淺析知信行模式在人事檔案管理實踐中的應用

文/玉林市衛生學校 彭輝

人事檔案管理是將人事檔案材料進行收集、整理、保管、鑒定、統計和利用的活動總稱。人事檔案材料是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風、專業技術能力、獎懲情況和健康體檢等方面，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料；人事檔案材料與個人職稱評審、崗位變動、工資待遇、年度考核、職務任用選拔等密切相關，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據，是永久保存的檔案資料。

一、人事檔案管理存在的問題

（一）知識缺乏，認知不到位。在實際工作中，大部分事業單位人事檔案管理人員均為“半路出家”而且“身兼多職”，沒有經過專業的人事檔案知識培訓，也沒有足夠的人事檔案管理工作精力，對人事檔案的重要性認識不足，對檔案管理制度要求不夠了解，對檔案材料的甄別分類、收集整理、歸檔裝訂及查閱轉檔等業務知識學習了解不夠。

（二）意識淡薄，制度不完善。有些單位領導對人事檔案管理的重要性認識不夠，對人事檔案管理專項工作不夠重視，意識淡薄，認為檔案管理不是單位的主要工作，不能創造經濟效益，導致管理制度不完善，存在著人事檔案管理工作馬虎、不負責任的現象，甚至丟失檔案資料、篡改檔案內容的現象，導致檔案材料來源不規范不真實。

（三）方法不當，效果不理想。人事檔案管理方法不當，影響管理效率，管理效果不理想。例如對檔案材料鑒別有誤，導致應歸檔的材料不歸檔；對調動人員的人事檔案不及時轉檔，導致人檔分離現象；對人事檔案“三齡兩歷”審核不嚴，影響干部選拔任用流程；對檔案布置擺放不合理存放混亂導致檔案查閱困難等情況。

二、知信行模式的理論基礎

知信行模式是改變人類相關行為的模式之一，是一種行為干預理論。“知”指知識，是對人事檔案相關理論知識的認識和理解，“信”即信念，是對人事檔案具有正確的理念和積極的態度，“行”即行為，是具有人事檔案正確的管理行為。人們通過學習獲得了人事檔案管理的有關知識，了解人事檔案的重要性，結合自己的學習晉升經歷或管理工作中遇到的問題進行積極的思考，增強人事檔案管理意識，端正管理理念，堅定管理信念，改變管理的行為，繼而最大限度地實現科學有序管理、高效利用檔案、正確選拔人才的終極目標。

三、知信行模式在人事檔案管理實踐中的應用

（一）學習有關的人事檔案理論知識。知信行模式首先是“知”，需要學習掌握人事檔案管理的理論知識，夯實人事檔案管理工作的理論基礎，可以采用歸納整理法、圖例解析法、詩歌朗誦法等多種學習記憶方法。比如筆者在學習過程中，為了方便記憶，將人事檔案材料的十大類內容，通過“七言句”進行記憶：一履二傳三鑒定，四學五政六黨團；七獎八罰九審批，十體病殘與其他；將人事檔案管理的五大制度歸納為“歸、查、轉、保、用”五字制度：一“歸”指材料歸檔制度，二“查”指檢查核對制度，三“轉”指轉移投遞制度，四“保”指保衛保密制度，五“用”指統計利用制度。

（二）樹立正確的人事檔案管理理念。知信行模式其次是“信”，就是要引導樹立正確的人事檔案管理理念，只有內心有了正確而堅定的信念，才能有強大而持久精神力量的指引，才能根據心里已建立的理想和信念進行正確的管理行動，對自己的人事檔案管理行為產生強烈的責任感。

一要有“法制管檔”理念。人事檔案管理工作需要用法律和職業道德來約束和規范，強化“法制管檔”理念，必須嚴格執行《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《黨政領導干部選拔任用工作條例》等有關法律法規，只有依法管檔，依法辦事，才能成為合格的人事檔案管理人員。

二要有“服務至上”理念。職工晉升職稱、職務聘任、干部培養，甚至個人歷史信息查閱等很多事情的處理都離不開人事檔案，職工們對人事檔案信息資料的依賴日益增強。檔案管理工作者服務意識的強化，對于提升檔案管理工作水平具有重要意義，為職工提供及時、準確、周到的服務，才能更好地提高人事檔案的利用效能，充分體現人事檔案的憑證價值。

