關于新時期文書檔案管理工作的思考

文/上海市青浦區婦幼保健所 吳磊

新時期的文書檔案管理工作在檔案體系中極為重要，它是數據和歷史信息的收集，也是決策的重要參考依據，記錄著整個社會的發展。文書檔案管理，可以詳細幫助企事業單位錄入和記載材料信息，為后期的運用提供依據，信息化時代對文書檔案管理水平的要求逐漸提高，良好的文書檔案將為企事業單位工作的有效開展提供保障。

一、新時期文書檔案管理的意義

（一）適應社會發展的需求。在社會不斷發展過程中，文書檔案管理工作已經被很多企事業單位所重視，逐步成為單位領導決策水平和決策效率的衡量依據。新時期的文書檔案管理涵蓋了一個單位很多方面的內容，社會發展過程需要文書檔案管理作為一個單位的向導，指導和幫助單位更好地發展。

（二）推動社會發展進步。新時期文書檔案管理無論是在企業單位，還是事業單位，都是必不可少的。在單位的行政管理上、單位的發展歷史上等方方面面都有所運用。所以，文書檔案很大程度上推動了社會的發展。例如企業的文書檔案管理工作，工作人員總結的研究報告、工作人員的研究信息等，這些研究的數據對推動企業進步，起到至關重要的作用。并且提高文書檔案的管理水平，也為后續的企業研究提供快捷方便的全方位資料，促進企業工作的進一步發展。

（三）提供有價值的數據。文書檔案工作是一項要求較為嚴謹的工作，業務性很強，為工作單位提供著很有利和有價值的數據。例如機關單位日常工作中，文書檔案包含了日常公書文書的收發、登記、運轉管理、檔案管理與保管等內容，是企事業單位管理工作的一個重要組成部分。它真實地記錄了企事業單位的各項工作，有著重要的查考價值，機關領導和工作人員熟悉情況、總結經驗、制定計劃、處理問題，經常要從文書檔案中去查找重要的數據信息，如果檔案查到了，很多問題就可以得以解決，順利地進行工作。

二、文書檔案信息化的優點

（一）提高辦公效率。文書檔案信息化可以利用檔案管理系統，將信息資料存儲在上面，它解決了以往出現的信息資料收集不完整、字跡不工整等問題，節省了人力，也提高了信息資料的準確性。

（二）實現資源共享。以前的文書檔案大多是紙質版，所以無法做到信息資料的共享，造成了資金和資源的浪費，并且紙質版的檔案查找資料也較為困難。但是網絡技術在企事業單位廣泛應用，直接提高了文書檔案的利用率，使得信息化的文書檔案更加方便快捷。

三、文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案資料整理質量不高。在文書檔案管理工作中，文書檔案的歸檔整理是非常重要的。只有將文書檔案的資料收集完整，歸檔整理好，才可以使后續的檔案管理工作順利發展，形成有價值的檔案資料。但很多單位行政管理部門不重視文書檔案管理的重要性，使得文書檔案資料收集不全或歸檔整理不到位，直接影響了單位檔案管理工作的有效價值發揮。

（二）文書檔案歸檔不完整。很多單位對文書檔案歸檔工作有所忽視，也是文書檔案管理工作出現問題的主要因素。例如企事業單位要整理歸檔的文書檔案很多，一些資料文件都需要打印。但是隨著電子化辦公的逐步展開，上報的材料可以直接通過信息化平臺傳輸，這也提高了企事業單位工作人員的辦公效率。但是因為這些網絡傳播的文書材料和文書檔案銜接不到位，使得歸檔不完整。目前文書檔案的歸檔工作主要是硬盤存儲、文字性存儲、網絡傳輸，硬盤存儲因為沒有文字進行留底；文字性存儲是只存儲文字，不存儲電子版的材料，所以在一些活動中會出現文書檔案資料的不全面；網絡傳輸只是保存最終的資料，不保留收集和統計的數據資料。

（三）工作人員的知識欠缺。由于新時期信息化檔案工作的要求，各單位開始不斷地引入信息化檔案管理系統，這就需要檔案管理人員能夠熟練運用檔案管理系統進行檔案管理工作。但是由于一部分檔案人員信息化技術知識欠缺，一部分檔案人員知識量不高，沒有基礎的信息化檔案管理意識，并且企事業單位也沒有對這些人進行信息化檔案工作的專業培訓。因此，導致檔案管理人員對信息化檔案的管理不專業。在檔案管理工作不斷改革和發展中，有一些工作人員只關注自己的工作，從而忽視了在信息化檔案管理的發展過程中提高自己。有些在平時檔案工作中，沒有自我學習的意識，導致在企事業單位信息化檔案運用過程中，出現很多的問題，使得檔案管理工作滯后。

