與時俱進 開拓創新 促進城建檔案館服務職能的轉變

文/福建省泉州市城市建設檔案館 溫鯉虹

城市的規劃、建設和管理是一項錯綜復雜的系統工程，必須要有充分的理論依據和數據支撐。而城建檔案為城市規劃、建設和管理提供了重要參考資料，對城市的規劃和發展發揮了關鍵的促進作用。城建檔案作為一種多功能信息資源，為社會各界提供多種便利，其潛在價值得以充分彰顯。城建檔案館最基本的工作就是收集、整理和保存檔案，做好檔案適用工作，保持不朽生命力，讓“死”檔案“活”起來。隨著政府民生工程的發展和公民檔案利用意識的增強，城建檔案的重要作用越來越凸顯，其服務職能的創新和轉變迫在眉睫。

一、精準把握城建檔案管理的必要性

（一）為城市規劃提供基礎和保障。城市規劃是一定時期內規范城市發展建設，統籌部署城市各項工程建設的政府行為，是城市管理的重要組成部分。不同城市的形成與發展特點不盡相同。只有在遵循客觀規律和實踐過程的基礎上，城市的規劃者才能在歲月的年輪上，往后看到城市波瀾壯闊的歷史，往前展望城市美好的未來，進行城市規劃。而城市的自然條件、歷史條件、社會條件等因素都必須依靠真實記載“城市記憶”的城建檔案為依據，城建檔案是編制城市規劃的珍貴線索。由此可見，只有通過城建檔案才能制定出適合城市發展規模和結構的規劃。

（二）有助于加快城市建設步伐。城市建設是城市規劃的實現途徑，是政府民生工程的有效載體，為人民群眾創造一個舒適宜居、美麗智能的城市環境是城市建設的出發點和落腳點。隨著經濟的快速發展，政府開始大規模建設和改造城市，逐漸增多的城建檔案正日益成為工程擴改擴建的重要依據。城建檔案中的施工前原貌、施工過程及建成后的面貌，以實際為脈，以豐富的圖片為絡，真實記錄城建工程建設過程中的點點滴滴，為建設中的大街小巷提供水文、氣象、地質、歷史、現狀、地上、地下等原始資料，為加快城市化建設的步伐提供齊全、完整、準確、系統的數據支撐。

（三）推動城市建設管理的發展。城市建設管理主要包括規劃管理、房屋土地管理、城市公用事業管理、市政工程管理等。從鱗次櫛比的地上建筑到縱橫交錯的地下管線，城建檔案在城市建設的各個環節和角落都扮演著重要角色。城建檔案管理的意義在于它詳細記錄了城市建設的歷史進程、城市面貌，可以在這一厚重檔案的基礎上，進行深層次城市管理，避免不必要的浪費，簡化工作，推動其進一步發展。做好城建檔案的收集、管理和利用工作。

二、充分認識城建檔案工作為群眾服務的重要意義

堅持“群眾滿意不滿意、高興不高興、答應不答應”的“唯一標準”是求真務實、科學治理的具體體現及黨的實踐觀和群眾觀的生動體現。如何轉變城建檔案館服務職能，讓檔案工作服務與群眾零距離，是值得思考的一個問題。泉州市城建檔案館始終把群眾利益放在首位，結合“不忘初心、牢記使命”主題教育工作，圍繞提升為民服務效率進行專題調研，組織召開部分住建行業企業代表座談會，征求意見建議，調研中發現全市城建檔案信息化工作開展還不平衡，影響了群眾快速及時的查詢，需進一步優化便民利企服務環境。

私人購房登記、舊房改造、土地產權、紅線劃定等大量的文件資料都是城建檔案形成的重要資源，這些檔案都關系著廣大公民的切身利益，對其進行最大化挖掘、開發利用，不僅可以為人民群眾服務，還提高了城建檔案的社會地位。由于城建檔案館的職能所在，我們要收集整理歸檔材料，為了方便服務對象，除了把材料送上門，還可以深入建設、施工、管線單位主動宣傳，協助建設、施工部門檔案兼管人員做好形成文件的整理和預立卷工作，降低他們因為送審的檔案不規范而返工的概率。同時針對不同的服務對象，采取不同的方法來提升服務水平。按照省、市有關主管部門的關于提升營商環境的要求，縮短竣工檔案的審查時間。泉州市城建檔案館經研究決定自2019年1月1日起，工程竣工檔案審查由備案改為預驗收，采取提前介入、提前審查、簡化審查流程等措施，有效壓縮工程檔案在本館審查的時間。經抽樣回訪建設單位，獲廣泛好評。