三要有“嚴謹細致”理念。人事檔案是職工個人信息的儲存庫，它概括地反映職工個人全貌，具有動態性而需要隨時補充新材料，具有機密性而需要嚴格管理，具有真實性而經常利用于干部任免、招聘考試、職稱晉升和人員調動等事件的查檔審驗，因此，需要樹立“嚴謹細致”的工作理念，才能把繁雜的人事檔案管理工作做好。

四要有“改革創新”理念。在“萬眾創新”及“智能化社會”的背景下，人事檔案管理工作應及時抓住有利時機，加強學習，不斷改革創新，不斷更新完善管理理念與管理方法，建立人事檔案數據庫，使人事檔案的管理實現信息化、網絡化。

（三）落實到人事檔案管理實踐的具體行動措施中。知信行模式第三是“行”，需要將人事檔案管理的理論知識和上述的人事檔案管理理念落實到的具體的管理實踐行動措施中。筆者在人事檔案管理實踐工作的過程中，總結并采用“5S”的模式，“5S”是指：整理（seiri），整頓（seiton），清掃（seiso），清潔（seiketsu），流程（stream on）。

1.“5S”之一是整理。“整理”是指對材料區分有必要和沒有必要的，保留有必要的材料，去除沒有必要的材料。首先，對人事檔案材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，對檔案材料進行歸類，按照材料的性質、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，對材料進行整理，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案盒裝訂，并將檔案盒放入對應的檔案柜位置中。

2.“5S”之二是整頓。“整頓”是指將檔案材料依規定位置擺放，且放置整齊加以標識。首先，要對人事檔案材料進行科學合理的布置和擺放，便于查找，消除因混放而造成差錯；其次，是定期檢查與核對人事檔案材料，這是保證人事檔案完整、安全的重要手段，檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

3.“5S”之三是清掃。“清掃”就是使檔案室環境處于無垃圾、無灰塵的整潔狀態。首先，將檔案室內地面、墻面、門窗和物品（檔案柜、檔案盒、裝訂臺等）打掃干凈，保持清潔；其次，及時清理檔案室內無關物品，無關人員不得進入庫房，檔案室備有必要的防火、防潮器材，嚴禁吸煙，離開時關燈關窗，鎖門。

4.“5S”之四是清潔。“清潔”是將上述的整理、整頓、清掃實施的做法進一步制度化、規范化，并能夠長期維持其成果，能最大限度地保證人事檔案材料完整，保證室內物品擺放井然有序、環境整潔，才能使人事檔案管理者擁有一個干凈有序、安全高效的工作環境。

5.“5S”之五是流程。是指根據人事檔案管理的五大制度，制定規范的人事檔案管理工作流程，如人事檔案接收流程、人事檔案轉出流程、人事檔案查閱流程。在日常工作中將工作流程嚴格貫徹落到實處，嚴格規范人事檔案的接收、查閱、借閱與轉遞制度，做到規范化、制度化管理，這是做好人事檔案管理工作的基礎和保障。

四、知信行模式在人事檔案管理實踐中應用的原則

（一）遵循發展性原則。是指個人的人事檔案材料不是一成不變的，隨著其學歷提升、職稱晉升、年度考核、工資審批等均發生變化。因此，要遵循發展性原則，用睿智的心態、發展的目光看待，需要耐心、細心、責任心實施“知信行模式”在人事檔案管理應用的行動策略。

（二）遵循聯合性原則。是指人事檔案管理工作不完全是人事部門的事情。在筆者單位中，還與黨辦、教務科、工會、財務科、審計監察等部門相關，必須動員聯合多方面的力量，才可能更好完成人事檔案管理工作，需要遵循聯合性原則，發揮團結協作精神。

（三）遵循差異性原則。知識的理解、信念的樹立、行為的轉變都是因人而異的，所需要的時間和難度具有個體差異，造成人事檔案管理者工作能力的差異性。同時，每個人的成長軌跡、學歷層次、職稱晉升等也各不相同，造成個人的人事檔案材料也具有個體差異。因此。要遵循差異性原則，用求真務實、嚴謹審慎的工作態度做好人事檔案管理工作。

總之，筆者在實際工作中，將“知信行模式”應用在人事檔案管理實踐中，提高了理論知識水平，培養積極正確的理念與態度，主動落實行為措施，最終提升了人事檔案管理效率。