了解，是選擇人才的關鍵手段和工具，對培養和挖掘人才有十分重要的意義。其二，是對員工的作用，檔案有一定的真實性和可靠性，其法律性很強，是別的資料無法比較的。不管是考試、出國、就業或辦理社會保險、退休等手續，都需要檔案材料作為依據。

（二）人事檔案的概述。1.社會背景。改革開放以來，市場經濟快速發展，社會就業率持續上升，人員流動不斷升高，使單位在人事檔案的管理方面面臨各種挑戰。2.人事檔案管理的價值。對人事檔案進行管理是把單位內人才的檔案加以收集、分類、查閱以及使用等多種管理活動，若沒有專業的人管控檔案，容易造成“棄檔不用”和“無頭檔案”的狀況發生，對單位內部人才的管理十分不利，進而降低對人才的利用率，不利于單位的進步發展。

二、現代人事檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理的輕視。人事檔案管理工作在一些單位沒有受到重視，致使人們對人事檔案的管理認識不夠。很多人將此工作誤認為是年復一年的檔案保管，是沒有任何技術的事務性工作。長此以往，單位內部工作人員和檔案管理人員會認為人事檔案管理工作不重要，只需保管好，不遺漏、不泄密、可查檔就好。

（二）人事檔案的所有權問題。檔案所有權問題是長期以來爭執不休的問題，是人事檔案管理過程中最緊要且基本的問題。對此問題，有人認為應屬于個人，有人認為應該屬于事業單位，也有人認為應該屬于人才交流中心。導致此類問題的主要原因是在法律上沒有明確的規定，因此多數單位與個人不重視檔案。

（三）人事檔案的管理不夠專業。人事檔案的管理看起來十分輕松，實際上是十分單調乏味同時連續性很強的工作。因此，需要管理人員具備專業的素養與合格的專業技能，在人事檔案的收集、整理、保管以及使用的過程中，不斷認識以及實踐，進而充分了解全部人事檔案工作的相關知識，提升人事檔案的質量和使用率。但是如今的現狀是有些單位對工作專業度的要求并不太高，很多從事這一工作的人員并未掌握相應的技能；有些單位人事檔案管理員往往身兼多職，比如監察、科技等資料的收集、分類工作。導致檔案管理者的工作超負荷，不能集中精力在這一工作中，不能形成很高的專業素養。

（四）人員流動中出現的問題。經濟的快速發展使人員的流動性漸漸頻繁，如棄檔、重新建檔等混亂情況。如果出現檔案管理人調任或離職，便會出現檔案交接不清的情況。

（五）管理制度不夠健全。如今單位人事檔案管理制度仍然不夠健全，很多管理員沒有經過專業的培訓就直接上崗，對人事檔案、分類整理沒有應有的專業性。

（六）管理手段十分落后。很多單位的人事檔案管理者不具備應有的專業知識和技能，未參加人事檔案管理方面的培訓，不了解人事檔案的基本運作原理，且有些從事此工作的人只是將這一工作當作兼職在做，投入的精力十分有限，這樣無法促進單位內部在此方面的調整、崗位變動以及制度改革的有效落實。此外，在管理設備方面也有問題，設備簡陋和落后使檔案的保存缺少最基本的保管措施，防火和防潮等手段均無，還停留在很基本的管理水平上。

（七）檔案內容質量低。人事檔案是每個人的基本個人說明，可以全面反映一個人的基本情況，有見檔案如見人的效果。但實際的情況是很多人的檔案內容很少，信息量不多、個性特征不足、利用價值很低。即使在檔案中有考核評價材料，其內容往往大同小異且毫無特點，并不能真實反映一個人的真實情況。在對人事檔案的觀念上有很大的差異，只是重視家庭狀況、政治表現情況、社會關系，對一個人工作能力的信息記錄很不足，如管理水平、心理素質、技術特長，記錄內容很有限，應該進行補充。

（八）對檔案信息的開發力度不夠。從當前的狀況看，人事檔案的開發工作很被動，只有當人們需要時才會查閱，而所提供的服務又沒有主動服務的意識，開發的動力也不足。有時候即使有查閱行為，也只是提供黨團信息、簡歷這些表面的工作。利用人才、選拔培養人才的能力不強。這些行為對單位發掘內部人才能力有所影響和弱化，輕視了其現實效用。

