關于企業人事檔案信息化管理的思考

文/浙江物產金屬集團有限公司 姜小媚

現階段，先進的信息技術已經滲透到社會各個領域，為人們的生產生活帶來巨大的變化，大數據時代已然到來。人事檔案作為企業人事部對個人管理的基礎與憑證，對于識別干部、選拔人才、干部隊伍建設意義重大。然而許多人事管理工作依然停留于紙質檔案的管理，從某種程度上降低了檔案管理的效率，也造成了資源浪費。因此為適應企業的發展和數字化時代的要求，建立完善的人事檔案信息化管理體系是必由之路。

一、為什么要使用信息化手段管理檔案

企業檔案的信息化管理就是以計算機為基礎，將網絡作為新型管理平臺，對于人事檔案信息資源進行更為科學的管理和開發，從而實現由紙質檔案向信息化數據檔案的轉變，能確保內部人員通過計算機和網絡技術在短時間內獲得所需的準確數據。其主要目標如下：

（一）確保人事檔案信息的時效性和準確性，使檔案管理變得科學化和高效化。引入信息化的管理方式就是要將檔案信息的收集、鑒定、分析、歸檔和利用都在系統上完成，實現數據共享，提高檔案處理效率，同時也能保證人事檔案信息的每一次調整和修改都有跡可循，確保信息的準確性。

（二）促進人力資源管理制度改革，完善人才培養體系。人事檔案管理信息化有助于企業利用實時更新的人力資源信息進行人才的選拔，利用信息技術及時了解員工的真實表現，全面考察員工，從而促進人才資源的優化配置，提升企業人力資源的競爭力。

（三）人事檔案信息化管理要提高人事檔案數據的保密性和安全性，保證信息資源的完整。人事檔案信息是一種重要的資源，一旦丟失或泄漏會給企業造成巨大的損失。采用信息化手段能有效加強信息的安全性和保密性，減少紙質檔案裝訂過程中的損壞和遺失現象，控制信息資源的使用范圍，保證資源的安全性。

二、概念界定

（一）人事檔案。人事檔案是指自個人出生以來，由正式機構（單位）使用相對標準化、規范化的文本，記錄學習、工作經歷，其中也包括個人政治履歷，獎懲記錄。在國有企業招聘、國家公務員考試、參軍入伍、出國深造等事項中，都必須進行檔案審查。在國有企業干部選拔中，如出現檔案不實或偽造檔案的情況，有關人員要承擔相應的后果。

（二）信息化。人事檔案信息化主要指將現代信息技術引入檔案管理工作中，將信息技術、儲存技術充分應用于人事檔案資源的處置、保存、管理和利用當中去，更好地為管理者提供服務。人事檔案信息化管理將靜態的檔案管理轉換為動態的檔案管理，推動了檔案管理工作的發展和進步。信息化包含如下內涵：

檔案內容數字化。數字化是信息化的基礎，人事檔案內容的數字化意味著將所有紙質材料內容都以數字化的信息形態展現，通過照片、圖像、掃描件、文字輸入等方式實現人事檔案的“無紙化”辦公，通過電子文件的形式填寫或修改人事檔案信息，并進行信息的歸檔和存儲。

人事檔案利用共享化。人事檔案信息化的一個典型特征是永久保密，只對有權限人員開放共享和利用，使用者無須前往檔案館辦理手續查詢檔案，只需要進入數據庫就可以在線查閱所需的任何信息，高效快捷且不受時空限制。

三、人事檔案信息化管理現狀

（一）目前國內企業采用信息化手段進行檔案管理所存在的問題。進入新時期后，很多企業已在管理工作中應用信息技術，以此推動信息化建設。但是縱觀當前人事檔案信息化進程，依然存在著一些需要改進之處。主要表現在以下方面：

第一，設施不完備。各類系統都需要硬件設備支持，缺乏優質硬件的系統，是難以發揮其最大效能的。但設備的購買和維護需要投入大量資金，部分企事業單位對人事檔案工作不夠重視，投入的資金不足，從而導致人事檔案信息化管理設施不完善，信息化進程推進慢。

第二，制度不健全。許多企業在人事檔案信息化建設過程中沒有制定一套明確的實施方案，出現了標準不一、管理不統一等現象，不符合企業長遠發展的需要，對人事檔案信息化管理水平的提升具有不利影響。

第三，人員素質有待提升。使用信息化手段管理人事檔案，要求從業人員必須具備相應的計算機操作技能和基本數字化知識。但是目前，大多數檔案管理從業人員仍習慣于紙質檔案管理的老套路，缺乏信息化管理素質，較難適應目前工作需要。

