探討文書檔案整理與管理工作的方法

文/青島市中學綜合實踐教育中心 李治

教育單位的文書檔案整理與管理工作，除了要負責收集資料信息外，還要做好信息交流，并把得到的有效資料裝訂保存，避免出現疏忽等問題，影響管理工作的效率與質量。現在網絡信息技術得到了廣泛的普及，導致讓傳統文書檔案管理方法受到沖擊，也表明了相關工作的未來走向就是結合網絡信息技術開展。與時俱進是滿足發展需求的最好方法，也能提高文書檔案整理與管理的水平，這不僅對自身的工作有提高，對整個教育單位都有益處。

一、文書檔案整理與管理工作的特點

文書檔案整理與管理工作的水平，會直接影響教育單位的發展，因為所有工作記錄、信息記錄都會以文書檔案的方式進行整理并保存，這些數據可能會成為重要決策依據，所以必須要保證其完整性、準確性，這樣才能起到借鑒等作用。傳統文書檔案管理工作，大多利用紙張進行記錄，然后再根據類別放入檔案室進行保存，這個過程是非常重要的，無論記錄還是保存，每一個環節都不能出現錯誤，這樣才能發揮出重要作用。

二、文書檔案整理與管理工作的發展要求

（一）現代文書檔案整理工作。當下傳統的管理方法已經不再適用，因為工作開展效率實在太低，應用計算機技術后，無論工作效率還是準確性都要提高不少，可以說文書檔案整理工作會變得更加簡單，不需要過多的投入。傳統方法需要相關人員，按照自己本身的理解，去對收集好的信息資料進行分類整理，雖然分類有相應的基礎準則，不過每個人都有不同的理解能力，所以就算是同一檔案文件也會出現分歧，最終出現分類錯誤的情況，大大影響了文書檔案整理工作的準確性，而后續裝訂保存時也會受到嚴重影響。

（二）現代文書檔案管理工作。文書檔案管理工作是針對收集到保存整個過程，為了提高管理水平，必須有效使用現代管理技術，在教育單位中計算機使用非常廣泛，尤其在文書檔案管理工作中，起到了至關重要的作用，無論分類還是管理都更為高效。文書檔案管理工作的第一步，就是要針對收集的信息資料進行規范分類，一般可以按照年度、保管時限、涉及的內容等進行分類。年度分類就是按照時間進行分類保管，而保管時限則是按照相關的規定，把檔案分成永久文書檔案、長期、短期文書檔案，通過分類進行保存即可。

三、文書檔案整理與管理工作中的常見問題

（一）相關工作不規范。規章制度是開展相關工作的重要條件與基礎，教育單位中的文書檔案管理工作因為制度上的缺失，導致整理與管理工作不夠規范。在整個收集、管理過程中會出現信息資料、案卷目錄制作不規范的問題，還有檔案號碼編制不正確、分類混亂等現象。這些問題肯定會影響教育單位的發展，而且文書檔案管理工作的難度也會增加，管理水平則大大降低。為了改善這些問題，必須提高對文書檔案管理工作的重視。

（二）檢索效率比較低。網絡信息技術還沒普及時，文書檔案管理無論收集還是保存，都要通過人員進行，那么檢索工作也都是手工檢索，雖然計算機已經應用在各大教育單位中，部分單位仍然使用手工檢索的方法，而計算機則成了輔助工具。手工檢索弊端非常多，不但會耗費大量的時間，檢索效率也較為低下，尤其是在教育單位中，各類文書檔案豐富，想要針對某一種資料進行檢索，可能要花費很多時間、精力。想要完善檢索方法，提高檢索工作的效率，可以把計算機作為主要的檢索手段，因為網絡信息技術會提高文書檔案檢索的效率與準確性，相比手工檢索更為實用。

（三）管理制度不完善。在任何單位中管理制度都是不可或缺的，完善的管理制度會起到一定的督促作用，開展相關工作更為有利，可以避免很多問題，提高文書檔案管理工作的效率。目前教育單位中管理制度是有一定缺失的，傳統的管理制度與現代發展不兼容，導致文書檔案管理出現多種問題。傳統的管理制度，更注重文書檔案的收集、整理工作，忽視了文書檔案的實際應用作用，所以沒有發揮出檔案的效果。另外，管理制度的缺失，會導致文書檔案管理工作失去嚴謹性，工作人員會出現疏忽、馬虎的情況，甚至無法找到工作重點，這對文書檔案管理工作非常不利，不但會影響工作效率，還會出現很多問題。

