探討檔案信息化建設與檔案管理存在的問題

田野

通榆縣婦幼保健計劃生育服務中心財務科 吉林白城 137200

檔案管理信息化可充分利用檔案資源并確保其完整性，將檔案價值發揮出來。為此，相關企業落實檔案管理工作期間應深入了解檔案信息化建設的作用，高度重視信息化管理的重要性，并在制度與設備等多個角度推進信息化建設，在多種方式的作用下優化檔案信息化建設質量和效率，以此推進檔案管理工作的進行。由此可見，深入研究并分析檔案信息化建設與檔案管理存在的問題十分有必要，以全面推進檔案管理工作的全面可持續發展。

1 檔案信息化建設概述

以廣義角度分析，檔案信息化即有效融合澀會、經濟和政治多方面信息，在信息技術的作用下共享檔案資源[1]。以狹義角度分析，檔案信息化即實現相關檔案資料的數據化，以電子版檔案資料形式呈現出來，使得使用者在查閱方面相對方便。而檔案信息化建設有效轉變了傳統的檔案管理方法，將紙質檔案以數字化形式保存，在信息化平臺的輔助作用下可共享檔案信息資料，以促進檔案管理工作效率的提高，確保檔案管理的科學性，而且信息化檔案管理模式也更便于檔案管理工作的開展。

檔案信息化建設在各階段也會表現出相應的特征。在實驗階段，檔案信息化建設有效突破了既有檔案管理模式，其多元化特點逐漸凸顯出來[2]。而在普及階段，檔案管理合理運用檢索手段可切實凸顯信息技術應用于檔案管理中的價值。在建設檔案信息化中，為編目普及和計算機輔助立卷提供了極大幫助。而在網絡階段，通過對多媒體技術與光盤存儲能力的運用，可更好地彰顯計算機主體作用，強調其在檔案管理中的重要性。在數字化檔案階段，通過創建數據庫和電子文件管理網站，使得數字化檔案應用于檔案管理中的作用更加明顯，以增強檔案信息化建設受重視的程度。

2 檔案信息化建設優勢闡釋

2.1 存儲主體改變、容量大且小巧

檔案信息化建設改變了檔案管理模式，對檔案信息資料的存儲載體由檔案盒轉變成光盤、硬盤和云存儲載體，利于實現數字化存儲檔案資料目的的實現。較之于檔案盒載體，信息化存儲設備的攜帶更加方便，在查詢方面也更便捷[3]。另外，信息化存儲載體可對更多檔案資料進行存儲，所占空間不大，僅一張內存卡即可保存海量檔案信息資料，因而優勢顯著。

2.2 存儲內容更安全

檔案管理的信息化建設可及時歸檔所需存儲的檔案信息資料。其中，房屋信息登記和變動可充分利用互聯網向檔案管理部門傳輸，而檔案工作者僅上線接受即可。而數據化檔案資料存儲系統則可借助較高安全系數的電子鎖，使得內部各電子檔案能夠分號存儲。這樣一來，不管是查閱檔案或是管理檔案，優勢均明顯優于紙質檔案。借助在線存儲、歸檔和提取手段管理檔案信息資料，也可規避檔案資料丟失，進而低于網絡病毒攻擊，一定程度上提高了檔案信息資料安全性，以免信息資料受損，使檔案信息資料更完整[4]。

2.3 檔案信息資料可多備份

檔案管理信息化建設最主要的優勢就是可多次備份數據化檔案資料，而且在存儲期間，可利用信息技術復制檔案資料內容或是借助其他形式存儲，像是脫機存儲和云端存儲。這樣一來，如果某一檔案資料受人為或者是客觀因素影響損壞，即可對備份進行使用，盡可能減少檔案資料受損所帶來的負面影響。

3 常見檔案管理問題分析

3.1 信息化建設意識缺失

在信息化建設工作中有效創新了傳統的檔案管理模式，更有利于檔案管理服務理念的轉變。將信息技術合理應用于檔案管理中，不僅能夠使工作效率提升，同樣也有利于服務水平的提高，用戶也更便于查閱檔案資料，進而共享檔案信息資源，確保相關組織效率的優化[5]。以上均為檔案信息化建設優勢所在，然而部分檔案管理工作者并未系統認知信息化建設重要性，因而重視度不足。同時，也有部分檔案管理工作者的思想相對保守，很難在短時間內接受檔案信息化建設，嚴重制約檔案信息化建設進程，不利于檔案管理的創新性發展，直接影響檔案管理質量。

3.2 檔案管理方式有待改進

目前，國內檔案管理體系存在一定不足，特別是管理方式方面。很多檔案管理部門始終采用紙質檔案管理模式，未融入信息技術，因而檔案管理方式較為落后，直接影響了檔案信息資料完整度和安全性。與此同時，相關檔案管理部門內部管理工作者的專業能力與素質差異明顯，特別是專業水平不高且管理能力較差的工作者，很容易在檔案管理中出現失誤，對檔案管理工作開展效果產生不利影響。而且，此類管理工作者很難對信息技術和信息設備進行熟練操作，因而對檔案管理的信息化建設帶來了嚴重制約[6]。

3.3 檔案管理思想先進性不強

大部分檔案管理工作者在認知檔案資源管理方面的思想存在誤區，錯誤地認為只要有效整理并保存檔案資源即可，而在實際使用中根據規律查閱即可，無需借助信息技術等方式管理檔案資料。此錯誤思想嚴重阻礙了檔案信息化建設進程。而信息化檔案管理的核心為資源的共享，和傳統檔案管理理念相違背。部分檔案管理思想落后的工作者將重點放在存放和保管檔案資料方面，因而忽略了檔案資料利用率，難以發揮檔案資料的作用，對檔案管理水平產生不利影響。

