大數(shù)據(jù)在物資招標(biāo)采購管理中的應(yīng)用探析

樊曉萍 大慶油田化工有限公司

一、引言

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)發(fā)揮了巨大的作用。近年來，物資招標(biāo)采購也逐漸向信息化和電子化發(fā)展，在物資招標(biāo)管理中用好大數(shù)據(jù)技術(shù)首先要建立健全的物資招標(biāo)數(shù)據(jù)，加強(qiáng)物資招標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升物資采購相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在物資招標(biāo)采購管理中全方位應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠幫助企業(yè)采購人員全面掌握和了解物資情況和供應(yīng)商信息，通過優(yōu)化整理，能夠在眾多的供應(yīng)商中科學(xué)快速地選出性價(jià)比最高的供應(yīng)商，幫助企業(yè)降低采購成本，實(shí)現(xiàn)物資招標(biāo)采購精細(xì)化管理，提高物資采購效率和質(zhì)量。

二、傳統(tǒng)物資招標(biāo)采購管理中存在的問題

企業(yè)要降低成本就需要在物資采購過程中選取各方面更具優(yōu)勢的供應(yīng)商。招標(biāo)采購無疑是比較好的方式，企業(yè)進(jìn)行招投標(biāo)活動之前要公布相關(guān)信息，保證招投標(biāo)活動的公開公平。采用招標(biāo)的方式在一定程度上增加了市場供應(yīng)商之間的競爭，需求方可以利用信息不對稱的優(yōu)勢，在多個供應(yīng)商之間選取價(jià)格和質(zhì)量等各方面最優(yōu)的供應(yīng)商。

通過招標(biāo)的采購方式雖然能夠降低企業(yè)的采購成本，但是與此同時，傳統(tǒng)的招投標(biāo)方式要求采購人員了解采購物資的市場行情和供應(yīng)商的行業(yè)口碑。對采購人員的個人經(jīng)驗(yàn)和能力要求較高。另外招標(biāo)采購流程繁瑣會增加采購的時間成本，一般來說一整套的招標(biāo)流程走完之后，需要耗費(fèi)較長的采購周期。采購效率比較低，因?yàn)槲镔Y采購不及時，甚至?xí)绊懫髽I(yè)的正常生產(chǎn)。再加上招投標(biāo)是一個多方博弈的過程，有時候在多方博弈的情況下反而會失去戰(zhàn)略合作伙伴，影響采購物資的質(zhì)量和企業(yè)最終的產(chǎn)品。招標(biāo)采購還可能出現(xiàn)局部最優(yōu)但整體來看卻增加成本的情況，比如單獨(dú)來看同一裝置的不同部件來自不同的供應(yīng)商，質(zhì)量和價(jià)格都非常合適，但是當(dāng)整套裝置出現(xiàn)問題時，維修和保養(yǎng)要找不同的售后，管理難度大且后續(xù)的維修保養(yǎng)成本高。

在物資招標(biāo)采購管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)這些問題就能得到解決，只要有足夠多采購的數(shù)據(jù)作為支撐，系統(tǒng)就會為采購人員推薦最優(yōu)的供應(yīng)商，即使缺乏足夠的工作經(jīng)驗(yàn)，采購人員也能做出最好的選擇。因此，在物資招標(biāo)采購管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過計(jì)算機(jī)從海量的數(shù)據(jù)中對比優(yōu)選出全局最優(yōu)的招標(biāo)采購方案，可以為企業(yè)節(jié)約采購成本，提高物資招標(biāo)采購的效率。