四、文書檔案整理工作創新方法

（一）分類方法。教育單位的文書檔案分類，大多會按照保管期限的方法為主，一般會分為永久保管、長期保管以及短期保管，所有的文檔都會按照綜合管理與綜合統計的方式進行，也可以按照工作性質分類，這樣效果更好一些。教育單位的文書檔案管理工作，會相對復雜一些，尤其是雜亂的數據，需實現條理化的分類，并且要組合、排列以及編目，以此來完成整理工作。

（二）檔案裝訂。在進行文書檔案裝訂時，需要注意裝訂方法，大多數情況下會按照一份文件裝訂一次的方法進行整理，有些文書可以合并，對于頁數相對比較多的文書，也可以分為兩件或者多件進行裝訂。文書檔案裝訂正文與附件、來文與復文可以根據實際情況進行裝訂，按照需求裝訂在一起，或者分開裝訂都可以。但要注意有關的文書檔案分開裝訂，排序、管理時要集中在一處，這樣后續使用會比較方便。

（三）頁碼編寫。在進行文書檔案頁碼編寫時，需要在檔案文件上加印檔號章，一般會印在文件的右上方，并注明檔案內容，例如號碼、時間、保管時限等，文書檔案號碼的填寫，可以按照內容進行區分，或者是保管時限從低級到高級的順序分類，例如永久保存的文書檔案有10件，在編碼時可以按照0001-0010的順序進行編寫，如果文書檔案的所屬時間不同，那么必須要標注清楚。利用該編寫方法，有利于提高文書檔案整理效率，而且有新的檔案加入，也可以按照順序進行編排，這樣不會對文書檔案編碼造成太大的影響，日后使用時更容易翻閱以及檢索。

五、文書檔案管理工作創新方法

（一）提高管理人員專業素質。管理人員擁有高專業素質，對教育單位文書檔案管理工作，有著非常重要的意義，尤其是全新的管理技術引入后，會對管理人員有更高的要求，如果無法滿足專業性，必須要進行教育培訓。進行培訓是為了促進管理人員業務水平得到提高，并達到時代發展需求，尤其是信息技術不斷發展的背景下，傳統的技能、知識儲備完全不夠，必須要全面創新，才能發揮出文件檔案管理的作用。教育單位無論是通過招聘，還是自主培養相關人才，都要嚴格把關，并多開展管理工作考核，檢驗其工作能力，從而提高文書檔案管理工作效率。

（二）健全文書檔案管理制度。教育單位文書檔案管理工作不理想，大部分原因是管理制度缺失導致，讓管理人員對自身工作產生一定疏忽。所以教育單位應樹立起相關的管理制度，不但要督促管理人員積極開展相關工作，還要讓其認識到文書檔案管理工作的重要性。在管理制度中要明確文書檔案的管理條例，例如接收的文書檔案資料，要從一年一度改為一月一次，定期核實辦文與收存情況，無法立即收集的資料，相關人員要做好記錄，這樣才能詳細掌握所有資料，方便后期進行歸檔處理。

（三）加快文書檔案管理信息化建設。文書檔案管理工作信息化建設，也是一種技術上的創新，在網絡時代背景下，文書檔案管理工作也要采用現代化技術手段解決問題，相比傳統的手工方式，網絡信息技術可以有效提高管理效率與水平。如果信息化建設速度慢，就會導致管理工作無法發揮出全部效果，很多細節沒有辦法做到位，而擁有信息化技術的教育單位，可以利用網絡提高管理水平，甚至是挖掘更多的價值，無論收集還是保存，都能實現最大的便利，所以當下的教育單位，應該注意信息化建設，讓文書檔案管理工作與教育單位的特性相結合，從而實現信息化管理目標。

六、結語

為了能夠達到理想的工作狀態，當前的教育單位必須實施有效的方法，提高文書檔案整理與管理工作，在實施的過程中，需要改變自身的觀念與工作方式，通過創新、提高管理效率，獲得進步，并實現文書檔案管理工作信息化建設。另外，要采用標準、規范的工作方式，結合多部門之間的聯系，以此來協調、配合工作，從而提高文書檔案管理工作水平，促進相關教育單位的發展。