ERP系統下物資管理的內部控制探討

陳雨晰 大慶油田試油試采分公司物資供應站

當前社會經濟不斷快速發展，企業與企業之間競爭愈演愈烈，企業想要充分占據一席穩固之地，就必須要認清企業當下發展實際，把握未來發展的重要方向，通過運用ERP系統，促進企業內部物資管理實現有效控制，以此充分保障企業內物資資源實現高度的整合，幫助企業控制合理的管理成本以及生產成本，促進企業自身經濟利潤提升，不斷保障企業自身核心競爭優勢的發揮。

一、物資管理的概念、特點以及優勢分析

(一)物資管理的概念以及特點分析

物資管理，主要是企業生產運營管理過程中，針對生產經營環節需要的具體物資進行合理采購、應用以及存儲等各項活動加以全面合理、有序地統籌規劃，基于某種層面而言，物資本身是企業流動資產中不可或缺的一部分。物資不僅屬于企業經營發展的有形資產，還具有較強的流動性特征。企業正常生產經營活動開展過程中，物資一直處于大量使用、持續購買或重新歸置的一個發展過程中。而且，物資本身也能夠進行變現，通過對物資展開銷售，也可以幫助生產者利用物資獲得相應的經濟利益，然而物資如果長時間無法售出，那么也會變成囤貨，積壓庫存的情況下也會阻礙企業正常的經營發展。不僅如此，物資本身也有較強的實效性，所以也有可能會給企業帶來一定潛在的經濟利益損失[1]。

(二)物資管理的優勢分析

企業在物資管理過程中，運用ERP系統，可以為企業充分節約經營管理成本以及生產成本等。我們都知道企業物資管理本身有著非常突出的流動性，企業生產運營過程中，物資管理的流動性以及實效性就決定了企業必須要加強實時高效的物資管理力度，一旦日常管理環節忽視了物資的有效管理，出現偏差或者失誤，必然會制約企業正常的經營發展，為企業造成嚴重的利益損失。而企業運用ERP系統實施物資管理的內部控制，可以有效規避這種問題，有助于企業充分降低物資管理的相關成本，促進企業提升市場競爭優勢。

二、企業對于物資管理的內部控制目標

企業在實施物資管理內部控制過程中，因為物資本身的流動性以及實效性特點顯著，如果物資管理內部控制落實不到位，必然會導致企業經營生產過程中受到巨大的利益損失。企業日常經營發展過程中，科學合理地實行物資管理內部控制，一方面要充分保障企業日常生產運營的基本物資需求，同時在具體內控管理實踐過程中，及時根據物資消耗的情況做好物資補充規劃，這樣可以有效提升企業經營發展的盈余資金，也可以保障日常生產運營的正常開展，促進物資管理過程中各項內部資源得到及時有效的補給，保障企業健康穩定發展。針對這種管理模式而言，通常適宜于經濟相對發達的地區，特別是我國北上廣等一線城市，通過ERP系統的合理引用，加強企業物資管理的內部控制，幫助企業充分節約資金成本，為企業長遠戰略發展規劃給予科學可靠的支持依據，同時保障企業正常的資金流運轉，為企業核心競爭力提升奠定良好基礎，有效提升企業在激烈的市場競爭中的發展地位[2]。

三、ERP系統下物資管理的內部控制現狀及問題

(一)物資管理比較混亂

企業在并未廣泛推廣應用ERP系統以前，大多數企業在管理物資相關基本信息的時候重要通過傳統人工的方式進行數據信息統計記錄，以紙質檔案資料的管理方式對物資進行編碼管理和查詢，這樣的方式需要花費非常多的人工精力以及時間成本，同時存儲資料也需要占據一定的空間。很多企業在經營過程中會定期進行內部優化調整，對工作業務項目進行調整和劃分，這就使得物資管理過程中很容易發生信息不對稱的問題。而如果一些物資型號是以部門名稱的字母縮寫來編號登記的，而內部組織結構優化調整之后，原本的物資歸屬發生轉移，歸為其他新的部門管理，而在統一管理規劃部分物資的時候，新部門則會重新針對物資來編號，但是通過運用ERP系統進行物資管理滯后，則會發生物資查詢以及分類的記錄信息在不同的部門之中標記不同的編號等情況，所以信息查詢非常不便，容易造成混亂。而企業內部調整項目業務時，一些物資轉移至新的部門來管理，而原部門有可能為了便捷，直接應用原本的編碼規則直接套用至部門的一批新購物資上，也有的部門直接用新編碼，而這種方式就會導致有關人員在利用ERP系統進行物資查詢的過程中，直接存在一號對應不同物資的混亂問題，這些都使得物資管理內控工作難以有效開展，同時也無形中增加很多工作量。