3.4 各檔案管理部門差異明顯

各區域經濟發展水平有所不同且發展速度不一，對檔案管理信息化程度的影響十分不利，同樣也制約了檔案管理信息化的程度[7]。尤其是經濟因素影響，不同區域在檔案信息化建設方面的投入力度有所差異，均使得檔案管理信息化建設的進度不同。部分地區檔案管理部門引入計算機管理檔案資料，一定程度上優化了檔案管理效率和質量。然而，仍存在部分檔案管理部門在檔案管理期間選擇單機工作，直接影響了管理水平的提升，無法確保資源共享有效性，同樣也影響了檔案管理后續發展。

4 檔案管理信息化建設路徑

以上針對檔案信息化建設及其優勢展開了探究，并分析了當前檔案管理現狀，為更好地促進檔案管理工作的信息化建設，有必要結合實際情況，科學合理地采取信息化建設的路徑，以下將通過多個角度展開探討，以供參考。

4.1 健全安全檔案管理網絡

為增強檔案信息化建設有效性并優化檔案管理質量和效率，相關企業應適當增加投入力度，采購信息化建設期間需要的軟件與硬件，使得檔案信息化建設獲得所需物質資源。同時，相關企業要創建安全性較高的檔案管理網站，并細化成面向內部和公眾的不同網站平臺，使得檔案管理服務功能得到改進[8]。通過對此網站的運用可使用戶獲得相應的檔案信息資源服務，更好地共享檔案信息資源，提高檔案資源利用率。在此基礎上，相關企業還需要在資金方面予以必要投入，采購掃描儀器與計算機等信息化設備，確保信息化設備質量，以全面促進檔案信息化建設。

4.2 重視檔案信息化建設作用

相關企業在檔案管理信息化建設期間，應積極轉變傳統思想，系統認知檔案管理工作中信息化建設的作用，切實了解信息化建設價值，進而轉變傳統的檔案管理思想，形成現代檔案管理思想，也使得相關企業與內部檔案管理人員更加重視檔案信息化建設的必要性。與此同時，相關企業要不斷完善既有檔案管理工作制度，進而更加科學化地指導信息化檔案管理工作的開展，也使信息化檔案管理更加有序規范，加快檔案信息化建設速度。在此基礎上，作為檔案管理部門，應當以信息化建設狀況和信息化檔案管理工作內容為參考依據，合理制定管理機制，并結合信息化管理環節對工作的流程予以規范，保證所制定的規范條例更合理。而管理工作者則需要根據規范條例要求落實信息化管理工作。同樣應以數據化形式錄入檔案信息，對標準要求予以統一設置，使得電子版的檔案信息資料更加規范，便于查詢工作的開展。在此基礎上，相關企業要對責任管理制度、獎懲制度和考核制度等進行制定，保證檔案管理工作者勝任相應檔案管理工作，進一步提高檔案管理的信息化水平。

4.3 數據管理系統的創建

在檔案信息化建設工作中，數據管理系統發揮著重要作用，數據管理系統安全可確保內部信息資料更完整，為后期檔案利用提供必要保障。所以，相關企業應對信息技術予以充分利用，全面建設數據管理系統，并以檔案資料類型為依據合理劃分管理系統，為檔案查詢及錄入奠定堅實基礎。對數據管理系統建立期間，要具備效率較高的搜索引擎，以保證檔案查詢效率不斷提高。與此同時，針對重復檔案資源需創建專門化瀏覽模塊，確保檔案管理工作者及時處理重復檔案信息，以免影響檔案信息查詢管理工作的開展。在此基礎上，對數據管理系統創建期間，技術工作者需強調系統安全性的作用，以此管理系統為對象創建防火墻，或是將安全管理軟件與殺毒軟件安裝在計算機內，進而抵御網絡病毒與黑客的入侵，以確保數據化檔案信息資源安全，以免引起受損的問題而對檔案信息應用效果產生不利影響。

4.4 增強檔案管理工作者專業能力

檔案信息化建設期間，檔案管理工作者的作用不容小覷，因而其檔案管理能力和素養也將直接影響檔案信息化建設工作效果。所以，相關企業在建設檔案管理信息化期間，有必要注重檔案管理工作者自身工作能力提高的作用，一般可組織培訓、講座與研討會等多種活動，使檔案管理工作者業務能力與專業水平不斷提高，為檔案信息化建設提供必要幫助。此外，相關企業要定期組織專業培訓，并將現代化檔案管理思想與技術手段融入其中，合理運用信息知識和技術，確保檔案管理工作者積極參與培訓，進而累積大量專業知識，不斷提高自身工作技能與信息化意識，進而對信息設備進行熟練操作，以推動檔案的信息化建設工作的落實。

5 結語

綜上所述，在以上研究中，檔案管理信息化建設可使檔案管理服務水平明顯提高，且使用者與管理者能夠獲得極大便利，以充分利用檔案資源，進一步提高檔案管理實效性。為此，相關企業應高度重視檔案管理工作的作用，正確認知傳統檔案管理的缺陷，進而合理制定更具可行性的信息化建設方案，對檔案管理不足加以彌補，確保檔案管理有效性的提高。