項(xiàng)目管理辦公室理念在企業(yè)中的融入思路與途徑
——以電力企業(yè)辦公室為例

文/四川大唐國(guó)際甘孜水電開(kāi)發(fā)有限公司 劉穎

辦公室作為電力企業(yè)黨風(fēng)廉政建設(shè)、人事、檔案管理、安全生產(chǎn)考核、勞動(dòng)紀(jì)律、綜合治理、接待管理、信息化建設(shè)、后勤服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)等各項(xiàng)工作的“窗口”，承擔(dān)著橋梁、樞紐、參謀者、管理者、協(xié)調(diào)者、督促者等眾多角色。在電力企業(yè)服務(wù)型轉(zhuǎn)型的當(dāng)前時(shí)代，只有高效率、最大化發(fā)揮辦公室職能和調(diào)動(dòng)所有職工積極性、自主創(chuàng)新意識(shí)，才能切實(shí)發(fā)揮電力企業(yè)辦公室的信息中樞功能、輔助機(jī)構(gòu)效能、參謀助手優(yōu)勢(shì)。

一、項(xiàng)目管理辦公室理念在電力企業(yè)辦公室中的融入障礙

項(xiàng)目管理辦公室（PMO）作為企業(yè)職能機(jī)構(gòu)的名稱(chēng)，也被稱(chēng)為項(xiàng)目管理中心、項(xiàng)目辦公室、項(xiàng)目管理部。項(xiàng)目管理辦公室理念在電力企業(yè)辦公室中的融入，是電力企業(yè)在提升辦公室管理成熟度的目標(biāo)下，標(biāo)準(zhǔn)化、形式化辦公室管理的過(guò)程。

電力企業(yè)辦公室雖然屬于職能型組織，卻不具備橫跨各個(gè)職能部門(mén)審核和評(píng)估所有項(xiàng)目的職能。盡管作為行政部門(mén)，電力企業(yè)辦公室需要為各個(gè)部門(mén)調(diào)配人員和各類(lèi)資源，然而卻很難為各個(gè)部門(mén)的實(shí)踐工作、各項(xiàng)目的具體執(zhí)行提供指導(dǎo)意見(jiàn)、方法論，更多時(shí)候，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目經(jīng)理的決策還是取決于其自己的決定。最為重要的是，目前國(guó)內(nèi)電力企業(yè)的辦公室多以傳統(tǒng)的辦公室管理經(jīng)驗(yàn)、理念、方法論來(lái)處理日常問(wèn)題，現(xiàn)有的工作人員很難以項(xiàng)目管理的思維，重新調(diào)整工作方式、方法。如此，在傳統(tǒng)的辦公室管理模式和理念下，電力企業(yè)辦公室即便融入PMO，也很難依照核心理念管理手段，使用有效的發(fā)展計(jì)劃，達(dá)成電力企業(yè)提質(zhì)增效的目標(biāo)。

二、項(xiàng)目管理辦公室理念在電力企業(yè)辦公室中的融入思路

（一）融入定位規(guī)劃。在PMO融入之前，建議電力企業(yè)辦公室以當(dāng)前存在的不足、企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃等作為依據(jù)，定義辦公室PMO組織架構(gòu)和職責(zé)范圍，工作內(nèi)容和具體建設(shè)流程，確定方案落實(shí)方式并按照有效執(zhí)行的要求，匹配相應(yīng)崗位及人員，以保障辦公室PMO運(yùn)作的穩(wěn)定性、有序性。

（二）實(shí)踐操作方式規(guī)劃。在實(shí)踐運(yùn)作時(shí)，電力企業(yè)辦公室要圍繞PMO理念融入和切實(shí)展開(kāi)的需求，優(yōu)化組織架構(gòu)，強(qiáng)化相關(guān)工作人員對(duì)PMO理念的認(rèn)知，群策群力，邀請(qǐng)全體辦公室成員共同研究辦公室落實(shí)PMO理念的方式、路徑、保障機(jī)制、各個(gè)崗位的權(quán)責(zé)要求等。只有真正激發(fā)辦公室所有工作人員的工作積極性，才能保障辦公室管理改革真正與PMO理念融合起來(lái)。

辦公室管理中PMO理念的穩(wěn)定運(yùn)用主要任務(wù)是完成辦公室管理體系的建設(shè)工作，此工作包含辦公室管理體系、辦公室管理支持體系、辦公室管理人員職位體系的建設(shè)。在以上體系建設(shè)的工作中，可將辦公室管理工作視為項(xiàng)目，對(duì)工作質(zhì)量、工作時(shí)間、工作成本全程監(jiān)管，將每一項(xiàng)工作的開(kāi)始視為項(xiàng)目啟動(dòng)，完成環(huán)節(jié)視為項(xiàng)目驗(yàn)收，要全面監(jiān)督和支持每個(gè)辦公室工作人員的每一項(xiàng)工作操作過(guò)程，在每項(xiàng)工作完成后，由辦公室主任進(jìn)行量化績(jī)效考核。