（二）公司推進人事檔案信息化管理現狀。為提升人事檔案管理效率，筆者所在企業（以下簡稱本公司）早在2003年就開始采用人事管理系統以信息化的手段實現對企業人力資源的高度集成化管理。最早采用朗新人力資源管理系統對人事檔案進行整理，使人力資源的規劃、招聘、統計等環節在統一平臺上實現一體化操作，管理員能方便、快捷地對人事檔案進行查詢分析，并進行勞動合同管理等。2010年，為提升人力資源檔案管理的精細度，公司又上線了SAP人事管理軟件，將人事管理模塊納入企業資源管理系統中，增加了人員結構分析、人事報表統計等功能，管理員能在進行檔案記錄的同時，結合企業領導的實際需要，通過系統進行一些初步的人力資源分析工作。同時本企業使用這兩套系統，實現了全員基本檔案信息的數字化，將管理觸角深入各部門（子公司），在實現“穿透式”管理的基礎上，對于公司整體人力資源情況也有了更為全面、清晰的把控，也在一定程度上方便了有關部門，能根據員工特點，進行相應的人崗匹配。

四、存在的問題

盡管本公司實行人事檔案信息化管理已有十幾年，但仍存在一些問題：

（一）標準化建設還不夠完善。檔案信息管理的標準化建設是指在檔案由實體管理向數據庫、網絡管理的轉變過程中必須要有相關的規范及標準對其進行規定，使任何一項操作和處理都有據可依。本公司2003年初開始嘗試人事檔案信息化管理時仍處于摸索階段，對于標準化體系建設的意識不夠，故在前期存在著一些錄入格式不一致，錄入內容不規范等現象，不能充分發揮數據共享功能。

（二）數據利用方式比較單一。從公司人事檔案管理信息化總體情況來看，盡管本公司人事檔案信息化開始時間早，但忽視了對信息化的檔案數據進行管理與利用，在大多數情況下，只是將人事檔案信息化建設作為保存檔案資料的載體，對所有人事信息實行“數字化”處理來進行錄入和查詢，但是更為重要的人員分析、數據整合系統都沒有做深層次開發，嚴重限制了人員檔案數據的利用效率和系統的使用效果。

五、解決方案與思路

人事檔案信息化管理的狀態，直接反映了企業內部人事管理水平。所以，其核心是明確管理體系，確定企業各個部門（子公司）的職責范圍，形成標準化、規范化的人事檔案工作流程，并將這種流程通過系統流程圖的形式全面展現出來，并結合實際情況進行必要的流程優化或者流程再造。在實現流程最優的前提下，綜合企業各方面的力量，將這種流程使用信息化的手段固化下來，進而逐步共同開發其他所必須的系統功能。

（一）形成統一管理體系。人事檔案管理要走上信息化建設的道路，建立一套規范化、標準化的管理體系是首要任務。要明確人事檔案管理的專門機構，確定人事檔案流轉規則，建立檔案數字化標準（方便檔案錄入），開發專門的人事檔案管理信息系統，實現數字化管理。在系統管理的基礎上，建立可共享的檔案信息基礎數據庫，給予有關人員權限區域數據資源的共建共享。建立健全人事檔案信息管理體制，確保人事檔案信息規范化、標準化的順利進行。

（二）加強網絡信息安全保護。企業人事檔案是企業發展中各種人事資源的集中體現，信息化管理時需要使用計算機技術進行，數據信息通過網絡進行傳播保證安全性是重要問題。企業要構建科學完善的網絡安全防御機制，以此來保障企業人事信息的保密性，防止人事檔案數據信息的丟失、人為泄漏。可以安裝防火墻和殺毒軟件，并定期進行檢查，從源頭上扼殺網絡風險。

（三）提升人事檔案信息化資源的利用率。企業除了使用信息化來進行人事檔案的儲存和匯總之外，還可以根據企業自身的特性開發更多實用功能，將資源的利用率發揮到最大。此舉過程中，要注意數據庫的建設，確保人事檔案信息數據庫可以用來全方位考核人才，還可以為其他重要部門提供數據支持。

六、結語

綜上所述，在信息化、數字化大發展的21世紀，人事檔案管理工作只有跟上形勢，擺脫舊有框架、思路的桎梏，充分采用信息化手段，讓人事檔案管理在人力資源管理的各環節中高效發揮作用，才能充分提升企業的人才競爭力。