三、解決現代人事檔案管理問題的措施

（一）提升人事檔案管理者的素質。檔案管理者必須結合工作的真實需求，緊跟時代腳步，不斷提升和充實自己，努力提高并掌握計算機操作能力。通過數據網絡與多媒體等技術的使用，同時參與到各種業務能力的培訓中，認識先進的管理技術，提升自己使用現代工具的能力，學習認識檔案管理方法，提升自己使用現代技術的熟練度。積極學習不同業務知識，增長崗位應用與管理能力。

（二）健全人事檔案管理工作制度。人事檔案的管理工作十分復雜，需制定一套用來約束和規范的制度，若無規章制度便無法使管理更加有效。加強力度宣傳《檔案法》內容，增加人們對檔案基礎法律的認識，要求管理者必須知法守法，可以自覺宣傳《檔案法》。單位在收集到檔案信息后，必須嚴格進行歸檔、調出和轉入等程序，防止管理有疏漏。根據法律規定，懲罰檔案造假或自行修改的人員，嚴格執行有關規章，追究失職管理人員的責任，防止出現違法和擾亂紀律的情況出現。

（三）推行管理工作的信息化數據庫。應該大力推行信息化建設，努力將人事檔案管理工作實現信息化，在配備計算機等信息化設備的前提下，加大對操作人員計算機技能的培訓，盡量防止使用手工操作的手段進行管理，讓管理者可以及時掌握最新設備的使用技能，從而提高認識檔案管控的水平和工作效率。信息數據必須規范，若沒有統一的格式及標準，便不能實現地區、專業系統及國家的人力資源信息共享的目的，在數據信息設置中可以增設一條有關單位、部門特征的項目。信息分類數據庫設立的內容通常有身份證號、姓名、性別、工作單位、現住址、聯系電話、畢業學校、時間、專業、學歷等信息。這是人事檔案管理的基礎，是人事檔案信息化管理的核心，可以集中組織、管理人員所需的所有基礎數據，不但可以重復使用，提升利用率，還能消除重復數據收集存儲，使結構合理、功能齊全，能夠共享人才信息資源庫，可時刻為組織、人事的業務管理者提供多種功能、深層次的信息服務。

（四）實行責任管控以及社會化開放式的管理模式。想要讓人事檔案的工作更加規范，需從整體上推行且落實責任追究制度，把人事檔案管理的責任落實到每個部門和個人，在用人單位中設立一個專門的檔案工作室，保證檔案室的環境與大小恰好符合使用需要，合理設置防盜、防火設施，確保人事檔案的完整和安全。而構建社會開放式的檔案管理模式要做到以下幾點：其一，不管人事檔案管理部門或個人都應從思想上正確認識檔案的必要性，將人事檔案和個人的保險、醫療、出國、上學等各個方面聯系到一起，而不是用制約人才流動的手段。并且作為能夠維護社會秩序的有力工具，應該充分發揮在人才的合理流動和優化分配上的功能。其二，人事檔案必須以人為本，把人事檔案分為保密材料和不保密材料兩種。保密材料有個人評價、鑒定、處分、醫療、心理和精神疾病等內容；不保密材料有姓名、所在工作單位、工作時間、年齡、酬金、升職、降職等情況。而不屬于保密材料的內容個人均有知情權，可以維護自己的合法權限。人事檔案可對個人適當、實時、合理地開放，且賦予個人相應的民主權利，有了解檔案內容的權利，對有分歧的數據信息提出訴訟的權利，有維護個人隱私的權利。

四、結語

市場經濟迅猛發展，在人事檔案管理的制度與方法上，已經漸漸無法滿足現代單位的需要，所以在人事檔案的管理方面出現較為突出的問題，對管理人員的工作效率與用人單位的人才檔案使用率有所降低，對單位的快速發展有不利的影響。究其緣由，是人事檔案管理模式較為落后，促使出現新型社會化開放方式的管理體系。本文對過往的各類較為落后的管理方式提出有效的解決方法，系統化的管理不但有利于提高其工作能力與科學文化素養，還能推動單位的核心競爭力，協助單位在復雜的社會環境中爭取屬于自己的地位。提高單位新增管理工作人員的綜合能力，有利于單位的可持續發展，給單位的創新提供人才方面的保障。