淺談如何加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作

文/鐵嶺縣財(cái)政金融事務(wù)服務(wù)中心 朱曉薇

會(huì)計(jì)檔案管理作為事業(yè)單位管理體系中的重要內(nèi)容，近年來隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理水平也提出了更高的要求，但是很多事業(yè)單位在該方面工作開展過程中受到了人才、技術(shù)等多種因素的制約，導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理的職能無法充分發(fā)揮。因此，我國(guó)的事業(yè)單位還要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視力度，結(jié)合現(xiàn)有檔案管理狀況，采用針對(duì)性的優(yōu)化策略，不斷提升自身會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)化與現(xiàn)代化水平，才能夠滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)際需求，對(duì)于事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展也有著積極意義。

一、會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)容

（一）檔案歸檔。結(jié)合我國(guó)頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理方法》中相關(guān)要求，對(duì)原始憑證、上機(jī)日志以及發(fā)票等多項(xiàng)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整合和儲(chǔ)存工作，隨后還要做好憑證、賬冊(cè)以及報(bào)表等方面的打印輸出，在經(jīng)過會(huì)計(jì)主管部門的審核之后，將整理好的資料轉(zhuǎn)交給存檔部門進(jìn)行保管，在會(huì)計(jì)信息檔案管理過程中，存檔過程中還需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的雙備份，確保檔案歸檔的安全性。

（二）檔案保管。事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案的保管過程中，首先要進(jìn)行保管清冊(cè)的創(chuàng)建，對(duì)于歸檔的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容進(jìn)行登記，此外檔案保管人員要定期將財(cái)務(wù)歸檔中的會(huì)計(jì)資料按照順序、種類、序號(hào)等類別進(jìn)行整合、立卷與登記，通過具有磁性介質(zhì)的方式來進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的保管工作，在備份軟盤上面還需要進(jìn)行保護(hù)標(biāo)簽的設(shè)置，最后還需要將這些硬盤保管在整潔、干燥以及防磁的環(huán)境中，并且做好定期檢查與復(fù)制工作。

（三）檔案借閱。在會(huì)計(jì)檔案借閱過程中，首先要做好相關(guān)手續(xù)的辦理工作，不得將檔案帶入室外，在遇到特殊情況需要進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制時(shí)，還要經(jīng)過財(cái)務(wù)部門的審核批準(zhǔn)方能夠?qū)n案帶出室外，并且要對(duì)歸還的期限跟日期進(jìn)行明確。如果其他單位需要進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的借閱，還需要有單位的介紹信，并且要由財(cái)務(wù)部門或者其他負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核批準(zhǔn)后方能夠借閱。

（四）檔案移交。會(huì)計(jì)檔案一般還要經(jīng)過年終核算的整合、梳理之后完成裝訂，隨后交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行為期一年的保管，為后續(xù)的查閱工作奠定良好的基礎(chǔ)。在達(dá)到一年的保管期限之后，還需要由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行編造清冊(cè)工作，隨后將其移交給相關(guān)檔案管理部門進(jìn)行保管。在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的移交過程中，要求會(huì)計(jì)檔案管理人員能夠?qū)n案信息的名稱、序號(hào)、保管起止時(shí)間等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，還要在經(jīng)過事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門核查與監(jiān)督基礎(chǔ)上做好會(huì)計(jì)檔案的移交工作，由雙方經(jīng)辦人在移交清冊(cè)上進(jìn)行簽字確認(rèn)。

（五）會(huì)計(jì)核銷。當(dāng)會(huì)計(jì)檔案保管期滿時(shí)，需要由事業(yè)單位的會(huì)計(jì)管理部門提出銷毀請(qǐng)求，隨后在經(jīng)過財(cái)務(wù)部門的共同審核之后，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)的制定，隨后在檔案管理部門監(jiān)督下進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作。

二、事業(yè)單位開展會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要意義

（一）提升事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理水平。會(huì)計(jì)檔案能夠?qū)κ聵I(yè)單位的整體財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行反映，還能夠?qū)κ聵I(yè)單位的業(yè)務(wù)往來以及資金使用情況進(jìn)行明確，幫助財(cái)務(wù)管理人員對(duì)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況進(jìn)行明確。除此之外，歷年的會(huì)計(jì)檔案還能夠?qū)挝蛔陨淼陌l(fā)展歷史以及改革現(xiàn)狀進(jìn)行反映，對(duì)于事業(yè)單位各項(xiàng)發(fā)展決策的制定也能夠起到良好的參考價(jià)值。

（二）經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然需求。對(duì)于事業(yè)單位而言，會(huì)計(jì)檔案也是自身單位財(cái)務(wù)以及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要體現(xiàn)，對(duì)于事業(yè)單位在發(fā)展過程中的每筆預(yù)算以及執(zhí)行情況也可以進(jìn)行詳細(xì)的記錄。因此通過查閱會(huì)計(jì)檔案的方式，能夠幫助事業(yè)單位對(duì)自己的預(yù)算執(zhí)行情況以及財(cái)政情況進(jìn)行明確。此外我國(guó)《會(huì)計(jì)法》中對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理也有著明確的規(guī)定，因此做好會(huì)計(jì)檔案管理工作也就成為了增強(qiáng)工作法制化的具體要求，因此我國(guó)事業(yè)單位還需要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視力度，做好各項(xiàng)檔案信息的妥善保管。

