建立完善的考核制度 提高檔案收集效率

文/內蒙古農業大學檔案館 張婷 范秀琴

隨著社會的發展和科技的進步，高校檔案收集工作也在不斷完善，但在實際收集當中出現了較多的問題，收集過程當中收集效率低下是主要問題。因此我們需要解決檔案收集中存在的問題，采取合理的解決措施，提升檔案收集工作質量。另外，管理工作人員應采用科學的方法對其進行匯總記錄，創新工作管理機制，提高管理效率，促進檔案工作的順利進行。

一、高校檔案工作實行考核制度的現狀與重要意義

（一）高校檔案工作實行考核制度的現狀。高校檔案所涉及的內容較多，它是高校在辦學過程當中發展形成的關于教學、科研、管理等各個項目的真實歷史記錄，具有憑證和參考作用，對于高校發展也有著重要的影響。高校檔案數量較多，經過多年的發展建設，我校已經建立了較為完善的檔案管理館，在組織建設館舍面積、建設經費、專職人員、信息化管理等方面都取得了較大的成就，進一步推動了高校檔案管理質量以及高校的發展。高校檔案在管理的過程當中需要制定完善的檔案管理制度，強化信息化管理使檔案在管理的過程當中有章可循，保證檔案管理質量。但從當前高校檔案管理制度現狀中，我們可以了解到，檔案在管理的過程當中存在著考核體系模糊、考核內容不明確等問題，相關工作人員在工作的過程當中缺乏責任心，使得高校檔案管理工作無法得到有效的進展，高校檔案管理工作不受重視，被邊緣化是阻礙收集工作的首要原因。其次，高校檔案管理工作人員多為兼職人員，大多數管理人員不具有較強的管理能力以及責任心，在檔案管理工作當中所耗費的精力較少，使得管理工作問題頻出。

（二）高校檔案工作實行考核制度的重要意義。高校檔案收集與管理工作對于一個學校的發展有著重要影響，高校檔案內容涉及了學校的教學科研管理等各項工作的真實記錄，具有憑證和參考的作用，對于學校今后發展都有重要的影響。當前大多數學校為了加強檔案管理的質量與效率，在管理的過程當中，我們將檔案工作納入學校的工作計劃和考核體系當中，能夠有效提高檔案管理的管理質量與效率，同時也能夠落實崗位責任制，明確學校各部門和檔案專職人員以及兼職人員的責任和任務，把檔案收集工作的實際情況歸于年終考核評先選優，能夠有效地保證工作效率以及質量，使得檔案管理工作真正落到實處。

二、檔案工作實行考核制度的內容及方法

在我國強調依法治國，而學校在發展的過程當中，也在不斷地落實依法治校精神，為了能夠進一步加強學校檔案工作的管理質量以及效率，將檔案的收集管理工作納入考核制度當中，能夠有效地提高檔案管理收集工作質量以及效率，使得檔案管理收集工作逐漸走向規范化與法制化的道路，從而更好地為學校發展服務，為學校改革服務。

由于檔案管理工作涉及問題較多，我們需要從多方面考慮考核內容，對其進行具體分析，制定完善的考核制度。

（一）考核內容。首先，考核部門需要明確考核項目，考核工作不僅要考察檔案資料收集的完整性，也需要考慮在收集過程當中工作人員是否態度認真。其次，我們還應重視檔案資料，收集的質量與水平，高質量的收集能夠提高檔案總體質量。

檔案管理部門在管理之前，需要明確相關管理工作人員的職責和任務，并依據相關管理工作人員職責和任務制定嚴格的考核制度。檔案收集情況與質量應與個人年終考核評先選優進行聯系。制定不定期檔案收集工作的檢查與考核，這樣才能夠使檔案管理工作得到有效的落實。

管理過程當中，我們應將更多的注意力放在學院職能部門的業務工作的材料上，這部分檔案材料是主體和核心，學校部門需要依據該管理制度，制定合理的檔案管理范圍以及保管期限，對于所移交的檔案材料需要進行核對，以避免因移交過程中的疏漏而影響檔案質量。

相關檔案管理工作人員需要明確自身管理公司的責任與內容，對于管理內容進行有效劃分，在出現問題后，我們需要將責任落實到每一個工作人員身上。

（二）考核方法。我們需要從考核范圍、組織領導、考核人員、檔案館工作人員等多個方面進行考核。

1.考核范圍。在考核之前，我們首先需要明確考核范圍，明確全校各部門立卷歸檔資料的收集范圍，規定整理和考核辦法。

2.組織領導。在管理過程當中，我們需要成立分管領導，成立高校檔案收集工作領導小組，領導小組組成人員由院領導、處室部門負責人及檔案館負責人共同組成，對相關工作人員職責進行合理劃分，進行有效管理。

