工程竣工驗(yàn)收中檔案管理問(wèn)題與對(duì)策

何亞萍 張中瑞 王燕平 余忠霄

中國(guó)核電工程有限公司 北京 100089

1 建筑工程竣工驗(yàn)收中檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 文件形成不規(guī)范

做好建筑工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要確保檔案文件信息的規(guī)范性。但是實(shí)際管理中，部分建筑工程檔案管理存在部分原始資料沒(méi)有嚴(yán)格的依照格式與規(guī)范進(jìn)行書(shū)寫(xiě)；檢驗(yàn)記錄的簽章不齊全；竣工圖不規(guī)范，缺失竣工圖章、簽字手續(xù)不完備、沒(méi)有體現(xiàn)設(shè)計(jì)變更的內(nèi)容等情況等一系列問(wèn)題。對(duì)于這部分不符合檔案歸檔要求與規(guī)范的文件資料和信息，是不能進(jìn)行竣工驗(yàn)收的，從而影響了整個(gè)建筑工程建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收和交付，不利于建筑工程的發(fā)展[1]。

1.2 文檔歸檔不齊全

做好建筑工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要確保歸檔的檔案文件和資料信息的規(guī)范性、完整性與系統(tǒng)性，要能夠全面的、準(zhǔn)確地反映實(shí)際工程項(xiàng)目建設(shè)的情況。但是，實(shí)際管理中，部分建筑工程建設(shè)項(xiàng)目存在缺乏項(xiàng)目前期的文件和資料；工程文件的原件丟失；文件缺乏相應(yīng)的批復(fù)；設(shè)計(jì)變更的審批手續(xù)不完整；文件的存儲(chǔ)比較分散；文件信息收集及時(shí)性、全面性不足；文件借閱等管理不到位等導(dǎo)致的文件和數(shù)據(jù)資料的丟失；招投標(biāo)相關(guān)的資料信息沒(méi)有做到及時(shí)的歸檔等一系列的問(wèn)題。從而影響了整個(gè)建筑工程建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作的開(kāi)展，不利于建筑工程的發(fā)展。

1.3 文件整編不規(guī)范

做好建筑工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要做好相關(guān)的檔案資料和文件信息的整理和分析工作，做好文件的科學(xué)的分類(lèi)和編號(hào)，方便文件信息的存儲(chǔ)、管理和利用。但是，實(shí)際管理中，部分建筑工程建設(shè)項(xiàng)目存在檔案管理人員組卷不合理、信息資料的分類(lèi)不科學(xué)、排序相對(duì)比較混亂；沒(méi)按照要求編寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表；案卷題名和實(shí)際工程項(xiàng)目的名稱(chēng)不規(guī)范等問(wèn)題。從而影響了整個(gè)建筑工程建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作的開(kāi)展，不利于建筑工程的發(fā)展。

1.4 聲像材料歸檔困難

做好建筑工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作，需要不斷地提高檔案信息資料管理的技術(shù)手段，重視強(qiáng)化對(duì)紙質(zhì)資料、聲像資料與電子文檔的管理，確保檔案信息的完整性。但是，在實(shí)際管理中，部分建筑工程建設(shè)項(xiàng)目存在聲像資料缺失和失管；文件資料的內(nèi)容不全面，沒(méi)有文字說(shuō)明；聲像資料的保管條件比較差，在防光、防丟失等方面工作不到位等問(wèn)題，增加了聲像資料的歸檔難度，不利于檔案信息的完整性。從而影響了整個(gè)建筑工程建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作的開(kāi)展，不利于建筑工程的發(fā)展[2]。

2 解決問(wèn)題的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)

為了提升建筑工程竣工驗(yàn)收檔案管理工作的效率及質(zhì)量，有必要加強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)。一方面，建筑工程檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，有必要把檔案管理工作看成是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，確保各環(huán)節(jié)管理工作充分落實(shí)到位。另一方面，保證建筑工程項(xiàng)目的實(shí)施與檔案管理工作之間的步調(diào)一致，針對(duì)建筑工程從設(shè)計(jì)、施工、管理、質(zhì)量驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的檔案信息資料，要加強(qiáng)采集、分析、整理、儲(chǔ)存及管理。此外，增強(qiáng)檔案管理人員檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理部門(mén)和其他部門(mén)，比如設(shè)計(jì)部門(mén)、施工部門(mén)等的溝通協(xié)作，確保檔案管理工作的協(xié)調(diào)性及完整性。

2.2 構(gòu)建完善的檔案管理體系

對(duì)建筑工程驗(yàn)收檔案管理的目標(biāo)及規(guī)范要求加以明確，以建筑工程項(xiàng)目的具體特征為依據(jù)，制定完善的檔案管理制度，并嚴(yán)格實(shí)施。加強(qiáng)檔案管理部門(mén)建設(shè)，相關(guān)檔案的收集、歸檔，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)及統(tǒng)一管理，以此提升檔案管理工作的規(guī)范程度。相關(guān)部門(mén)及單位，需對(duì)自身在檔案管理工作中的主要職責(zé)加以明確，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理責(zé)任制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保檔案管理工作順利、有序地開(kāi)展。

以檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案信息從“收集→歸檔→組卷→整編→移交”整個(gè)過(guò)程進(jìn)行規(guī)范。此外，將監(jiān)理單位的監(jiān)督及檢查作用發(fā)揮出來(lái)，加強(qiáng)檔案管理工作過(guò)程監(jiān)督，及時(shí)，改進(jìn)不規(guī)范管理問(wèn)題，從而提升建筑工程竣工驗(yàn)收檔案整體管理工作的規(guī)范化。

2.3 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

在建筑工程竣工驗(yàn)收檔案管理工作過(guò)程中，檔案管理人員扮演著非常重要的角色。因此，需采取有效措施，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。一方面，定期加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)，提升檔案管理人員在檔案收集、整編、歸檔、移交等方面的能力。另一方面，對(duì)檔案管理人員的檔案驗(yàn)收及管理工作進(jìn)行考核，將檔案管理工作與績(jī)效考核制度相掛鉤，針對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不理想的人員給予一定的懲罰，以此約束、規(guī)范檔案管理人員行為。

2.4 加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)

為了提升建筑工程竣工驗(yàn)收檔案管理工作的質(zhì)量及安全性，有必要加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)。一方面，加大一定的資金投入，加強(qiáng)電子信息化檔案管理相關(guān)軟硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)，比如引進(jìn)現(xiàn)代化電子信息化檔案管理系統(tǒng)，購(gòu)置數(shù)量充足、性能優(yōu)良的檔案設(shè)施設(shè)備（計(jì)算機(jī)電腦、U盤(pán)等），以此為檔案信息化管理提供基礎(chǔ)保障。另一方面，加強(qiáng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的信息化管理技術(shù)能力，懂電子檔案管理信息技術(shù)方法，并嚴(yán)格按照規(guī)范流程做好電子信息化檔案管理工作[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

建筑工程檔案管理工作的開(kāi)展，能夠?yàn)榻ㄖこ滔嚓P(guān)工作提供有效的數(shù)據(jù)信息支持，比如結(jié)合檔案信息資料，了解建筑工程的設(shè)計(jì)情況、施工情況及竣工驗(yàn)收質(zhì)量等。為了進(jìn)一步提升建筑工程竣工驗(yàn)收檔案管理工作的質(zhì)量，針對(duì)建筑工程竣工驗(yàn)收中檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析探究。