(二)信息化管理觀念較為落后

由于受到科學技術與信息化進程的影響，以往在企業的物資管理過程中完全依賴人來進行管理，但是隨著信息化進程的不斷加速，企業逐漸應用ERP系統進行信息管理。企業在推廣應用ERP系統的時候，一些企業并未全面深入地理解信息化系統應用于企業管理的重要意義，同時也并不理解ERP系統應用，對于物資管理內控的重要價值。因為受制于傳統老舊的思想理念，企業物資管理人員應用ERP系統時還存在半信半疑的狀態，有的人甚至比較排斥，也不愿意主動改變傳統習慣了的工作模式，所以使得該系統應用普及受到阻礙。隨著時代的發展進步，目前ERP系統已經開始在各個行業領域中廣泛普及，而很多管理者仍然存在一定的抵觸心理，導致在物資管理內控方面運用ERP系統管理并未充分與企業自身實際高效融合。企業中的一些管理者也沒有充分深入地學習了解ERP系統，因此，缺乏正確客觀的認知，使得系統引用推廣以后，內部并未做好及時有效的引導和宣傳，管理部門與工作業務部門之間并未實現思想認知的有效統一。關于ERP系統的內控應用以及物資管理定位不夠清晰精準，使得系統應用過程中無法有效發揮應有的監管作用，物資管理工作的效率也并未得到有效提升。企業管理者針對物資管理內控信息化發展建設并未制定相應的實施舉措，保障系統的有效利用，所以ERP系統并未有效實現企業內部傳統物資管理理念的快速轉變，ERP系統因此應用的效果并未達到預期[3]。

(三)物資配送的齊全性以及準時性較低

為了充分保障企業生產計劃的順利有序落實，不受阻礙，大多數企業會直接從倉庫拿出一部分物資，然后將其運往不同的生產線，物資配送環節對于物資本身的準時性、齊全性以及配套性等方面都有較高的要求。尤其是很多大型生產加工類的企業，本身生產工藝以及生產流程相對比較復雜，擁有很強的自由性，所以在物資配送運輸方面對于時間的要求以及物資齊全性的要求整體較高。而沒有充分執行ERP系統的時候，多數企業在進行物資配送運輸的時候，對于客戶提出的相應要求，主要還是取決于配送人，也就是根據物資生產加工的順序排列生產配送的訂單，再根據客戶提出的物資配送時間需求，倉庫負責進行備貨，然后安排配送等。ERP系統在全面貫徹落實以后，物資配送清單也能夠運用ERP系統進行直接打印，由于生產加工的流程并未完善，同時系統管理人員自身不具備專業的操作應用技能，則容易導致物資配送環節頻繁出錯，進而導致客戶對服務不滿意，不利于企業自身的口碑形象塑造。不僅如此，很多企業并未建立獨立的物資配送管理部門，所以在開始運用ERP系統進行物資管理的時候，配送功能模塊也沒有建立和完善，因此，物資配送的要求難以保障，并未切實實現信息化管理，物資配送環節的工作效率不高，導致企業自身生產加工的效率直接受到影響和限制。

