優化企業檔案管理體制改革方法與對策

文/西安西北有色地質研究院有限公司 楊影

近年來，我國的經濟體制一直處于變革當中，很多企業的內部結構和管理體制都發生了根本性的變化。在這樣的前提下，傳統的檔案管理體制已經不能滿足企業的現代化管理需求。為了解決這一問題，企業需對檔案管理體制進行有效改革，這樣才能夠保證企業的未來發展。

一、企業檔案管理中存在的問題

（一）領導對檔案的重視程度低。現階段，很多企業領導者漠視檔案工作，他們認為對于公司來講，經濟效益和經濟利益至關重要，而檔案的管理是可有可無的，因為它并不能夠給企業帶來真實效益，只需保證檔案保存完整，不發生丟失泄密問題即可。事實上這樣的想法是非常錯誤的，這體現了企業對檔案管理工作缺乏足夠的認知進而導致企業的員工對檔案的價值認識不足。除此之外，很多企業沒有設置專職的檔案管理員，大部分處于兼職的狀態，這就對檔案的管理造成了一定的影響。這種缺乏長遠考慮、沒有戰略思維的企業檔案意識是亟待需要改進的。

（二）檔案管理手段相對落后。隨著我國經濟全球化和互聯網的不斷發展，信息化管理也成了企業管理的重要支撐和組成部分。但是很多企業對于檔案管理僅停留在文書檔案管理的階段，并沒有實施電子信息化。這在一定程度上使企業的檔案管理處于落后的狀態，不僅在編撰檔案的過程當中會花費大量的時間，而且造成了企業檔案查詢方式繁瑣、效率低下。這種缺乏與時俱進的檔案管理技術勢必會對企業的核心競爭力造成影響。除此之外，文書檔案的載體是紙介質，隨著時間流逝會出現字跡不清、查詢時間不準確等問題，這也會給企業檔案的永久留存帶來一定的影響。

（三）沒有建立專項檔案室。很多企業并沒有單獨設立檔案庫房，大部分采用日常文件、企業檔案混合保存的方式，這樣會對企業檔案造成很多不良影響。據調查顯示，部分企業雖然建設了檔案庫房，但是并沒有注意溫濕度、粉塵等外界因素對文書檔案的影響，造成了很多檔案紙張老化、字跡模糊，影響了企業檔案的真實性和完整性。

（四）檔案管理人員素質不高。現階段，企業檔案管理員在思想觀念、文化程度、專業水平等方面都有很大差異，他們對檔案管理的意識并不強。據調查，很多企業并沒有對檔案管理員進行專業性的系統培訓，導致他們對前沿的檔案管理技術并不了解，甚至對檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等基礎工作也不熟悉，從側面導致了企業的檔案管理工作處于滯后的狀態。除此之外，部分企業的檔案管理員身兼數職，除了負責檔案工作外還要負責辦公室、內勤、助理等多種職務，很大程度上導致了他們不能全心來對企業檔案進行管理，進而導致企業檔案工作的管理水平低下。對于企業來講，這樣的做法能夠節約人力資源，但是卻會間接對企業的經濟和發展帶來影響。

二、優化企業檔案管理體制改革的方法

（一）提高企業對檔案管理的重視程度。企業對檔案管理的重視程度直接影響企業檔案管理體制改革的步伐，因此在改革的道路上企業先要提高檔案管理的意識，從實際工作抓起，建立檔案管理制度、改善檔案基礎設施、配備專職檔案管理人員。除此之外，企業其他員工也應該努力配合企業的檔案管理體制進行改革，遵守企業檔案管理規定，提出合理化意見建議，有條件的情況下可以召開企業檔案管理改革研討會，對檔案改革的方式方法進行討論，可以參考借鑒其他單位等級檔案室建設的先進經驗。通過上述舉措讓企業檔案管理改革的進程落到實處，進一步的提高企業的價值。

（二）開展信息化檔案建設。在對企業檔案管理體制改革的過程中開展檔案信息化建設也是非常重要的。近年來我國信息化發展十分迅速，電子化的檔案管理也成為很多企業甚至政府機關部門檔案管理的重要途徑。對于企業來講，應當積極對現有的文書檔案管理方法進行改革，聘請專業檔案系統技術研發公司，針對企業的檔案管理進行信息化定制研發，并將企業所有的文書檔案進行數據化掃描，采用電子數據化方式對文書檔案進行永久保存。系統改進之后，企業應該設置檔案查閱制度，實施分級管理的措施，對檔案查詢實施審批制度，這樣在方便檔案查詢流程的同時，對檔案的知悉范圍進行了確認，在提高查詢檔案效率的同時，也在一定程度上能夠助力企業未來的發展和規劃。

