淺談機關事業單位人事檔案管理工作存在的問題和辦法

王祎洋

遼寧省調兵山市社會保障和民政事務服務中心 遼寧調兵山 112700

我國機關事業單位一直以來都十分重視人事檔案的管理和保存，但正所謂“前行路上，不斷進步。”我們的檔案管理工作也應如此。下面僅就人事檔案管理工作存在的一些問題，發表個人的一些薄見，希望能對我們的檔案管理工作的進步有一點點幫助。

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理方式落后，不夠現代化

由于長久以來機關事業單位檔案存儲的特點，即以紙質檔案原件直接儲存，不但安全性差，并且易受客觀環境如空氣濕度、溫度、蟲蛀等因素影響較大。雖然近些年來機關事業單位一直在提倡無紙化辦公，檔案管理工作也正在完成由紙質化向電子化過度，但整個過度工作顯然還是不夠迅速和全面。首先，在紙質化向電子化過度的過程中，工作人員通常只錄入人事檔案的基本信息，沒能將人事檔案的信息逐頁掃描進電腦，這樣就會造成電子檔案錄入的不完全。人事檔案查詢起來最后還是要翻箱倒柜查找紙質版，電子檔案的迅捷和完整體現不出來。此外，人事檔案的紙質化向電子化過度已有一段時間，雖然曾經一度提倡加快人事檔案電子化進程，但隨著時間流逝，這項工作的重視度漸漸減弱，戰線拉的過長，以至于現今還沒有徹底完成。

建議：作為更為便捷也更能保護紙質版人事檔案的新途徑，人事檔案電子化應加快進程、加大力度。首先應確保紙質版人事檔案電子錄入的完整性，即凡是紙質版人事檔案有的信息，電子版人事檔案也應具備。做到查找某人檔案時，輸入名字單位即可以在電腦中迅捷全面地顯示出來。此外，人事檔案由紙質化轉向電子化進程應當加快，此工作戰線不易拉的太長。因為戰線太長的話，一方面會影響工作進度，拖延人事檔案工作現代化的進程；另一方面將會容易造成工作人員的倦怠，影響他們的工作質量和工作熱情。要盡快完成過往紙質檔案的大批量電子化備份，同時確保新產生的人事檔案也要及時備份。

1.2 檔案從業人員專業度不夠

目前來看，機關事業單位從事檔案管理工作的人員，很少有科班出身，大多是一些不相關專業人員上崗從業，他們對檔案的基本管理辦法可謂知之甚少。加之由于近些年檔案管理工作量大、要求高造成的人手不足，上面統籌安排不得不從各個單位抽調臨時人員幫忙，亦或者是安排新考入機關事業單位的新人來臨時勝任檔案管理工作。但不論是以上哪一種，他們的專業程度顯然都是不夠的，沒有專業的知識和技術來從事檔案管理工作，對檔案整理這種目前來說還是以紙質為主的精細活，都是極為冒險的。因為紙質檔案本身性質的脆弱，不專業的手法極易對其造成損害。此外，人事檔案作為個人重要信息的記載，具有極高私密性，檔案整理人員的流動性和臨時性就很難保證人事檔案的保密性質。更重要的是，檔案管理人員的臨時和流動性質，一旦發生檔案泄密或涂改等惡性事件時，很難進行追蹤和責任落實[1]。

建議：機關事業單位應對檔案管理工作重視起來，政府在招聘人員時應注重招收檔案相關專業人員，以收獲一批真正懂得檔案管理專業技能的人員，使得檔案管理工作開展起來更加的專業和規整。此外，檔案管理工作也是一項任重道遠、與時俱進的工作，不能因為從業人員科班出身就忽視繼續學習，檔案從業人員也應時時刻刻重視培訓。把檔案管理工作的最新要求、指示，最新的檔案管理辦法及時完整地傳達給各級檔案管理人員，是十分重要的事情。人事檔案管理工作因為特殊的性質，還應做好保密工作。凡是接觸檔案整理工作的人員都應做好登記，細致到什么時間誰整理的哪本檔案，以便發生惡性事件時有據可查、有源可溯。為了保證人事檔案從業人員的易于管理，建議檔案管理人員一律安排在編在崗正式員工，杜絕使用臨時人員從事檔案管理工作。

1.3 檔案管理要求變化太快不能達到整齊統一

由于政府近年來對檔案管理工作的重視加強，陸續出臺了檔案管理工作方面的諸多文件，這些文件一方面與時俱進地達到了機關事業單位人事檔案的管理新要求，另一方面卻給檔案整理工作帶來了巨大的工作量和困難。具體體現在，前后出臺的文件對機關事業單位人事檔案管理的要求更新太快，或者說不夠一致。這樣的結果就是工作人員耗費大量時間精力來整理的人事檔案，沒多久又被全盤推翻，不得不按新要求重頭再來。筆者在相關部門工作，目睹這樣的返工已經有好些次。這樣的結果就造成工作人員疲于整理，工作積極性減弱，政府方面又耗費大量的人力物力[2]。

建議：政府出臺相應文件時應做到深思熟慮，仔細全方位做好調查后，再出臺相應文件。盡量做到文件前后要求不有太大偏差，盡量完善先前文件要求，而不是推翻前文件要求，這樣就會減少很多不必要的返工。此外，相關部門在執行文件要求時，一定要仔細研讀文件精神，不要一知半解、照貓畫虎就開展工作，要做到不懂就問，仔細認真地完成人事檔案管理工作，以確保檔案整理工作的一致性和連貫性[3]。

機關事業單位人事檔案管理工作也和其它所有工作一樣，總要在日常工作中不斷地發現問題、解決問題，才有進步。又因為這項工作自身的很多特殊性，比如保密性和脆弱性，就更決定了檔案管理工作的重要。總之，檔案管理工作是一項極為重要的工作，它的前路任重而道遠，還需要我們所有從業人員的共同努力。衷心希望在我們的努力下，檔案管理工作會有新的起色！