四、ERP系統下物資管理的內部控制對策分析

(一)加強不同工作部門之間的信息傳遞

關于現代企業對于物資配送環節的各種要求難以滿足的現實問題，企業必須要重視強化生產部門與庫房管理部門之間的有效溝通，促進彼此間的信息共享。企業配送物資環節，通常是庫房先為生產部門傳遞相關物資信息，然后由生產部門與市場部門溝通，所以企業利用ERP管理系統，完善物資管理的內部控制信息共享機制，促進市場、生產以及倉庫存儲三方面的信息高度共享互通。設置物資管理內部控制的獨立部門，幫助及時了解市場方面的動態情況，全面高效地挖掘市場中的潛在客戶需求，并基于此與生產部門溝通規劃建立相應的管理制度，明確企業生產運營對于物資需求較高的類別，同時和倉庫以及生產部門對于配送時間加以明確。企業利用ERP系統開展物資管理內部控制工作，能夠幫助有關部門快速高效地掌握物資庫存的實際數量，了解供應商物資供給的實際情況，結合市場動態信息數據，促進物資管理工作更加高效地開展落實，對于企業物資生產庫存情況及時核算和把控。企業充分利用ERP系統，可以和供應商之間的管理系統相互關聯，便于彼此及時了解物資的實際情況，并針對具體的信息情況，把控供貨的時間與數量，以此促進物資配送更加高效及時。企業在進行物理管理的過程中，物資數量以及數據信息都關系著企業自身經營發展的效率，而利用ERP系統進行物資管理的內部控制，可以加強部門之間的信息共享互通，促進企業及時獲取相關有效信息，為自身效益提升提供保障[4]。

(二)完善物資管理系統，全面建設ERP系統

大多數企業并未樹立全面客觀的物資管理信息化建設的意義和價值，所以企業必須要主動加強物資管理內控的獨立部門建設，通過專門的組織機構負責對于物資整體的系統化管理，保障物資供應、采購、存儲以及配送運輸等環節的把控，提升企業物資管理內部控制的有效性，運用ERP系統進行物資管理內控，結合工作具體的類型以及各項業務板塊，明確物資管理內控的不同功能專區，有效加強物資管理的科學性以及集合性。

(三)統一好物資的標準型號

針對當前企業在進行物資管理的過程中，時常發生物資型號混亂等問題，企業需要對于物資型號標號標準進行統一系統化的規定，全面利用ERP系統的巨大優勢，促進物質管理更加標準和規范。企業首先需要建立獨立性的物資管理內控部門，針對各個部門的物資情況落實統一科學有效的把控與管理。加強管理的集中化，針對物資名稱存在的混亂問題以及型號發生不一致等情況針對性地進行解決，具體可以聯系各個部門有關負責人員對于物資型號按照統一的標準進行規劃和分類，明確不同物資型號的代表性標識，根據規范化的工作流程對物資名稱加以對應和匹配，這樣來報站物資管理中各項數據信息更加精準可靠。ERP系統進行應用設計過程中，針對同類物資編碼以及物資名稱相同的特殊情況要設置提醒，這樣就可以避免不同部門的人員在輸入同類物資名稱時，能夠及時關注到物資名稱本身的規范性與獨立性，保障物資管理型號以及具體信息管理更加科學合理，而且所有物資的信息清晰明了。企業進行物資管理內部控制時，責任部門通過運用ERP系統，對于全部的物資都可以根據相應部門業務實際的需要做好區分，這樣能夠方便各個部門的員工在調取或者查詢信息時更加便捷，對各個部門的具體物資設置相應的型號代碼，這樣可以通過編碼直接判斷出物資的實際歸屬部門，以此保障不同部門之間各自管理的物資情況相互獨立[5]。比如，對于一個生產加工類型的企業而言，企業應當結合自身現狀，對于采購的物資加以清晰明確的劃分，以此促進各個部門隨時便捷地進行信息查詢。具體可以通過利用供貨商給的貨物單號，結合企業自身或者部門自身的名稱簡縮字母當作編碼的前綴，以此促進物資實現更加科學統一規范化的管理。針對外部協助加工的各項物資，應當根據生產加工的具體工藝，結合企業以及部門名稱的字母縮寫代號實施統一規范化的物資編號標準。

五、結語

綜上所述，當前市場競爭越來越激烈，企業之間為了競爭一席之地也采取了各種各樣的手法，而要注意的是企業應當在充分保障生產質量的前提條件下，加強對于各個環節的成本管控。目前來看，企業物資管理環節有著非常巨大的可探索價值。實行ERP系統管理，加強物資庫存實時有效的監管，對于相關管理數據信息進行科學高效的把控和分析，促進企業內部物資管理控制的相應制度建立與健全，提升物資管理效率，促進企業物資管理成本能夠得到科學有效的控制。