事業單位人事檔案管理存在的問題及完善對策分析

文/濟南市第四人民醫院 鄭曉稚

事業單位有效進行工作，少不了人事檔案監管工作的支撐，事業單位基于檔案的監管工作非常注重，自新中國構建開始人事檔案管理工作就已經步入正軌。人事檔案是事業單位獲取人才信息的主要來源，進行人才選拔時的重要依據，直接關系到事業單位能否在競爭中站穩腳跟。所以，我國事業單位應提高對人事檔案管理工作的重視程度，采取先進的管理措施和手段，對檔案監管工作加以改善并健全，讓人事檔案監管工作彰顯出本來的價值，推動事業單位的長足進步。

一、人事檔案監管工作對事業單位的深遠意義

人事檔案管理工作在事業單位的發展中起著至關重要的作用。首先，事業單位重視人事檔案監管工作，人事檔案管理可以幫助事業單位及時掌握單位員工的基本信息。有了人才的支持，事業單位才能穩步發展，只有更好地掌握人員信息，充分了解內部人員的情況，才能充分發揮人才的價值。其次，事業單位的人事檔案管理，滿足了社會人才流通的需求，是各個單位進行人才選聘的重要依據。再次，人事檔案的管理工作有利于推動人力資源改革的深化。從我國目前來看，部分事業單位在人事檔案管理工作上出現了一些問題，比如：事業單位領導對人事檔案管理工作的重視度不高、人事檔案管理部門缺少相應的配置、人事檔案管理方式落后等，需要事業單位對這些問題進行優化，提升人力資源的工作水平，使事業單位穩步發展。

二、人事檔案管理中存在的問題

（一）事業單位不很注重人事檔案監管工作。因為國內部分事業單位對于人事檔案監管工作不夠重視，使事業單位人事檔案監管工作發生了大大小小小的問題。事業單位不注重人事檔案監管工作的主要表現：沒有對檔案管理工作投入大量的人力和物力，導致沒有專門人員負責檔案管理工作，大多數人是兼職，沒有做到“一個蘿卜一個坑”。人事檔案管理工作人員對工作不夠重視，工作專業技能差，綜合素質低，很難運用科學的方法展開工作，限制了檔案管理工作的發展。

（二）人事檔案管理信息化建設嚴重滯后。在信息技術快速發展的背景下，信息化時代對人事檔案的管理工作產生了重要影響，傳統的人事檔案監管設備已很難符合社會的要求，限制了人事檔案監管工作的推進。部分事業單位沒有落實檔案管理工作的信息化建設，依然采用傳統的手工操作，阻礙了檔案管理工作的發展。大部分管理人員在工作中依靠傳統的經驗進行，缺乏技術性和科學性，增加了人事檔案的保存和管理難度，降低了工作效率和工作質量。

（三）人事檔案管理工作復雜。在事業單位的人事檔案管理工作中，由于單位信息不斷變化，需要及時對檔案進行分類、編號、整理等操作，增加了工作量。在人事檔案保存時，要及時進行防潮、防火等技術方面的處理，防止檔案出現意外情況。

（四）相關法律法規制度不健全。在人事檔案管理工作上，部分事業單位沒有建立健全相應的法律法規，對檔案管理工作沒有做出制度上的規范，導致部分工作人員沒有嚴格按照規定進行工作，對工作消極懈怠。對人事檔案管理工作沒有進行規范化、制度化要求，導致人事檔案管理信息缺乏真實性和準確性。

（五）檔案與本人實際脫離。在事業單位人事檔案管理中，經常出現老職工離職而檔案仍然存放在原單位的現象，導致企業在招聘新員工時，由于人事檔案滯留在原單位而無法辦理入職手續。部分用人單位在招聘人才時允諾免人事檔案交接，可以重新記錄檔案內容，導致部分檔案信息沒有真實性。

三、事業單位健全人事檔案監管工作的舉措

（一）事業單位要強化人事檔案監管工作的關注。為了切實提升人事檔案監管工作，事業單位一定要強化對檔案監管工作的注重程度。事業單位要求提升對人事檔案監管工作的人力和物力的投入，完善人事檔案管理工作的基礎設備、招聘專業的技術人才、提高檔案工作人員的待遇、嚴格選聘檔案管理人員。單位應定時定期對檔案管理人員進行培訓學習，提高工作人員的業務能力和整體素質，有助于人事檔案監管工作的平穩進步。

