檔案管理價值及創新研究

文/烏蘭察布醫學高等專科學校 高淑琴

進入21世紀后，網絡信息技術飛速發展，信息資源內容與類型日益多樣。檔案作為信息資源的重要內容，在信息革命背景下，不但使檔案業務范圍不斷拓展，檔案內涵也逐漸加深，不再只是單純的館藏機構，還是信息交流、聚集與應用中心。在新形勢下，為提高檔案管理價值與作用，從業者應從思想意識、工作手段、人員素質等方面著手創新，探尋新的發展機遇與路徑，使檔案管理在網絡技術支持下獲得新發展。

一、檔案管理創新面臨的問題

檔案管理工作量較大，且內容復雜繁瑣，許多從業者未能正確認識工作價值，將其當作一份十分枯燥的工作看待。正因對管理內容的忽視，導致許多負責人與基層人員在工作中消極被動，甚至部分檔案人員片面地將其看成資料的機械匯總，根本未能正確認識到這一崗位的價值，受服務理念影響，工作效率很難得到提升。

（一）在管理和服務手段方面。因部分管理者對工作認知有誤，對檔案管理的重視度與投資力度較低，尚未與先進技術相結合創新信息管理系統，導致管理出現遺漏，影響檔案內容全面性，不利于計算機優勢在檔案整理、開發利用中充分發揮。因檔案管理服務手段單一，信息技術水平較低，仍以人為操作為主，在工作中難免出現失誤，且工作效率較低。

（二）在人才隊伍建設方面。許多檔案部門專業從事檔案信息化的人員十分稀少，主要分為兩種：一種是擁有專業背景的人員，通過自學和參與實踐的方式掌握信息技術，成為高技能管理人員；另一種是信息技術專業畢業，通過培訓了解檔案知識的人員。此類人才結構的問題在于，擁有信息技術的人員受檔案理論知識限制，要想精通檔案內容，并將信息技術靈活運用其中十分困難。一些具備檔案理論基礎的員工，在檔案管理中常常一知半解，需要大量實踐積累才可真正做到學以致用。因此，擁有系統創建、功能設計、檔案規劃等多項能力的復合型人才十分稀少，為檔案創新管理帶來較大阻礙。

二、創新檔案管理工作的意義

傳統檔案管理實質是將相關信息匯總、記載下來，保障后續使用時可快速查閱。當前社會不斷發展，檔案管理也發生了巨大變化，檔案內容與種類逐漸增加，在無形中增加了管理難度，需要對管理理念與方式進行創新，創建檔案管理信息為社會科學提供有力支撐。根據檔案管理現狀與問題，創新檔案管理工作意義重大，具體如下。

（一）有助于管理質量與效率提升。信息時代網絡檔案的誕生與應用使文件傳輸、檢索、存儲等手段發生改變，各單位可借助網絡渠道相互聯系，為檔案數字化轉變提供強大助力，有利于管理質量與效率的全面提升。同時，網絡檔案可為數字化轉變提供便捷通道，將檔案管理者從繁瑣手工操作中解脫出來，對全體檔案信息實施計算機管理，節約大量時間與精力，對提高管理效率具有重大意義。

（二）有助于推動教學模式變革。當前，網絡經濟使各院校與外部間的聯系發生改變，自身的組織結構與形態也發生了變化，需要創造一種新型工作方式滿足現實需求。以往大部分院校組織結構趨于扁平，組織規模極端化，組織邊界模糊且虛擬。在網絡技術應用后，不同單位間的障礙被打破，通過信息集成、資源共享、業務集成等方式，為異地協同設計制造、遠程教學管理、網課營銷等提供強大支撐。與此同時，網絡技術發展還促進院校由線下教學向線上教學、由理論性教學向服務性轉變、由封閉式教育向開放式轉變，由此促進院校教學模式優化變革。

（三）有助于從業者整體素質提升。管理創新是一門學問，具有較強的學術性、研究性質，通過管理創新可探尋科學管理規律，積累寶貴的管理經驗，為檔案事業發展開辟新道路。檔案管理創新可使檔案部門與院校同步發展，以改革創新思維指導各項檔案管理工作，使高校檔案更適應信息化環境，為各項教育教學活動提供優質服務。在檔案管理創新中，從業者的科學知識儲備不斷豐富，創新能力逐漸增強，且管理創新作為知識增長的過程，使檔案人員整體素質得到顯著提升。

三、檔案管理網絡化創新的有效措施

當今社會科技飛速發展，信息化成為各行業的主流方向，檔案管理工作也不例外，通過合理應用信息技術促進管理效率提升成為必然。與傳統檔案管理相比，電子檔案的應用可將各類資源變為電子信息，依靠信息科技將其存放到電腦中，更便于開展各項管理工作，具體創新措施如下：

