企業檔案信息化建設的制約因素分析

唐璽

柳州市自來水有限責任公司 廣西柳州 545006

網絡信息技術的發展為人們的生活和社會的發展帶來了極大的便利，在大環境之下，傳統的檔案管理模式顯然已經不能順應時代的發展，出現了滯后的現象，要想在檔案管理工作中起到更加高效的作用，利用網絡信息化手段則能改變傳統方式中的弊端，在一定程度上提高檔案處理的效率，對于檔案信息的整理和查閱更加方便，大大促進了檔案的管理工作

1 企業檔案信息化建設存在的問題

1.1 檔案管理工作沒有受到重視

在傳統的檔案管理工作中，單位領導和個人都缺乏對于檔案管理的認識和理解，檔案管理工作沒有得到有效的重視，從而導致整個檔案管理工作沒有發揮出自身的價值和作用。工作人員對于檔案管理往往是在第一次存檔之后，沒有再次更新和查閱，行政檔案只是得到了保存，而并未進行真正的管理，過問次數也相對較少。這樣會間接導致工作人員的積極性降低，檔案管理工作無法得到重視，檔案管理水平自然也會下降[1]。

1.2 檔案信息化技術不成熟

我國互聯網在20世紀末逐漸興起，隨后信息化管理逐漸被重視。檔案信息化建設是一項網絡系統工作，計算機系統和網絡都有一定的安全隱患，對網絡技術的要求也較高，由于技術不完善，互聯網信息技術取代傳統檔案管理方式存在一定安全問題，網絡病毒和黑客攻擊等情況，使檔案信息有泄露丟失風險。檔案信息化建設中最重要一環就是將紙質檔案轉變為信息化存儲。需要采用掃描儀將紙質檔案的信息轉化為電子文檔，掃描的精度和準確度影響著最終成品的質量，掃描儀器質量參差不齊，掃描人員技術水平不一，會導致電子檔案質量難以保證。檔案信息化存儲的技術不一定達標，存儲系統的穩定有待進一步發展。目前檔案信息化實踐中，檔案信息化的存儲方式主要是用電子文件，電子文件存儲有一定時間期限限制，無法完全滿足檔案管理信息化的存儲要求。

2 推進檔案信息化建設的對策

2.1 完善檔案管理信息化的制度、標準規范體系建設

要理論結合實踐，將宏觀的檔案管理理論要落實到具體的實踐中去，要重視管理系統建設、制度標準建設。逐步建立和完善檔案信息化工作中的各項制度，使檔案信息化建設工作制度化、規范化，實現“有制可依，有度可循”。這樣才能有利于檔案信息化建設事業的發展。規章制度的建立要遵循合理性、科學性、簡明實用性和制度約束的雙向性等原則。制度的完善對檔案信息化事業的發展奠定了堅實的基礎。還要重視檔案信息化工作中的安全管理制度，規范落實網絡安全問題，讓相關檔案工作者重視網絡安全問題，從而多方面對檔案信息化系統安全、穩定運行帶來堅強保障。檔案信息化在實踐中需要對紙質檔案進行掃描、錄入、存儲和傳輸等操作，應該遵循統一的技術標準和工作規范。如掃描的統一技術規范、管理規范、保密管理規范等，存儲方式的統一的技術標準，這樣檔案信息化工作可以依據統一的工作規范來開展，可以保障檔案信息化工作有序有章，避免標準不一帶來的一系列問題，從而提高檔案信息資源的利用率[2]。

2.2 提升檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員要熟練掌握各種信息技術，并能借助先進的技術建設信息化檔案管理系統，從而能夠實現檔案管理工作的便捷性、高效性，進而建立專業的信息化系統建設檔案管理體系。除此之外，還要對檔案管理人員進行培訓，以此提升其專業技能，豐富其知識儲備量，掌握最新的檔案管理方法以及最新的檔案管理理念。并且，檔案管理信息系統建設還要注意兩個方面的問題：一方面，在檔案管理信息化建設過程中要廣納賢士，通過社會渠道招聘專業的檔案管理人才，進一步壯大信息化人才隊伍，促使檔案管理信息系統建設工作效率的提升，確保取得良好的工作效果；另一方面，檔案管理部門還應建立績效考核制度和獎懲機制，以此調動檔案管理人員的積極性，促使其能夠掌握更多的信息化技術，提升檔案管理信息化系統的應用效果。

2.3 做到檔案管理資源共享

信息化技術極大滿足了當代社會的發展需求，在不同的行業中，實現資源共享的優勢。對于檔案管理工作來說，信息化技術將檔案上傳到專門的平臺和媒介上，這些平臺多是單位自己的系統平臺，能夠在上面與他人進行互動和信息共享，如有需要對外的文件簽署、人員信息等，可以直接通過網絡平臺進行操作，讓檔案管理更加透明。同時，單位可以通過檔案信息化管理實現行政信息的公開，利用網絡技術與民眾進行互動，實現信息的公開透明，同時實現資源共享，促進社會發展[3]。

2.4 加強網絡信息安全保護

企業人事檔案是企業發展中各種人事資源的集中體現，信息化管理時需要使用計算機技術進行，數據信息通過網絡進行傳播保證安全性是重要問題。企業要構建科學完善的網絡安全防御機制，以此來保障企業人事信息的保密性，防止人事檔案數據信息的丟失、人為泄漏?？梢园惭b防火墻和殺毒軟件，并定期進行檢查，從源頭上扼殺網絡風險。

3 結語

綜上所述，在當今信息技術不斷發展形勢下，以信息化建設來推動檔案事業發展戰略轉型勢在必行。面對檔案信息化建設進程中存在的各種問題，我們要縱覽全局，結合宏觀的理論探討與具體實踐的操作，不斷地總結實踐過程中的經驗教訓，發揮檔案人的主觀能動性和首創精神，在標準、制度和規范指導下，使檔案信息化建設工作順利開展，不斷突破檔案管理和技術瓶頸，實現檔案管理的創新發展，進一步實現以信息化技術為驅動力，促進檔案事業發展的戰略轉型。