新時(shí)期疾病預(yù)防控制中心人事檔案管理信息化建設(shè)分析

文/駐馬店市疾病預(yù)防控制中心 關(guān)瑩瑩

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸在各個(gè)領(lǐng)域行業(yè)中投入應(yīng)用，使得社會(huì)發(fā)展有了新的局面。疾病控制中心通過(guò)人事檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)⒖萍家约皺n案管理工作相結(jié)合，從而保證管理工作順利進(jìn)行，在明確工作實(shí)際目的的基礎(chǔ)上制定優(yōu)化方案，將檔案作為不可替代的信息管理資源，確保人事檔案管理向著更加高效的方向發(fā)展。

一、新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

常規(guī)的人事檔案管理工作的途徑多為手工收集的形式，這種方法需要耗費(fèi)大量的人力物力，工作量相對(duì)較大，通過(guò)信息化檔案建設(shè)，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)展開管理工作，能夠保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行，為單位提供真實(shí)的數(shù)據(jù)信息，能夠有效推動(dòng)單位發(fā)展，保證整體經(jīng)濟(jì)效益。新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的意義包括以下幾個(gè)方面：

（一）降低工作壓力。傳統(tǒng)的人事檔案管理進(jìn)行檔案錄入的過(guò)程中，需要做好各項(xiàng)工作記錄，同時(shí)在庫(kù)房中進(jìn)行查找，這種方法工作量相對(duì)較大，增加工作人員的身體以及心理負(fù)擔(dān)，檔案信息化建設(shè)，能夠突破以上各種障礙，通過(guò)計(jì)算機(jī)作為工具，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速搜集整合，確保管理的自動(dòng)化以及分享的便利化。在展開工作的過(guò)程中，可以節(jié)約人力物力資本，信息呈現(xiàn)更加豐富，將工作人員工作量降低后，其工作的心態(tài)會(huì)有明顯的改善，主動(dòng)性更高，使得工作效率得以提高，有利于推動(dòng)單位的建設(shè)發(fā)展。

（二）檔案信息查詢便捷。當(dāng)前隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)提供了更多的應(yīng)用便利，在實(shí)際運(yùn)用的過(guò)程中，能夠保證處理更加迅速，可以實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的重復(fù)利用，能夠減少資源的浪費(fèi)，確保整體工作效率的提升。將其作為載體進(jìn)行數(shù)據(jù)內(nèi)容的查找，可以保證全面信息數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)，提升檔案信息數(shù)據(jù)獲取的便利性。傳統(tǒng)的檔案管理形式缺乏應(yīng)用的合理性，在進(jìn)行資料的搜集以及記錄的過(guò)程中，信息數(shù)據(jù)占據(jù)的空間范圍較大，如果需要長(zhǎng)期進(jìn)行檔案的保存，則傳統(tǒng)的檔案可能會(huì)發(fā)生損壞等問(wèn)題，無(wú)法得到充分利用，而通過(guò)紙質(zhì)檔案，可以確保在查找的過(guò)程中，避免出現(xiàn)損毀的問(wèn)題，從而保證信息的整體性。因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)需要長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)，因而在進(jìn)行管理的過(guò)程中，通過(guò)信息化的途徑，可以避免各種繁瑣的問(wèn)題，確保管理工作有序展開，能夠提升查詢、搜集、管理的效率。

（三）檔案信息更加安全和保密。作為單位中重要的信息數(shù)據(jù)來(lái)源，在進(jìn)行檔案信息管理的過(guò)程中，應(yīng)該注重其安全性以及可靠性。檔案資源是不可或缺的信息資源，單位的生存發(fā)展與信息數(shù)據(jù)有著直接的關(guān)系，檔案中蘊(yùn)含著豐富的價(jià)值，如果出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)丟失的情況，可能會(huì)造成單位的損失，也會(huì)影響單位的利益獲得，而通過(guò)檔案信息化建設(shè)的方法，能夠確保數(shù)據(jù)的安全性，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于整體數(shù)據(jù)進(jìn)行保密。能夠快速對(duì)信息進(jìn)行檢索以及保存，即使發(fā)生信息的缺失，相較于以往的管理形式這種方法的可靠性更高，能夠保證單位的經(jīng)濟(jì)利益不受損害。