成本最大化降低是項(xiàng)目管理的關(guān)鍵目標(biāo)之一，在電力企業(yè)辦公室融入項(xiàng)目管理辦公室理念時(shí)，要預(yù)先分類(lèi)現(xiàn)有成本的歸屬部門(mén)，在企業(yè)總成本中的占比，有哪些是可以精簡(jiǎn)的，哪些是需要維持的，如，保障企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的各類(lèi)行政成本，一旦減少會(huì)影響企業(yè)業(yè)務(wù)利潤(rùn)，那么就不能精簡(jiǎn)，而復(fù)印裝訂費(fèi)用、水電費(fèi)、辦公室用品采購(gòu)費(fèi)、辦公費(fèi)、郵寄費(fèi)、加班餐費(fèi)、通信費(fèi)、禮品費(fèi)等，則可按照實(shí)際情況酌情刪減。電力企業(yè)辦公室在分析成本投入情況時(shí)，必須設(shè)立明確的行政目標(biāo)及對(duì)行政效率和質(zhì)量的要求。如此，在辦公室管理中才能按照提升管理效率和質(zhì)量的要求，實(shí)事求是地落實(shí)行政目標(biāo)。

三、項(xiàng)目管理辦公室理念在電力企業(yè)辦公室中的融入方式

（一）確定融入后職能定位，籌劃調(diào)整組織架構(gòu)。在辦公室組織架構(gòu)調(diào)整的工作中，按照PMO理念，電力企業(yè)辦公室主任可設(shè)定項(xiàng)目管理組、培訓(xùn)組、標(biāo)準(zhǔn)化組、質(zhì)量控制組、資產(chǎn)管理組。

其中項(xiàng)目管理組作為核心，由辦公室主任全權(quán)負(fù)責(zé)，用于監(jiān)控辦公室PMO理念融合后的執(zhí)行情況，負(fù)責(zé)質(zhì)控和監(jiān)督。標(biāo)準(zhǔn)化組負(fù)責(zé)辦公室PMO融合后的管理流程、文檔模板、規(guī)章制度、崗位細(xì)則等與辦公室管理改革相關(guān)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化操作。資產(chǎn)管理組負(fù)責(zé)辦公室原有資料、設(shè)備與PMO理念融入后的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、開(kāi)發(fā)工具產(chǎn)品及軟件等的收集、整理、保存、管理，尤其是記錄PMO理念融入與執(zhí)行過(guò)程、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)等。質(zhì)量控制組必須從項(xiàng)目管理組中獨(dú)立出來(lái)，重點(diǎn)監(jiān)督質(zhì)控辦公室改革的過(guò)程、落實(shí)的成效、相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的滿(mǎn)意度等。

（二）厘清職責(zé)范圍，按需層層分解任務(wù)。PMO理念在融入電力企業(yè)辦公室后，要將軟件與工作支持、成本跟蹤與控制、數(shù)據(jù)資源協(xié)調(diào)調(diào)用、風(fēng)險(xiǎn)管理及控制、管理計(jì)劃落實(shí)跟蹤與報(bào)告、管理變更、文檔管理等各項(xiàng)職責(zé)，與辦公室當(dāng)前在傳統(tǒng)管理理念下的工作內(nèi)容融合，屬于交叉的部分，可酌情按照標(biāo)準(zhǔn)化管理的方式理順。

PMO的職能幾乎能貫穿到公司的所有職能部門(mén)中，需要電力公司所有部門(mén)協(xié)調(diào)合作，共同促進(jìn)PMO理念的引入和落實(shí)。因此，電力公司要整理歸納公司目前的軟硬件設(shè)備、所有人員的基本情況，構(gòu)建資源存儲(chǔ)庫(kù)，以便辦公室在協(xié)調(diào)資源并提供決策建議時(shí)，能快速選出最適合的人員、資源，配以最合適的時(shí)間，提供建議給所需部門(mén)以供參考。在對(duì)接項(xiàng)目和部門(mén)過(guò)多甚至產(chǎn)生交叉時(shí)，電力公司辦公室要按照構(gòu)建項(xiàng)目群管理體系的模式，評(píng)定各項(xiàng)工作的重要性和對(duì)辦公室服務(wù)的要求，按照公司戰(zhàn)略需求，為辦公室服務(wù)工作供應(yīng)排序，優(yōu)先選擇重要工作提供定制服務(wù)并全程監(jiān)控實(shí)施情況，及時(shí)調(diào)整服務(wù)方案，跟蹤追評(píng)方案實(shí)施成效等。