四、新時期文書檔案管理工作的研究措施

（一）強化信息化手段。1.提高信息化平臺的實用性。隨著科學技術的發展，網絡信息技術和數字媒體技術已經面向社會，在人們的生活中被廣泛應用，這為我國各個行業帶來了新的機遇。現階段文書檔案的管理模式，也由以前的紙質化檔案管理模式，改變為新時代的電子化檔案管理模式。首先，各文書檔案使用單位要升級現在的平臺，讓單位可以使用綜合性更加強的檔案管理平臺。其次，單位還要升級平臺硬件，可以改變信息網絡的狀態和使用速度，這不僅可以讓網絡平臺可以適應文書檔案的管理需求，還可以為單位的文書檔案管理工作提供基礎保障。2.檔案數據進行網絡同步。在信息化改革中，文書檔案在獲取信息資料的同時，還要保證信息資料的真實性，這樣也可以讓信息技術體現其價值。文書檔案的管理部門，不能僅僅是存儲信息資料，還要給工作人員提供更多的信息數據，使這些數據能夠為工作人員服務。最后，檔案管理人員要對搜集到的數據進行分析和整理，并且進行網絡同步，這樣可以提高檔案管理的效率，為企事業單位工作者提供便利。

（二）完善檔案管理工作的制度。1.設定基本制度框架。很多企事業單位會把工作的重心放在業務水平的增長方面，而忽視了文書檔案的管理工作。所以，使得單位的文書檔案管理工作不規范，導致文書檔案管理工作的管理水平降低。因此單位首先要解決文書檔案的制度管理問題，對管理制度進行強化，這樣文書檔案的管理也就有了最基本的制度框架，工作人員可以按部就班地開展工作，這樣才可以提供更加完整真實的文書檔案。2.對各個工作環節進行規劃。制定初步制度框架，但是依舊無法滿足企事業單位檔案資料的需求，所以還要深化研究改革文書檔案的制度。首先從文書檔案管理的各個工作環節，進行明確的制度規劃，這樣工作人員可以明確自己的管理工作內容和責任，從而把之前在管理工作中出現的問題進行及時的補充和完善。3.做好管理環節間的銜接。工作人員須對檔案管理各環節間的流程進行完美的銜接，同時要對所屬環節的工作進行核實和歸類，這樣可以保證文書檔案的流暢性。從企事業單位文書檔案管理的實踐過程來看，一方面要確保重要信息資料的保密，另一方面要把單位發展歷程的資料進行應用探究，所以檔案員要對信息資料的每一個流程環節進行無縫銜接。

（三）提高文書檔案的管理水平。新時期，文書檔案的管理工作要跟上時代的步伐，做到與時俱進，文書檔案的管理水平會直接影響到企事業單位的社會形象和文書檔案的質量。所以企事業單位一定要積極提高文書檔案管理人員的專業水平。1.培養管理人員的專業水平，首先要給管理人員創造不斷學習的機會和空間。例如企事業單位可以邀請專家開展講座，對管理人員進行有針對性的講解和指導。同時，也可以讓管理人員去別的企事業單位進行交流，學習先進的管理模式，提高管理人員的管理水平和綜合素質。2.創新文書檔案的管理技術。在文書檔案管理的過程中，檔案人員要對管理技術進行創新，必須增強管理意識，要讓管理人員意識到現代化管理技術的重要性，并且還要定期對員工進行專業知識培訓，增強文書檔案的工作質量。要讓管理人員把信息化運用到文書檔案的整理和歸納中，保證信息資料的安全性和實用性，也為文書檔案的工作人員提供一個良好的環境。

（四）提高管理人員的積極性。提高文書檔案工作人員的專業水平的同時，還需要提高工作人員對檔案整理的積極性。信息數據除了研究結果需要保存整理，其收集過程中的信息數據也同樣需要保存整理，以確保單位使用文書檔案的完整性，便于以后的查閱和再利用。

五、結語

在新時代的發展中，文書檔案管理也被逐漸重視起來，所以良好的文書管理技術不僅可以提高企事業單位的社會形象，還可以提高文書檔案的工作質量，能帶動企事業單位的效益，使企事業單位平穩發展。