三、大數(shù)據(jù)在物資招標(biāo)采購中的優(yōu)勢

(一)企業(yè)應(yīng)用大數(shù)據(jù)能夠促進(jìn)物資招標(biāo)采購逐漸向集中化、電子化和信息化發(fā)展。企業(yè)一般在生產(chǎn)或者項(xiàng)目準(zhǔn)備開工之前就進(jìn)行集中采購，一方面降低采購成本，另一方面為后續(xù)工作保證充足的物資。傳統(tǒng)的物資招標(biāo)采購過程需要大量的招投標(biāo)文件，大數(shù)據(jù)時代實(shí)現(xiàn)電子化的招標(biāo)采購管理模式能夠大大簡化采購流程，降低交易成本。而且電子文檔的準(zhǔn)確性更高。電子化的招標(biāo)采購過程更加公開透明，避免各種關(guān)聯(lián)交易產(chǎn)生。另外采用信息化的招標(biāo)采購管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對整個招標(biāo)采購的全流程管理，大數(shù)據(jù)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫會詳細(xì)記錄采購信息和流程信息，工作人員可以對相關(guān)流程進(jìn)行優(yōu)化，根據(jù)以前的采購數(shù)據(jù)預(yù)測未來的市場形勢和采購價(jià)格，及時掌握物資動態(tài)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各項(xiàng)物資的合理分配，提升物資采購的工作效率和質(zhì)量。

(二)企業(yè)應(yīng)用大數(shù)據(jù)必須加強(qiáng)采購過程中的數(shù)據(jù)管理，有利于提高企業(yè)信息化水平。傳統(tǒng)的物資招標(biāo)采購管理中，各種采購數(shù)據(jù)和文件大多是紙質(zhì)化管理或者是存在采購人員單獨(dú)的電腦中，隨著時間的推移，如果保存不當(dāng)或者電腦出現(xiàn)問題很多有價(jià)值的信息就會逐漸丟失，給采購人員的工作帶來很大不便。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)資產(chǎn)對于企業(yè)來說是一筆巨大的財(cái)富，企業(yè)在物資招標(biāo)采購過程中應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析和決策必須要建立一套招標(biāo)采購數(shù)據(jù)庫作為支撐，并在基礎(chǔ)采購數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上開發(fā)物資招標(biāo)采購大數(shù)據(jù)管理平臺，通過網(wǎng)絡(luò)化管理企業(yè)采購招標(biāo)信息化水平將會極大的提升，物資采購管理人員做好數(shù)據(jù)維護(hù)，就能夠大大節(jié)省各項(xiàng)傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)查詢和比對時間，提高工作效率。

(三)在物資招標(biāo)采購管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于提升企業(yè)采購人員的綜合素質(zhì)，為企業(yè)培養(yǎng)一批信息化采購人員。企業(yè)建立大數(shù)據(jù)物資采購平臺要求采購管理人員具備一定的信息技術(shù)水平和數(shù)據(jù)分析能力。企業(yè)負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對采購人員的培訓(xùn)，提升采購人員的信息素養(yǎng)，讓他們懂專業(yè)更懂?dāng)?shù)據(jù)分析，這樣才能更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，在物資招標(biāo)采購管理過程中做出科學(xué)的決策，為企業(yè)節(jié)約采購成本。

(四)在物資招標(biāo)采購中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的精益管理。精益管理模式已經(jīng)成為目前企業(yè)降低成本的重要管理手段。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用為物資招標(biāo)采購的精益管理提供了可能。物資采購管理者可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析物資供應(yīng)市場的形式變化，預(yù)測物資價(jià)格未來的漲跌情況，利用客觀數(shù)據(jù)進(jìn)行分析判斷為采購部門提供優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，幫助企業(yè)及時規(guī)避各種潛在的風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)的精益管理水平。

四、大數(shù)據(jù)技術(shù)在物資招標(biāo)采購管理過程中的應(yīng)用

將大數(shù)據(jù)應(yīng)用于物資招標(biāo)采購管理過程中需要企業(yè)對傳統(tǒng)的采購流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化改造，做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作等基礎(chǔ)工作才能最終評估通過招標(biāo)選擇的物資供應(yīng)商的合理性。具體來說，在物資招標(biāo)采購管理過程中應(yīng)用大數(shù)據(jù)主要包括以下幾方面工作。

(一)收集整理歷史的物資招標(biāo)采購數(shù)據(jù)，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行治理。要在物資招標(biāo)采購過程中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，首先要收集并整理過去雜亂無章的采購數(shù)據(jù)。借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行判斷和治理，剔除錯誤數(shù)據(jù)，補(bǔ)充缺失數(shù)據(jù)，按照應(yīng)用需求對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、篩選等操作。整理一套高質(zhì)量的歷史采購數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)大數(shù)據(jù)分析打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。采購管理人員要盡可能地挖掘物資采購過程中的數(shù)據(jù)，挖掘的數(shù)據(jù)越詳盡，后續(xù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析預(yù)測的結(jié)果越準(zhǔn)確。