（三）增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用效果。事業(yè)單位管理人員在實(shí)踐中通過對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的思考，能夠從管理理念及時(shí)更新、管理方式優(yōu)化及管理機(jī)制完善等方面入手，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理目標(biāo)，滿足其科學(xué)應(yīng)用要求，不斷增強(qiáng)這類檔案在實(shí)踐中的應(yīng)用效果，為事業(yè)單位長(zhǎng)效發(fā)展及管理思路拓寬提供專業(yè)支持，有效應(yīng)對(duì)新時(shí)期的形勢(shì)變化。

三、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）對(duì)檔案管理工作重視力度不足。我國(guó)很多事業(yè)單位在自身管理工作開展過程中，還存在對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視力度不足的問題，在會(huì)計(jì)檔案管理工作中的資金跟技術(shù)投入力度不夠，這導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理工作水平難以滿足事業(yè)單位自身的發(fā)展需求，對(duì)于事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展也造成了一定的阻礙。此外部分事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，在檔案管理工作開展過程中還存在建檔水平不足、檔案移交不及時(shí)等問題，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案信息也沒有進(jìn)行認(rèn)真的審核，從而導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理職能難以充分發(fā)揮。

（二）缺乏規(guī)范有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度。在會(huì)計(jì)檔案管理工作中有著比較多的流程，但是目前很多會(huì)計(jì)檔案管理還沒有構(gòu)建行之有效的檔案管理制度，也就無法達(dá)到規(guī)范化跟制度化的管理要求。一些事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理工作開展過程中還沒有對(duì)移交時(shí)間等參數(shù)進(jìn)行明確，在會(huì)計(jì)檔案的保管跟使用過程中也沒有嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)法的相關(guān)職能來開展工作，這也就導(dǎo)致了會(huì)計(jì)工作在開展過程中存在著比較多的問題。

四、事業(yè)單位提升會(huì)計(jì)檔案管理水平的具體措施

（一）強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)。為了獲得良好的會(huì)計(jì)檔案管理效果，首先要求事業(yè)單位能夠加強(qiáng)對(duì)該方面工作的重視力度，在結(jié)合各個(gè)單位實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任制的嚴(yán)格落實(shí)，還需要將會(huì)計(jì)檔案的立卷、管理以及移交等內(nèi)容體現(xiàn)在財(cái)務(wù)人員自身工作中，對(duì)于在會(huì)計(jì)檔案管理中出現(xiàn)嚴(yán)重失誤的人員，也要給予一定的懲罰處理。只有在事業(yè)單位內(nèi)部形成規(guī)范化的會(huì)計(jì)檔案管理模式，才能夠確保各項(xiàng)檔案管理工作的落實(shí)效果，滿足事業(yè)單位自身的實(shí)際發(fā)展需求。

（二）理順會(huì)計(jì)檔案管理流程。會(huì)計(jì)檔案的管理流程比較復(fù)雜，在具體實(shí)施過程中還會(huì)受到一些外界因素的影響，因此事業(yè)單位還需要根據(jù)《會(huì)計(jì)法》中相關(guān)要求以及自身發(fā)展需求，對(duì)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行不斷優(yōu)化與完善，才能夠促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理效率跟質(zhì)量得到進(jìn)一步的提升。首先要進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案定期移交制度的制定，要求在規(guī)定期限內(nèi)將會(huì)計(jì)檔案移交給單位檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)于已經(jīng)建立檔案室的事業(yè)單位，可以結(jié)合檔案室的具體要求與規(guī)章制度來進(jìn)行相關(guān)手續(xù)的辦理，隨后將會(huì)計(jì)檔案移交給檔案室進(jìn)行管理。對(duì)于還沒有建立檔案室的事業(yè)單位，會(huì)計(jì)檔案需要暫時(shí)由財(cái)會(huì)部門進(jìn)行妥善保管，但是要由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，出納不得兼任會(huì)計(jì)檔案管理工作。

（三）做好會(huì)計(jì)檔案管理崗位的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)水平會(huì)直接影響到檔案管理效果，因此我國(guó)事業(yè)單位還要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)工作的重視力度，引導(dǎo)檔案管理人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升自己的業(yè)務(wù)能力跟職業(yè)素養(yǎng)，從而讓會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。在會(huì)計(jì)檔案管理過程中，還要嚴(yán)格遵循《會(huì)計(jì)法》的相關(guān)制度進(jìn)行工作，這樣才能夠讓會(huì)計(jì)檔案管理的職能得以充分發(fā)揮。

（四）加快會(huì)計(jì)檔案電子化進(jìn)程。近年來，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了迅猛的發(fā)展，因此事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理工作中還要加強(qiáng)電子信息化技術(shù)的建設(shè)力度。較之于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案還有著異于存儲(chǔ)、操作簡(jiǎn)便以及安全性高的特征，對(duì)于后續(xù)的檔案查閱也能夠起到良好的促進(jìn)效果。因此我國(guó)事業(yè)單位還要進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)的資金投入力度，根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，并要積極應(yīng)用信息安全技術(shù)來提升會(huì)計(jì)檔案的管理安全性。

五、結(jié)語

綜上所述，會(huì)計(jì)檔案管理在事業(yè)單位自身發(fā)展工作中有著非常重要的作用，因此事業(yè)單位還要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視力度，明確會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，結(jié)合現(xiàn)有檔案管理中存在的問題進(jìn)行管理體系的不斷優(yōu)化與完善，這樣才能夠充分發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案管理的職能，對(duì)于事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展也有著積極意義。