（二）按時對人事檔案監管工作人員進行技能培訓。我國大多數事業單位檔案管理部門沒有專業的管理人才，導致檔案監管工作欠缺科學監管。為了轉變這一現狀，事業單位理應按時對人事檔案監管工作人員進行專業培訓，加強工作人員的專業技能。事業單位可以通過專家講座、知識競賽、觀看學習視頻等方式進行培訓。培訓結束后，要制定相關的考核體系，針對檔案管理人員的基礎知識掌握情況和專業技能進行綜合測評，制定崗位競爭制度，加大崗位之間的競爭，調動工作人員的積極性，對工作人員賞罰分明。

（三）建立健全相應的人事檔案管理工作制度。為了使檔案管理人員進一步規范工作行為，事業單位應該構建對應的機制，約束職員的行為，為人事檔案監管工作提供根本保證。領導應明確按照《干部檔案工作條例》制定相應的規章制度，不斷完善制度的相關內容，規范工作人員的工作措施，保證檔案工作不斷推進。事業單位要建立檔案督查監管小組，構建人事檔案監管工作的督查監管系統，對檔案監管工作進行定期檢查和評估，及時發現檔案管理工作存在的問題，并進行解決。

（四）將信息化建設應用在人事檔案管理工作中。隨著信息技術的發展，科技的廣泛使用改變了我國傳統落后的工作方式，事業單位的人事檔案管理也應引進信息技術，根據工作的具體情況，改善工作條件和工作方法。首先，在進行檔案管理工作時，可以利用信息化檔案管理系統將傳統的文字圖像等具體信息轉化為數字信息資料，方便工作人員對檔案的調取，促進人事檔案管理工作順利開展。其次，工作人員在開展工作時，盡可能大范圍地使用計算機軟件、云盤、虛擬儲存空間和大數據處理技術對人事檔案進行保存，保證檔案工作的安全性和保密性，信息技術的應用為人事檔案的儲存節省了空間，同時也提高了檔案管理工作的效率。

（五）事業單位要增加基金的投入力度。在事業單位的人事檔案監管工作里，由于單位不夠重視，所以缺少對檔案管理工作的投資，使人事檔案管理工作出現許多問題。所以，事業單位的領導應重視人事檔案管理工作，對檔案管理工作進行大量投資，建立檔案管理庫、購買檔案管理設備、滅火器等。保證檔案室的通風，做好檔案的防潮工作，對檔案室定期進行清理，保證檔案室的干凈整潔，提高檔案的保存環境，有利于人事檔案的長期保存。同時，單位領導還應增加對檔案管理工作人員的投資，加強對檔案管理人員專業素養培養，規范其工作行為。先進的檔案管理設備和專業的檔案管理人才，可以保證檔案工作的順利進行。

（六）加強人檔分離的檔案管理。隨著我國經濟的快速發展，各大行業對與員工的要求也逐漸提高，增加了人才的流動性。為了人事檔案管理更加適應人才流動，事業單位應完善人檔合一的制度，行人檔分離的人事檔案管理體制，保證新員工順利入職。

（七）建立統一的數據庫。在事業單位中，由于工作中的信息多種多樣，所以要將檔案信息進行分類整理。工作人員應盡職盡責，做好自己的工作任務，可以利用計算機對人事檔案信息進行統一儲存，及時更新信息庫。各個部門應加強溝通，保證檔案管理工作人員及時對信息進行更改和完善。

（八）保證人事檔案信息化的安全性。人事檔案信息是各個事業單位的機密文件，所以要提高人事檔案管理的安全性，保證信息不被泄露。事業單位應加強人事檔案信息化管理工作人員的安全性教育和安全技術培訓，增強信息保密安全意識及安全使用技能。在工作時，工作人員應嚴格執行檔案調閱制度，查閱檔案時，需要人事部及主管領導簽字授權，查閱檔案應該當天返回，歸還檔案時仔細核查有無修改或缺項，進行密封保存；對于離職的工作人員，檔案管理人員應按照對方新單位的要求妥善寄出，寄出前仔細檢查檔案的完整性。檔案在存儲時，應保證紙質版檔案和數字檔案分開存儲，提高檔案儲存的安全性。

四、結語

事業單位的人事檔案信息在單位的發展中有著舉足輕重的地位，所以，事業單位應提高對人事檔案監管工作的注重程度。為了確保事業單位人事檔案監管工作的有效推進，事業單位要第一時間找出人事檔案監管工作中發生的問題，并及時完善。運用科學化、信息化、現代化的手段完善檔案管理工作中的問題。運用科學的手段進行檔案管理工作，促進檔案管理工作順利開展，保證事業單位充分掌握工作者的根本檔案，有效彰顯人才的用途，推進事業單位長足進步。