（三）加大檔案管理的創新力度。隨著我國社會經濟的不斷發展，創新能力對于企業來講尤為重要。因此企業要在檔案改革的過程中加強創新能力，不僅要加強信息化建設，還要注重謀劃檔案管理過程中的細節，可以利用人工智能等方式來解決手工操作檔案過程中出現的效率低、易出錯、速度慢等問題。企業的檔案管理員要不斷創新、開拓進取才能在管理檔案的過程中輕車熟路，達到細致、精致、極致的境界。

（四）加大投資力度，改善檔案庫房環境。很多企業在檔案管理方面投資較少，這就造成了檔案管理不規范、檔案庫房建設不完善等弊端。因此，企業應當加大投資力度來美化檔案庫房的環境。首先，為了保護文書紙質檔案，企業應當在檔案庫房安裝溫濕度傳感器并配備空調和加濕器。通過物聯網的方式讓空調和加濕器自動調節，從而讓檔案庫房的溫度處于舒適狀態，進而保護檔案的紙張；除此之外，檔案管理員也應當及時開窗通風，保持檔案庫房空氣清新，有條件的可以在檔案庫房配備空氣凈化器來凈化檔案室內的空氣，防止大氣污染影響檔案的保存。其次，企業在對檔案室進行裝修的過程當中應當注意光線對檔案紙張的影響。在設置燈光時，要采用相對柔和的燈光并配備遮光窗簾，避免陽光直接照射對紙張產生影響。最后，在對進入檔案庫房的人員管理的過程當中也應當注意配備鞋套或一次性拖鞋，防止塵土和沙礫隨著人員進入到庫房，影響檔案庫房的整潔。企業通過上述投資和舉措，就能讓檔案庫房的環境、人文達到一級檔案室的標準，讓文書檔案保存的時間更加長久。

（五）加強對檔案管理員的管理。檔案管理員在企業的檔案管理中起著中流砥柱的作用，他們所具備的素質對企業檔案管理也有著很大的影響。很多檔案資料都記錄了企業的發展，能夠對企業的管理、經營和經驗等方面提供有效的幫助。企業的檔案是由檔案管理員進行保管的，因此加強對檔案管理員的培訓和管理是非常重要的。首先，企業的檔案管理人員要意識到檔案管理工作的重要性，不斷學習、積極進取，努力提高檔案管理的專業技能和理論知識，提高自身的創新能力，掌握現代化檔案管理的技術；同時，作為企業的檔案管理人員來講，更應當熟悉檔案管理的專業知識，盡可能向精通此項的行家里手請教，吸取他人先進的管理經驗并針對自身的缺點和問題予以改正，要參與檔案管理的學術討論，互相學習、共同進步；除此之外，檔案管理人員也應當為企業的發展提供可參考的建議。因為優秀的企業檔案管理人員對企業歷史和發展歷程有著更深刻的理解，有能力為企業提出合理化的建議來促進企業發展。其次，企業應當定期開展檔案管理相關培訓。檔案管理員自身的技能和知識儲備是有限的，只有企業定期開展專業性的培訓，才能夠提升他們的檔案管理技能，在日后才能夠更精準地對企業檔案進行管理和經營。最后，企業應當對檔案管理人員進行保密審查。因為企業檔案屬于商業秘密，一旦泄露將會給企業帶來無法挽回的損失。所以企業在對檔案管理人員進行管理的過程當中要注重保密審查和保密教育，提高管理人員的保密措施、嚴禁外界的干擾，讓檔案管理員妥善管理和利用檔案信息。

三、結語

綜上所述，優化企業檔案管理體制改革的方法與對策有很多，而針對企業檔案管理體制的研究和討論也處于初期階段，很多措施和改革的方法都亟待推敲。本文主要針對現階段企業檔案管理存在的問題進行了闡述，針對企業對檔案的重視程度、檔案管理人員的素質以及檔案管理手段等問題進行了詳細的討論，并針對上述問題從提高認識、創新手段、加大投資、人員管理等方面提出了解決的辦法。希望通過筆者的介紹能夠給有關企業帶來參考價值，在日后對企業檔案管理體制進行改革的過程當中能夠吸取經驗、有所借鑒。相信通過掌握檔案管理體制的本質，不斷改革、不斷創新，企業的檔案管理就能邁向一個新的臺階。