淺析如何提高計劃生育檔案管理水平

張建華

金川集團礦山工程分公司 甘肅金昌 730000

計劃生育工作是我國的一項基本國策，是關系國計民生的大事，計劃生育檔案管理工作是計劃生育的一項基礎性工作，但由于觀念體制、地域環境、經濟發展、管理水平等方面的影響，計劃生育檔案管理工作在不同單位仍存在不少薄弱環節。

1 計生檔案管理中存在的問題

1.1 管理意識和重視程度不夠

由于計生檔案管理在企業實際工作中，屬日常性基礎管理工作，并不產生直接的經濟效益，這在當下“經濟效益優先”的大環境下，導致部分單位對檔案管理重視程度不高，管理方式單一，更有甚者將計劃生育工作的重點放在管理超生上，對計生檔案疏于管理、不肖管理，造成檔案收集資料不完整、歸檔不及時、檔案移交、審查、清理、簽字等流程責任不明、界限不清，計生檔案的利用價值未充分發揮。

1.2 人員配置和能力不足

計劃生育檔案管理是一項較為復雜的系統性工作，不僅要有全員參與的群眾基礎，更要配備綜合素養較高的專業管理人員來落實各項工作。目前在許多地區的不少單位，計劃生育檔案管理工作都是由非專業人員兼職，多數人員對檔案管理工作重要性認識不夠、工作流程掌握不清，計生政策理解不透，從未接受專業培訓，缺乏基本的業務素質，同時身兼數職，檔案管理工作只是他們兼職的所有工作中的一部分，有時難免存在顧此失彼、應付了事的情況。

1.3 管理制度不夠完善

隨著計劃生育政策的調整，尤其是二胎的有序放開，原計劃生育政策亟需調整，計劃生育檔案管理的內容及標準均需進一步明晰和規范，尤其是在計劃生育檔案管什么、誰來管、怎么管方面，應進一步細化和明確。同時在制度中應體現計劃生育政策變化檔案管理方式和手段也應變化的要求，管理重點應從管控型向服務型轉變。

1.4 計劃生育檔案內容不夠真實

計劃生育檔案真實地記錄了計生工作的全過程，它作為計生工作的重要組成部分，既能有效反映一個單位的人口狀況和規模等情況，又對全面規劃社會發展具有長遠意義。當前我國計劃生育對人口的限制還是比較嚴格的，但少數人為了超生違反相關規定，也存在向單位和組織提供虛假材料的情況，這些假證明、偽造材料，有時鑒別存在困難，給計劃生育檔案準確性和有效性帶來挑戰。

2 提高計生檔案管理的措施

2.1 增強計劃生育檔案重要性的認識

計劃生育檔案管理是計生工作的一項基礎管理工作，俗話說“基礎不牢，地動山搖”，首先如果單位計劃生育檔案信息失真失準，不實的信息通過層層上報和匯總，對地方及國家制定涉及國計民生的政策，帶來影響和偏差；其次是計劃生育檔案管理松散或存在疏漏，不能及時收集、整理、存檔，對以后相關人員信息查詢和管理帶來困難。同時各級領導要提高主體責任意識，將計劃生育檔案管理作為企業管理的一項重要內容，引導員工關注關心計劃生育檔案管理，積極參與到檔案管理中去。

2.2 提高計生檔案人員綜合素質

在計劃生育檔案管理中，工作人員的素質的高低影響著人口計生的管理水平，如今信息時代的到來，不僅要求計生檔案管理者需要有專業的計劃生育知識，更要有較強的服務意識和綜合素養，具備解決專業問題的能力。這就需要定期對計生檔案管理人員進行專業培訓，學習先進有效的檔案管理方式和經驗，同時還要完善獎懲制度，加大對業務人員的考核激勵，引導計劃生育檔案管理人員將主要精力放在檔案管理工作中，增強工作積極主動性，確保檔案管理扎實推進。

2.3 完善檔案管理制度

推進計生檔案管理規范化、標準化及流程化，是當前及今后計劃生育管理工作的的重點方向，因此單位應根據工作需要，在全面掌握國家和地方計劃生育政策等規定的基礎上，制定切實可行的計劃生育檔案管理標準，建立健全計劃生育類目體系，完善計生檔案的日常定期歸檔、季度復盤檢查、年度整理開發機制，嚴格貫徹落實檔案保管、利用等有關規章制度，強化檔案服務員工、服務生產、服務發展，提高檔案利用管理的效率和水平。

2.4 加快推進計生檔案現代化管理進程

隨著社會和科技的不斷進步，計算機的已成為生活必不可少的工具，檔案管理也應盡快適應發展要求，通過“大數據”“云服務”等方式，推進計劃生育檔案信息化平臺建設，及時引進新設備和新技術，強化硬件設備配備，做好定期設備和系統維護。提高檔案管理現代化水平，同時要對業務人員進行檔案管理信息技術的培訓，進一步提高信息化、一體化、智能化管理能力，才能達到事半功倍的效果，有效提高計劃生育檔案管理水平。