3.考核人員。高校檔案績效管理體系的構建，首先需要制定明確的考核目標，在考核過程當中，我們需要嚴格按照相關考核要求進行考核，相關考核人員在考核過程當中需要明確自身職責，把高校檔案機構所需要履行的職責作為主要評估內容。

4.檔案館工作人員。基本業務技能：檔案工作可分為收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用六個環節。檔案工作人員做好這六項基本業務的同時，要加強對實體檔案的日常管理，如庫房管理、實體檔案和電子檔案的保管等。

現代化工作能力：檔案電子信息化是檔案管理的發展趨勢，工作中的重中之重。檔案管理人員要學習和掌握檔案數字化技術、網絡管理技術，熟練運用計算機、多媒體等計算機科學技術，做好檔案信息化建設及日常工作中網絡管理的維護，以便更方便、更便捷地保管和提供利用。

個人綜合能力：檔案管理工作人員的學歷、年齡、職稱、培訓、職業素養和職業技能等。電子文件的收集，盡量做到與紙質文檔的收集同步，檔案館要強化各歸檔部門的聯絡和溝通，積極指導配合。

5.兼職檔案員。根據各立卷歸檔單位的工作職責，對各單位分管領導進行明確安排兼職檔案員，是否及時收集、整理、歸檔本科室業務材料。必須規范整理，組織本部門人員及時規范整理并立成案卷，要了解檔案立卷歸檔的具體要求和做法，檔案收集的措施和方法。自覺主動接受檔案館的業務指導和監督檢查，做好文件材料形成、積累整理立卷，歸檔移交工作。

（三）考核標準。在制定考核制度之后，我們需要制定考核標準。檔案館的考核辦法需要體現業務知識水平的論文研究，以及出勤率，完成的工作量，工作能力，服務態度要求。

收集整理部在進行考核時，我們首先需要對負責指導學校文件材料的形成積累及立卷歸檔工作進行嚴格考核，相關規定工作需要不斷地提高其管理的規范性以及完整性。相關工作人員還需要及時督促各單位按時向檔案館移交檔案，負責接收檔案的人員需要對其進行歸納整理，做好驗收與交接工作，提高管理質量以及管理效率。檔案館存在較多的兼職人員，在開展管理之間，我們需要對其進行培訓，需要熟練地掌握相關檔案管理工作的基本流程與規范，在管理工作當中需要提高責任感，認真踏實負責地完成工作。

在對檔案資料進行保管的過程當中，我們要做好庫房的防火、防盜、防蟲等防潮工作，還需要對檔案進行定期消毒。負責館內借閱工作的相關工作人員需要做好來電來函咨詢檢查及回復工作，做好郵件管理工作。

三、檔案考核制度施行效果

考核制度是對工作人員的一種約束，可以進一步完善相關檔案管理工作標準，使得基層單位檔案資料人員在工作中目標更加明確，檔案部門對于基層單位檔案工作進行評價的依據和標準更加清晰合理規范，在管理過程當中，相關管理工作更加高效。

通過考核可以進一步提高和增強檔案管理部門管理工作的權威性以及執法力度。過去有些單位歸檔不及時不完善，借出去的檔案不能夠按時歸還，生產單位質量管理不到位，檔案部門也多次提出整改意見，個別單位并未對其給予高度重視，知識管理工作無法順利開展，影響工作效率。

在考核過程當中，檔案部門除對出現問題的單位提出整改意見外，還應按照相關規定扣除相應的績效分數，考核結果需分配到各單位當中。同時，也需要一部分領導及工作人員進行談話，要求相關工作進行整改。兼職檔案工作人員，績效考核成績需要與工資進行掛鉤，同時，我們還應對于工作表現突出的相關工作人員予以晉升機會。只有對其進行科學有效的管理，才能夠不斷地提高管理效率，保證管理質量。

當前我校已經開展了考核制度，考核制度的實施，使得相關管理工作效率得到了有效的提升，同時在管理過程當中，工作人員更加負責，使得整個工作變得更加順利。

四、結語

檔案管理工作對于高校發展有著十分重要的影響，需要不斷強化檔案管理工作人員的業績意識，增強檔案工作管理人員在工作當中的積極性與主動性，提高工作效率，保證工作質量。相關檔案工作管理人員要更加注重工作流程，關注檔案是否齊全完整，檔案管理工作是否安全可靠。要嚴格按照相關管理要求進行管理，學校各部門需要加大對管理工作的重視力度，認真制定相關管理制度。只有不斷提高管理工作要求，才能夠提高管理效率，工作人員在管理的過程當中需要不斷加強培訓，只有熟練掌握相關管理流程，才能夠有效地開展相關管理工作，使得管理工作順利進行。