新形勢下高校院系辦公室提升工作效能探析

文/西藏民族大學民族研究院 張向耀

高校院系辦公室是高校各院系的綜合協調辦事機構，是高校行政管理體系的中間環節，承擔著上傳下達、下情上達、上下通達、溝通內外、總攬全局、協調各方、服務師生的職責使命，直接服務于院系的黨建、行政、教學、科研、學科建設及學生管理等工作。隨著高校改革的不斷深化，院系辦公室發揮的橋梁紐帶和參謀助手作用越來越重要。在新形勢下，如何進一步提高院系辦公室的工作質量和效率問題顯得尤為突出。

一、高校院系辦公室的主要職能

（一）服務職能。院系辦公室是綜合協調辦事機構，承擔著為學校及職能部門、院系領導及廣大師生服務的職能。既要完成學校及各職能部門和院系領導安排部署的工作任務和交辦的各類事項，又要細致、耐心、熱情、周到地為廣大師生服務，既要圓滿完成各項工作，又要使廣大師生感到滿意。

（二）參謀助手職能。辦公室是院系領導的參謀和助手，為院系領導提供重要的參考信息，幫助領導為院系發展做出科學、合理的決策和部署。院系辦公室具有溝通院系領導與教師，對接學校職能部門，了解學校其他院系，外聯其他高校院系的橋梁紐帶作用。辦公室工作人員要充分發揮其“千里眼、順風耳”的作用，既要正確深刻的領會院系領導的意圖與院系發展規劃，又要傾聽教師的心聲和實際需求，既要將上級、學校和職能部門的文件、通知、會議精神等精準報送院系領導，又要為即將落實或實施的工作可能存在或出現的問題做到巧妙的提醒，做到“未雨綢繆”，為領導決策建言獻策，幫助院系領導做出科學合理的決策。

（三）溝通協調職能。院系辦公室既要與學校各職能部門經常聯系溝通業務工作，又要與院系的領導、各科室之間互相溝通協調工作的辦理等事宜，以此達到服務好全院系師生的目標，推動院系、學校教育事業的發展。在具體事務處理過程中，由于不同的部門、不同的群體因為工作性質、出發點、立足點不盡相同，對工作的態度和看法也不盡相同，辦公室工作人員需要耐心、細致做通各方工作，努力使各項工作圍繞著有利于院系整體發展方向進行。

（四）業務管理職能。院系辦公室是集黨建、行政管理為一體的綜合辦公機構。包括黨的建設、學校各類文件的接收與管理、草擬各類規章制度及工作計劃與總結、各類會議的組織、固定資產的管理與使用以及臨時性與日常性的工作等。辦公室工作既具有常規性、計劃性、復雜性，又具有臨時性、突發性、未見性的特點，工作人員要善于總結經驗，沉著應對遇到的新問題，不斷提高應對解決問題的能力。

（五）督促檢查職能。院系的決策部署、工作計劃、發展目標、會議要求等最重要的是付諸實施，其中督促檢查是其中一個必不可少的環節，辦公室需要直接深入到實際工作中，督促各項工作落地生根。同時，還可以發現在實際實施中存在的問題，進而加以糾正，為決策提供真實可靠的依據，從而提高決策的科學性。

二、提升院系辦公室工作效能的途徑

（一）提高對院系辦公室工作重要性的認識。高校院系辦公室所具有的服務、參謀助手、溝通協調、業務管理及督促檢查等職能，充分反映出它是高校行政管理體系的中間環節，是高校行政管理體系的重要組成部分，“向上看，它是領導層的輔助層；向下看，它是執行教學科研、學生工作、黨群工作等任務的平衡協調中心，負責全校各項工作任務的最終傳達和基層信息的收集整理。高校院系辦公室是整個學校行政管理體系中不可缺少的重要組成部分，起著上情下達及下情上傳的樞紐作用。”院系辦公室工作在學校層面負責對接學校黨委、行政的大多數職能部門，在院系層面負責教學、科研、學科建設、學生管理、對外交流、黨的建設等事務和內設機構的統籌協調。工作內容具體而又繁雜，包括日常辦公運轉，重要事項的辦理，信息的溝通，通知的下達等都需要辦公室來處理，可以說院系辦公室是院系的“心臟”，向學校和所在院系及內設機構源源不斷地輸入與輸出信息的“血液”，在院系所有工作中發揮著不可替代的作用。

（二）重視院系辦公室工作人員的綜合素養。新時代，高校在教育綜合改革和“雙一流”建設方面持續發力，對院系辦公室工作人員提出更高要求，不僅要掌握一定的政治、經濟、文化、法律、管理、文秘、檔案、計算機等方面的知識，還需要深入了解院系歷史傳承，學科專業、師資隊伍、學生結構等歷史與現狀，更好地服務于教學、科研工作。院系辦公室工作人員要具有較高的政治理論素養，能夠正確認識和準確把握黨的教育方針和高校教育的基本規律，對高校落實全面從嚴治黨、加強和改進高校思想政治工作，對“培養什么樣的人、怎么培養人、為誰培養人”這一根本問題要有清晰的認識，從而與院系的學科建設、專業調整、人才培養等工作進行有效結合，推動院系高質量發展。