(二)根據(jù)招標(biāo)采購業(yè)務(wù)特點(diǎn)應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)解決關(guān)鍵問題，提升物資采購招標(biāo)業(yè)務(wù)的管理效率。一般來說物資招標(biāo)采購流程主要包括以下四個方面，一是物資分析；二是招標(biāo)分析；三是供應(yīng)商分析；四是專家分析。物資分析過程中可以利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對物資采購范圍內(nèi)的供應(yīng)商提供的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，提取關(guān)鍵信息作為招標(biāo)的重要參考依據(jù)。可以通過大數(shù)據(jù)分析方法優(yōu)化物資分類方式和招標(biāo)分包策略。確保優(yōu)化后的招標(biāo)策略能夠?qū)崿F(xiàn)各方面最優(yōu)。另外可以借助大數(shù)據(jù)對供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行分析，為不同類型的物資選取最優(yōu)的招標(biāo)方式。大數(shù)據(jù)技術(shù)會對物資類型和招標(biāo)方式進(jìn)行匹配，并從中選取最優(yōu)的幾種組合方式供評標(biāo)專家選擇。最后評標(biāo)專家對大數(shù)據(jù)分析得到結(jié)果進(jìn)行點(diǎn)評，根據(jù)實(shí)際情況對供應(yīng)商評分公式進(jìn)行優(yōu)化，綜合考慮物資的質(zhì)量和價(jià)格等各方面因素，優(yōu)中選優(yōu)，挑出最合適的物資供應(yīng)商。物資招標(biāo)采購流程結(jié)束后，要將整個的供應(yīng)商選取過程和結(jié)果都記錄到物資采購數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，有足夠詳實(shí)和豐富的數(shù)據(jù)做支撐，大數(shù)據(jù)技術(shù)在以后的招標(biāo)采購過程中會做出越來越正確的選擇。

(三)對大數(shù)據(jù)分析結(jié)果進(jìn)行評估，明確大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用條件。采購管理人員要對大數(shù)據(jù)技術(shù)在采購招標(biāo)流程中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的分析結(jié)果進(jìn)行評估，明確大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用條件。相較于計(jì)算機(jī)來說，采購人員了解采購業(yè)務(wù)流程和供應(yīng)商的具體情況，計(jì)算機(jī)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析得出的結(jié)果是否合理，需要有經(jīng)驗(yàn)的采購人員進(jìn)行全方位的評估。一方面采購人員對正確合理能夠產(chǎn)生應(yīng)用價(jià)值的數(shù)據(jù)和方法要做好更新和應(yīng)用。另一方面，對于計(jì)算結(jié)果不合理的大數(shù)據(jù)分析方法要不斷完善，明確大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用條件。通過科學(xué)合理的評估讓大數(shù)據(jù)分析技術(shù)在物資招標(biāo)采購管理中發(fā)揮其最大的優(yōu)勢。

(四)企業(yè)管理人員要加強(qiáng)對物資招標(biāo)采購管理工作的重視程度。物資采購環(huán)節(jié)直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營成本，企業(yè)管理人員要認(rèn)識到物資采購環(huán)節(jié)的重要性，為物資招標(biāo)采購環(huán)節(jié)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提供軟硬件支持。加強(qiáng)對采購人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，讓采購人員能夠靈活應(yīng)用大數(shù)據(jù)平臺對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，從企業(yè)全局利益出發(fā)，優(yōu)化招標(biāo)采購方案，科學(xué)選擇物資供應(yīng)單位，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

綜上所述，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展在物資招標(biāo)采購管理工作中大有可為，為物資采購信息化提供了發(fā)展契機(jī)。傳統(tǒng)的物資招標(biāo)采購方法費(fèi)時費(fèi)力，對采購人員的經(jīng)驗(yàn)和能力要求很高。企業(yè)要提高物資招標(biāo)采購管理的信息化水平，就需要完善物資采購標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，加強(qiáng)對采購人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，不斷提升采購數(shù)據(jù)質(zhì)量，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化物資采購招標(biāo)方式，降低企業(yè)的采購成本，節(jié)約物資采購招投標(biāo)時間，提高物資采購的工作效率。■