二、疾控中心人事檔案管理現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，隨著疾控制中心持續(xù)強(qiáng)化人事檔案建設(shè)，其管理效果不斷規(guī)范化、制度化，成為疾控中心落實(shí)項(xiàng)目的重要環(huán)節(jié)之一，發(fā)揮了關(guān)鍵的作用。盡管當(dāng)前的人事管理體系趨于完善，但是還存在著一系列的問(wèn)題，包括檔案的整理、歸納、管理、借閱等，我們應(yīng)該在認(rèn)識(shí)到相關(guān)問(wèn)題的基礎(chǔ)上，進(jìn)行整合優(yōu)化，常見的疾控中心人事檔案管理問(wèn)題包括以下方面的內(nèi)容：

（一）人事檔案管理邊緣化。當(dāng)前在疾控中心的檔案管理工作中，因工作內(nèi)容相對(duì)較為基礎(chǔ)，需要后期的長(zhǎng)期積累以及投資才能取得顯著的效果，現(xiàn)存考核的體系可能會(huì)造成邊緣化的問(wèn)題，在部門工作中被重視的程度較低，盡管在部分地區(qū)部門中已經(jīng)作為硬性指標(biāo)納入工作中，但是在報(bào)告中還未有明顯的體現(xiàn)。疾控中心的檔案管理出現(xiàn)發(fā)展不平衡的狀態(tài)中，一些控制中心已經(jīng)啟動(dòng)較長(zhǎng)時(shí)間，但是所應(yīng)用的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)先進(jìn)性不高，尚未進(jìn)行指導(dǎo)意見的更新，僅僅通過(guò)人事檔案信息化管理的形式，將相關(guān)信息在計(jì)算機(jī)中錄入，從而確保了整體檢索的科學(xué)性，這種形式能夠保證檔案數(shù)據(jù)獲取的準(zhǔn)確性，但是檢索以及查詢過(guò)程中，因所屬職責(zé)從屬于多部門，受到投入的限制，在進(jìn)行管理的過(guò)程中，需要通過(guò)強(qiáng)化疾控建設(shè)投入，采購(gòu)更多的軟件進(jìn)行管理，才能保證應(yīng)用的合理性。但當(dāng)前疾控中心的投入力度普遍較低，缺少維護(hù)和運(yùn)行的成本，因?yàn)樾畔⒄咭约肮芾韱?wèn)題使得其實(shí)際建設(shè)無(wú)法獲取相應(yīng)成果，造成了對(duì)于建設(shè)的明顯制約。

（二）管理水平有待提升。疾控中心的人事檔案管理工作包括教育培訓(xùn)、組織、監(jiān)察等部門，因而需要做好整體程序的規(guī)范化管理，確保檔案管理的有效性以及完整性。傳統(tǒng)的人事檔案管理形式運(yùn)作較為復(fù)雜，存在著信息搜集不及時(shí)、準(zhǔn)備不充分以及信息偏差等問(wèn)題，整體管理水平低下，這需要疾控中心的人事檔案管理人員重視管理的規(guī)范性，管理水平的提升有賴于先進(jìn)的管理理念支持，當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，信息化理念落后是重要的突出問(wèn)題之一，在進(jìn)行檔案信息建設(shè)的過(guò)程中，需要應(yīng)用科學(xué)的方法途徑，但因?qū)嶋H管理工作處于邊緣性地位，相關(guān)部門對(duì)其重視程度不高，工作人員在消極的管理觀念影響下，產(chǎn)生對(duì)于新途徑的排斥。部分地區(qū)的檔案管理缺少投入，導(dǎo)致整體的信息數(shù)據(jù)無(wú)法充分利用，工作內(nèi)容持續(xù)邊緣化，影響了信息化管理的實(shí)際效果。

