醫院文書檔案收集與歸檔要點分析

王雪

公主嶺市中心醫院 吉林公主嶺 136100

醫院文書檔案的收集與歸檔是其工作的關鍵內容，具有重要特征，為醫院工作的開展提供協助作用。在檔案管理工作中，將文書檔案的收集與歸檔工作作為關鍵事項開展工作，同時不斷進行創新，以提升工作效率。

1 醫院對文書檔案進行收集與歸檔的重要意義

醫院工作中，文書檔案往往是較為關鍵的材料，對這類材料進行歸納與整理，可為后續工作提供重要依據，同時還能夠為醫院政策的優化提供重要依據。目前，在醫院開展文書檔案收集工作中，包含以下幾方面的內容。第一，醫院日常活動形成的書面材料，具有重要保存意義的材料進行整理；第二，嚴格落實上級精神，對檔案做好收集與整理工作；第三，其他日常進行收集與整理的文件，包含各類通知、會議以及年度計劃總結等。第四，對于醫院文書檔案進行管理工作中，各部分都要嚴格按照規章制度開展，同時依據流程完成工作任務。對于工作制度不健全的醫院來說，領導人員必須以身作則，帶領全員學習檔案相關知識，了解其重要性，并對制度加以優化。做好文書檔案的收集與歸檔工作，是醫院開展檔案工作的關鍵環節，對于促進其他工作的開展具有一定輔助作用。由于文書檔案覆蓋面廣，涉及到較多重大事件，這些資料的收集能夠為醫院開展決策工作提供可靠參考。新形勢下，文書檔案的收集與整理工作有序開展，也是行政工作的構成部分，對醫院日常工作的開展具有重要作用，不僅記錄了醫院的整個發展過程，同時還對于一些重大事件進行記錄，是醫院重要的發展史，對醫院整體水平的提升具有重要意義。

2 醫院對文書檔案進行收集與歸檔需注意的問題

2.1 遵循保密性原則

醫院開展工作過程中，文書檔案是由紙質檔案和電子檔案組成的，在檔案進行管理工作中，要嚴格遵循保密性原則，避免出現外泄現象。在醫院不斷發展過程中，文書檔案具有重要的參考價值。第一，保障文書檔案的原始性。一旦形成了紙質檔案，就會具有一定的特定性，在將來進行歸檔工作中，不會再產生變化，從而更好地保障文書檔案的可靠性；第二，重視電子檔案的加密性。隨著信息技術的不斷發展，網絡化在各行業中得到應用，而醫院電子文書檔案也不斷增加，想要保障其不被更改，就要設置密鑰，做好加密工作，同時確保檔案內容的真實性。

2.2 文書工作人員與檔案工作人員之間缺乏有效銜接

在文書檔案進行管理時，存在著檔案工作人員與文書工作人員之間缺乏有效的銜接。第一，文書檔案收集與歸檔主體出現脫節。在實際進行工作時，文書人員缺乏檔案方面的培訓，缺乏對檔案工作重要性的認知，所以，在二者進行交接時，因文書人員缺乏對檔案收集工作范圍以及程序的了解，導致工作出現嚴重脫節。第二，文書檔案收集與歸檔工作成果出現嚴重脫節。文書工作人員在實際進行工作的時候，受限于個人能力，造成部分文書格式在進行處理過程中，存在著嚴重的不規范性。如格式、裝訂等方面存在著較多不規范性，進而造成工作成果不達標，無法滿足納入檔案的標準。

3 提升醫院文書檔案收集與歸檔工作的策略

3.1 建立健全文書檔案管理制度

醫院文書檔案對其他工作開展具有一定的輔助作用，尤其是對于綜合性醫院來說，完善的文書檔案管理工作，能夠更好地幫助醫院對醫療糾紛進行處理，還能夠提升管理質量與效率。所以，相關領導人員要重視文書檔案管理工作，同時在此方面工作中，加大人員以及資金方面的投入，為工作人員提供良好的軟硬件條件。此外，還要在全院范圍內對檔案知識進行大力宣傳，使各科室對文書檔案重要性進行全面了解，并參與到此項工作當中。條件好的醫院還要建立文書檔案管理系統，成立專門管理小組，強化對文書檔案收集與歸納工作，并將其納入考核當中，通過建立完善的管理制度，提升工作人員工作積極性，在醫院中，營造良好的文書檔案工作氛圍，促進其不斷發展。

3.2 轉變工作模式

目前，醫院在開展文書檔案工作過程中，積極性不高，所以，就要轉變工作模式，構建完善的反饋制度。在工作過程中，如果發現問題，就要及時做出處理，提升工作管理效率。此外，還要提升相關人員的主動性，在進行收集與歸檔時，充分調動起工作人員的積極性，強化與醫院其他部門之間的溝通與交流，對檔案工作合理進行安排，指導檔案工作的規范化，保障文書檔案的可靠性。另外，還要提升硬件設施的建設力度，將現代技術與設備應用于工作中，使文書檔案工作實現電子化模式，避免出現人為操作失誤，促進醫院檔案工作的順利進行。

3.3 強化工作人員業務培訓力度

在開展醫院文書檔案工作過程中，其主體是工作人員，工作質量與相關人員業務能力有著直接關聯，所以，就要強化對相關工作人員業務培訓，并加強綜合素質的教育。對于醫院檔案工作開展過程中，存在的實際問題展開針對性培訓，提升相關人員專業素養，提高業務能力。可成立專門的文書檔案領導小組，將各科室負責人員參與其中，對相關工作進行嚴格部署，形成全院人員參與檔案工作的良好氛圍。

4 結語

總而言之，在醫院工作過程中，做好文書檔案的收集與歸檔工作，同時對工作范圍進行明確，建立完善的管理制度，提升檔案收集與歸檔效果，建立完善的策略，為醫院工作的開展提供可靠性與真實性保障，促進醫院的持續發展。