（一）更新服務理念，突顯人性化特點。傳統檔案管理大多處于被動，管理者沒有主動思考和實踐，而是等著別人找上門或者上級下達硬任務，此種被動管理方式難以適宜新時期高質量、高速度的信息服務要求，很可能導致公眾對檔案工作產生怨懟。要想借助信息手段實現管理創新，先要從思想層面出發，更新管理者的服務理念，要求緊跟時代步伐，改變思維定式，克服以往按照習慣和個人經驗做事的思想，勇敢接受新思想與新方法，并以此為基礎樹立現代化服務理念，以創造性思維打破傳統思維束縛，開辟新思路。同時，還要重視現實性，根據使用者需求明確服務方向，逐漸擴展服務范圍，將本單位之外的潛在用戶也納入服務隊伍中，幫助其解決現實問題。值得注意的是，檔案服務要遵循一定規律，對近年來文件利用情況進行分析，探究現行文件應用目的，并提供多樣化渠道便于使用者獲取檔案，做到主動引導和服務，徹底改變以往被動服務理念，突顯人性化服務特點。

（二）創新服務手段，加強信息系統建設。在網絡檔案建設背景下，檔案管理應創新服務手段，將計算機引入實際管理中，使大批量檔案信息能夠迅速準確地檢索，同時在檔案整理、開發利用等方面也發揮著重要作用，實現采集、歸檔與管理一體化目標。通過加強信息系統建設，使全國高校檔案均可共享，減少和避免人為工作中造成的失誤，在信息技術優勢下促進服務手段創新，具體措施如下：

1.構建檔案數據庫。該項工作屬于信息化基礎所在，數據庫可對多類電子信息進行查詢、檢索與存儲。與單位內部網絡相連，加強全方位信息系統建設，此舉不但可迅速高效歸檔，還可促進信息利用率提升，內部員工只需利用計算機聯網后便可快速查詢、檢索和使用檔案資源。

2.創建檔案部門網站。檔案部門可在網絡設立專門網站，面向社會提供信息服務，將部分可公開檔案以網頁形式傳遞到網絡，為各單位、各高校提供資源支持，使網絡用戶可隨時隨地通過訪問網站獲取所需信息，將網絡檔案優勢充分體現出來。線上發布信息成為檔案服務應用最廣泛、最普遍的服務形式，具有信息交流速度快、服務面廣等特點，有助于檔案信息利用率提升。

3.創新服務模式與手段。檔案管理價值從服務方面體現出來，為改變當前被動型服務模式，應堅持人性化原則，了解檔案應用者特點與需求后，從“索取型”向“推送型”轉變，不定期向用戶推送相關信息資源，便于使用者所示了解檔案信息新動向，以新型服務模式改變以往檔案部門就是資料倉庫的傳統觀念。同時，還要對檔案資源提供方式進行創新，力求做到與時俱進，檔案應用不但要確保內容真實，還要將主動性、時代性等特點展示出來，不再是為“閱讀”檔案提供原始資料與數據源，而是將信息加工處理后提供給用戶，將“提供信息”朝著“提供答案”轉變。

（三）強化人資建設，提高從業者素質。在網絡時代下，對檔案從業者提出更高要求，其不再單純是檔案保管者，還是信息服務的主動提供者。面對新環境，檔案部門應強化人資建設，促進從業者綜合素質的提升，具體措施如下：

1.重視人才選拔與培養。傳統人才結構無法滿足現實需求，在大數據背景下，對從業者的專業技能、信息素養提出嚴格要求，部門管理者應重視人才選拔與培養，打造一支高素質、高技能的復合型隊伍。在人才選拔中應優先選擇專業性強的人員，壯大團隊力量。針對現有人才可通過開展培訓活動的方式提高整體素養，通過創新培訓內容與手段，引入微課、慕課等多媒體技術輔助教學，激發檔案人員學習興趣，提高檔案人才培訓效果。

2.完善評價與激勵機制。為激發從業者工作熱情，端正其工作態度，可利用信息技術完善評價與激勵機制，對檔案人員工作狀態與行為作出科學評價。大量實踐表明，在相同條件下未受激勵員工的潛力僅可發揮30%左右，而受到激勵的員工可發揮80%-90%?？梢姡瑱n案部門應采取恰當的激勵機制，在物質和精神層面給予從業者適當的獎勵，由此激發其創造力與能動性，更好地適應信息化新環境，為檔案事業發展貢獻自我價值。

四、結語

綜上所述，在全球信息化背景下，檔案管理理念與手段也應跟隨時代潮流，做到與時俱進。作為檔案管理者，應通過更新服務理念、創新服務手段、強化人資建設等方式，在先進信息技術支持下創建信息管理系統，探尋全新的改革創新之路，由此提高檔案管理效率與價值，實現檔案事業的健康可持續發展。