（三）缺乏科學(xué)的建設(shè)規(guī)劃。當(dāng)前疾控檔案中心的管理工作普遍采用軟件的形式，通過(guò)專業(yè)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行對(duì)接，完成網(wǎng)絡(luò)工程布置，但是因?yàn)榇蠼M網(wǎng)工程已經(jīng)初步完成，內(nèi)容多進(jìn)行信息的交換，較多工作仍然處于獨(dú)立運(yùn)行以及封閉的狀態(tài)，尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的信息共享，人員信息盡管已經(jīng)具備目錄擊打、案卷檢索等功能，但管理形式為人工途徑，與實(shí)際工作需要有一定的偏差。當(dāng)前在進(jìn)行人事檔案信息的建設(shè)過(guò)程中，缺少規(guī)定性標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法適應(yīng)實(shí)際的規(guī)范組織需要，其頂層設(shè)計(jì)不適應(yīng)信息技術(shù)以及實(shí)際需要，未能展開必要的規(guī)劃建設(shè)，人事檔案信息體系未能經(jīng)過(guò)充分的科學(xué)論證，整體結(jié)構(gòu)的構(gòu)建缺少規(guī)范性文件的指導(dǎo)，在進(jìn)行信息化的建設(shè)過(guò)程中，沒(méi)有合適的測(cè)定指標(biāo)體系、檢查體系、評(píng)估體系等作為支持，這導(dǎo)致疾控中心信息化建設(shè)仍然處于變化中，需要通過(guò)優(yōu)化規(guī)劃管理以多項(xiàng)因素為依據(jù)展開評(píng)判，明確時(shí)間期限、預(yù)期效果等信息，防止造成信息化規(guī)劃、建設(shè)目標(biāo)的隨意機(jī)動(dòng)性，對(duì)存在的問(wèn)題提供有效的解決措施，避免帶來(lái)一系列的不良后果。

三、新時(shí)期疾控中心人事檔案管理信息化建設(shè)途徑

（一）信息化建設(shè)的系統(tǒng)化。在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該注重對(duì)于此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)，構(gòu)建完善的信息化管理途徑，確保整體規(guī)劃的統(tǒng)一性，同時(shí)做好項(xiàng)目的科學(xué)編制工作，明確建設(shè)的任務(wù)目標(biāo)內(nèi)容，構(gòu)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，確保數(shù)據(jù)能夠整合共享，同時(shí)通過(guò)統(tǒng)一的資金管理方式，建立合理的管理渠道，明確規(guī)劃的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理。確保能夠獲得充足的物質(zhì)支持，解決資金上的問(wèn)題，提升整體人事檔案的管理水平。根據(jù)實(shí)際的單位發(fā)展?fàn)顩r，注重科學(xué)研究，保證增長(zhǎng)其經(jīng)濟(jì)實(shí)力，深度挖掘優(yōu)秀的科技人才，做好檔案建設(shè)工作，推動(dòng)信息化管理的進(jìn)程。

（二）數(shù)字化的發(fā)展方向。在進(jìn)行人事檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該確保整體方向的正確性，構(gòu)建完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，保障檔案建設(shè)能夠向著數(shù)字化的方向發(fā)展，在滿足實(shí)際效益的同時(shí)，能夠增強(qiáng)工作效率。當(dāng)前多數(shù)人對(duì)于人事檔案的電子化管理仍然存疑，最相信的管理形式仍然為紙質(zhì)化的方式，因而疾控中心需要確保人事檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，解決其技術(shù)問(wèn)題，優(yōu)化制度建設(shè)，在現(xiàn)有人事檔案管理的基礎(chǔ)上，將后續(xù)的紙質(zhì)檔案以及新的信息內(nèi)容納入其中，從而保證數(shù)字化管理的全面性。

（三）人事檔案管理的自動(dòng)化。在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，為了確保能夠優(yōu)化工作流程形成統(tǒng)一的規(guī)劃管理，需要通過(guò)對(duì)應(yīng)的軟件形式，確保能夠在了解信息更新的基礎(chǔ)上，應(yīng)對(duì)多類型變化，根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行審批、考核、存檔等工作。同時(shí)通過(guò)人事檔案管理的體制進(jìn)行信息處理，包括權(quán)限認(rèn)定、數(shù)據(jù)分析、自動(dòng)授權(quán)認(rèn)證以及備案等，確保管理運(yùn)行的智能化，提升整體管理的效率。

四、結(jié)語(yǔ)

為了確保人事檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要進(jìn)行管理模式的轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向著自動(dòng)化、數(shù)字化的方向發(fā)展，充分發(fā)揮實(shí)際建設(shè)的職能作用，降低信息化管理的成本，同時(shí)對(duì)管理組織工作不斷進(jìn)行改進(jìn)，構(gòu)建統(tǒng)一完善的管理系統(tǒng)體系，形成完備的終端數(shù)據(jù)庫(kù)，保證能夠?qū)?yīng)用體系進(jìn)行及時(shí)智能化處理，提升人事檔案管理的效果。