（三）靈活選擇執(zhí)行策略，堅(jiān)持內(nèi)部管理到位。電力企業(yè)辦公室在落實(shí)PMO理念時(shí)，要靈活選擇具體落實(shí)策略，不能固化管理模式。比如對(duì)于與業(yè)務(wù)市場(chǎng)拓展相關(guān)的業(yè)務(wù)、部門(mén)、項(xiàng)目，可遵從提升投入產(chǎn)出率的要求，約束與激勵(lì)、拓源與降本、面向市場(chǎng)與可持續(xù)發(fā)展并重，從提升企業(yè)、部門(mén)、業(yè)務(wù)活力的角度出發(fā)，實(shí)施激勵(lì)型管控模式與方案。對(duì)于后勤保障為核心的部門(mén)與業(yè)務(wù)，可在降低成本費(fèi)用的目標(biāo)下，健全制度體系，落實(shí)管理責(zé)任，切實(shí)推行責(zé)任型管控方案。在責(zé)任型管控方案落實(shí)的過(guò)程中，辦公室作為責(zé)任部門(mén)要自上而下強(qiáng)化管理人員責(zé)任到人的管控意識(shí)，保障管理制度體系、流程、方案的一體化執(zhí)行，辦公室要充分發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)職能，調(diào)動(dòng)各個(gè)部門(mén)的參與積極性，保障內(nèi)部管理各個(gè)環(huán)節(jié)利、責(zé)、權(quán)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

電力企業(yè)辦公室費(fèi)用的降低要以嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的內(nèi)部管理為先導(dǎo)。比如嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、出差人員數(shù)量，年初的預(yù)算表一旦經(jīng)過(guò)各級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，就必須按照年初預(yù)算分配相關(guān)費(fèi)用，嚴(yán)禁年底增加費(fèi)用的行為，形成上下共同節(jié)約的風(fēng)氣。堅(jiān)決執(zhí)行費(fèi)用問(wèn)責(zé)制度和領(lǐng)導(dǎo)一支筆審批制度，重點(diǎn)控制各類(lèi)會(huì)議、公務(wù)車(chē)、電話(huà)通信等各項(xiàng)費(fèi)用的支出，嚴(yán)管新車(chē)購(gòu)置，淘汰舊車(chē)，以新?lián)Q舊，必要時(shí)可應(yīng)用汽車(chē)租賃系統(tǒng)，力爭(zhēng)降低各類(lèi)車(chē)輛管理成本。在通信費(fèi)方面，要嚴(yán)格控制管理人員以公費(fèi)私用的情況，杜絕私人電話(huà)，規(guī)范行政費(fèi)用的支出。

四、項(xiàng)目管理辦公室理念在電力企業(yè)辦公室中的應(yīng)用保障

（一）強(qiáng)化體制改革，設(shè)立行政成本支出限額。電力企業(yè)辦公室要高度整合各個(gè)部門(mén)的行政需求，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和企業(yè)實(shí)際發(fā)展戰(zhàn)略的需求下，構(gòu)建能規(guī)范行為、協(xié)調(diào)運(yùn)行、高效的行政管理體制。降低行政成本并不意味著要削弱辦公室管理責(zé)任或者職能，而是重新分配資源、責(zé)任，讓電力企業(yè)現(xiàn)有的資源，與崗位權(quán)責(zé)掛鉤，并真正落實(shí)到每一項(xiàng)能促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的工作中。

電力企業(yè)辦公室在降低行政成本的過(guò)程中，要兼顧不同部門(mén)與不同行政業(yè)務(wù)特征，搜集多渠道、多方面的意見(jiàn)，設(shè)置出合理的、科學(xué)的限額標(biāo)準(zhǔn)。辦公室主任可開(kāi)展全方位調(diào)研，調(diào)研所得結(jié)果用于確定成本標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和合理性，在行政成本支出標(biāo)準(zhǔn)制定完成后，就需要設(shè)立相應(yīng)的行政成本支出監(jiān)督機(jī)制體系作為執(zhí)行保障，并輔助預(yù)算管理和預(yù)算編制細(xì)化等各項(xiàng)工作的有效推進(jìn)。

（二）優(yōu)化調(diào)整溝通方式，分層強(qiáng)化知識(shí)理念培訓(xùn)。辦公室日常管理工作需要上下聯(lián)通，內(nèi)外協(xié)調(diào)，有效溝通，由此，辦公室要豐富溝通方式。同時(shí)，包含電力企業(yè)辦公室職員在內(nèi)，圍繞PMO理念落實(shí)要求，電力企業(yè)各個(gè)部門(mén)要求逐步落實(shí)相關(guān)知識(shí)與理念培訓(xùn)工作。

如初級(jí)培訓(xùn)內(nèi)容為辦公室PMO理念融入的必要性、要求、方式、路徑，需要結(jié)合電力企業(yè)辦公室管理改革的特性、企業(yè)轉(zhuǎn)型要求與戰(zhàn)略等設(shè)計(jì)內(nèi)容。初級(jí)培訓(xùn)的目標(biāo)是讓所有與辦公室PMO理念實(shí)施相關(guān)的職員、部門(mén)均對(duì)PMO理念及辦公室PMO理念的運(yùn)用有清晰的了解。中級(jí)培訓(xùn)的側(cè)重點(diǎn)是辦公室PMO理念融入后的方案如何應(yīng)用、如何改進(jìn)，培訓(xùn)的目標(biāo)在于讓所有參與人員能明晰PMO理念應(yīng)用下，自己崗位工作方法、工作理念的調(diào)整必要性與要求、可應(yīng)用的方法與手段。高級(jí)培訓(xùn)需要所有參與人員在完成培訓(xùn)后能按照?qǐng)?zhí)行要求討論具體操作方案，通過(guò)群策群力來(lái)完善方案，使之達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作要求。