三、創新推進城建檔案館服務管理優化升級

（一）民生是城建檔案的來源，城建檔案館要以樹立為人民服務的理念為己任。從檔案的價值和作用來看，它們肩負著建設管理的現實和歷史雙重責任，管理建設、竣工驗收、生產運行、改造維護服務都離不開檔案資料。從工作來看，檔案是建筑和管理的重要組成部分和環節；從為民服務的角度來看，近年來，群眾對城建檔案利用的需求不斷增加，如檢查核實、面積計量、房屋改建、管道維修、產權證、資質審查、司法證明等。因此，作為檔案接收和管理部門的城建檔案館要提高查檔服務水平，構建高效的民生體系，把檔案信息收集、利用的功能發揮得淋漓盡致，真正為人民著想，急人民所急。

（二）對服務方式進行革新，推進新型城建檔案體系民生服務職能轉變。城建檔案可以多種方式告知群眾館藏情況，讓他們有需求時主動查詢。如泉州市城建檔案館增加了自助查詢機，有需求的群眾只要刷自己的二代身份證，通過系統顯示的界面，按照操作提示，輕輕點擊屏幕就可以一目了然地查詢到自己所需要的檔案。相比以往的人工查詢，等待時間大大縮短，不需要排隊辦理，提高了工作效率。同時，還可以通過實用手冊的印刷及分發，城市建設信息的傳播，收檔查檔指南的明示，設立檔案接收及利用咨詢電話，把電話號碼發布在信息網上，允許前來查檔的人員通過電話提前查閱，工作人員要一次性告知工作流程和所需提供的材料，減少辦事群眾二次往返的問題，逐步實現檔案工作從管理向開發利用的轉變。實現城建檔案利用智能化、便捷化、效率化，讓群眾少跑路，為廣大服務對象提供優質高效滿意的服務。

（三）加強窗口服務建設，為政府民生工程提供優質服務。老舊小區改造提升，是中央部署的一項重要惠民工程，也是泉州市近年來持續推進的一項重要民生工作。2019年，老舊小區整治提升工作被列入泉州市民生“XIN”行動。為合理改造老舊小區，小區的業主需要先到泉州市城建檔案館調取小區檔案，來訪訴求主要集中在：1.老舊小區增設電梯，解決業主特別是老年人上下樓梯不便的問題；2.管道整改，解決小區給排水管道老化、污水橫流的問題；3.增設幼兒園，提供小區幼托服務；4.提升綠化，改善老舊小區居住環境。由于歷史原因，許多老舊小區的檔案不完整或者信息較模糊，為做好這項民生服務工程，泉州市城建檔案館推出“蘭臺黨旗紅，服務下基層”服務活動，深入了解周邊老舊小區情況，與來訪群眾細心溝通交流，努力幫助群眾找到所需的檔案資料。自2018年起，城建檔案館陸續為上千名來訪群眾提供優質服務，提供檔案共計數千卷，工作人員耐心熱情的工作態度獲得了許多群眾的贊許。

（四）加強信息技術的應用，開拓創新城建信息時代。城建檔案館是21世紀信息時代的重要組成部分，數字化是信息化建設的重要手段。作為負責檔案信息保存和使用的職能部門，檔案館必須建設信息化城建檔案管理系統，目的是打破傳統載體模式，采用智能化設計信息傳輸網絡、信息采集和數據利用，即讓數字信息成為檔案管理內容的新型系統。該系統以計算機為管理手段，以網絡傳輸為使用方式，可以更好解決歸檔、分類、整理、存儲和使用等問題，為城建檔案的利用提供獨特、直觀、真實的服務。由于各工作部門對效率的要求越來越高，對檔案信息的需求量越來越大，如老舊小區改造、加裝電梯、舊城區改造、文化名城、文化街區改造等，因此必須充分發揮城建檔案數字化的作用。

四、與時俱進提升城建檔案管理人員整體素質

檔案工作者必須樹立良好的服務形象和服務方向，這是做好查詢工作的前提。樹立良好的服務形象需要有優良的工作作風和堅定的服務理念，要有高度的事業責任感，有默默無聞、兢兢業業、無私奉獻的精神，對來辦事的群眾始終熱情、耐心、主動；樹立良好的服務形象，必須了解業務知識和館藏的各種資料，只有掌握業務，對館藏的內容、各種資料的整體形式及相互聯系和存放密集架的位置了然于目，減少查閱的盲目性，提高工作的主動性和效率；樹立良好的服務形象，必須對服務對象進行各種形式的信息反饋，通過多種渠道開展社會調查，充分考慮檔案利用的社會需求，這也是檔案利用服務的重要環節；樹立良好的服務形象，還要做到溝通從微笑開始，微笑能使陌生人感到親切，是快樂的源泉，是親近服務對象的媒介。一個微笑，會讓人感到平易近人，檔案工作人員面帶微笑，服務對象就有了賓至如歸之感。

五、結語

習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案?！背墙n案工作者要始終牢記“檔案工作姓黨”，勇擔為黨管檔、為國守史、為民服務的責任，在城建檔案管理中樹立“職責有限、服務無限”的理念，在服務職能上取得突破、創新，真正實現城建檔案的功能最大化，為民生工程服務。