（三）注重院系辦公室工作人員的培訓與交流。由于大多數院系辦公室工作人員常年沒有外出學習培訓的機會，不能及時學習先進管理經驗和拓寬視野，很容易出現管理理念陳舊、工作方式經驗化、職業倦怠等情況，缺乏創新精神，滿足于維護日常工作運轉，勢必會造成工作效率和質量不高的問題。學校應當加強開展諸如辦會辦文、各類系統、軟件、數據庫的運用與維護方面的培訓，同時學校和院系應當鼓勵和創造機會使辦公室工作人員積極走出去，到其他高校學習與交流，這樣可以交流經驗，相互學習，取長補短，這是拓寬視野，轉變工作觀念的有效方法，從而提高院系辦公室的工作效率，推動學校整體工作效率的提升。

（四）重視院系辦公室工作人員的個人發展。院系辦公室事務繁雜，工作瑣碎，頭緒多，涉面廣，稍不注意，可能就會出現紕漏，工作人員要有甘于奉獻，做好服務的強烈意識。同時，學校應考慮到工作人員的個人發展，在物質和精神層面給予一定的支持與理解。學校可根據院系辦公室工作多、任務重的特點，適當增加辦公室人數，以解決一個人應對日益增加的工作內容的問題，有效緩解人手不足，工作壓力大，疲于應付的局面，在職務晉升、職稱評定、崗位津貼、教學科研等方面給予一定的照顧。具有高學歷的工作人員，要使其充分發揮專業優勢，承擔一定的教學任務，為其個人發展創造條件，解決其對未來發展前途的擔憂，使其能夠全身心投入工作中，保持持久不衰的工作熱情。

（五）重視院系辦公室工作人員的梯隊建設。一般來說，院系辦公室主任負責辦公室的日常工作，另外一名工作人員分工負責某些方面的工作，這兩名工作人員要相互了解對方負責的工作及進展情況，一旦一名工作人員臨時有事不能正常完成工作的情況下，另外一名工作人員可以“頂上去”將工作完成，不至于出現在缺少某個人的情況下工作無法開展的情況，確保院系工作始終有人能夠執行，維護院系正常的運轉。同時，也要將各自的工作職責和分工明確下來，各司其職，有條不紊地完成各項工作，防止相互扯皮、推諉的情況發生，既要相互通報工作進展情況，相互幫助，又要相互提醒、相互監督，共同提高工作效率，培養成為業務精英和能手，共同推動院系教育事業的發展。

（六）重視院系辦公室管理的自動化。辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），是應用計算機技術、通信技術、系統科學和行為科學等先進科學技術，不斷使人們的部分辦公業務借助于各種辦公設備，并由這些辦公設備與辦公人員構成服務于某種目標的人及信息。目前，高校已普遍運用OA進行辦公，它是將學校日常辦公、管理和教學的各種非涉密業務通過軟件系統進行規范并在網絡上進行辦理，實現無紙化辦公的智能網絡辦公系統。院系辦公室工作人員要熟悉掌握OA系統的操作與使用，減少工作人員一些不必要的“跑腿”來收發和報送材料，從而有效提高工作效率。

（七）注重建章立制完善科學管理。建立健全規章制度是實現科學規范管理的有效途徑，是確保提高工作效率的基本要求。院系辦公室要建立健全一系列規章制度，規范辦事、辦文、辦會等工作流程，制定院系辦公室、辦公室主任、工作人員工作職責及印章管理規定等規章制度，明確工作責任，處理好辦公室工作人員的分工與合作，避免無序性、隨意性等情況，使各項工作都能夠落實。同時，根據新形勢新變化要及時制定一些新的規章制度或對于不合時宜的制度進行修訂和完善，用規章制度和崗位職責引導各項工作在規范的軌道上流暢運轉，既可大大提高辦公室的整體運行效率，也可有效避免閑時無所事事、忙時手忙腳亂的現象。

三、結語

綜上所述，新形勢下高校綜合改革持續推進，院系辦公室工作任務在不斷增加，工作職能在不斷調整，如何提高院系辦公室工作效能是不得不面對的一個課題，不論是提高對辦公室工作重要性的認識，還是注重對辦公室工作人員的培訓、關心關愛、梯隊建設等，其目的都是為了提升辦公室的工作效率，只有提升院系辦公室工作效率，才可以推動學校整體工作發展，從而更好地為高校培養高素質人才服務。