建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫中目錄錄入應注意的問題

張濤

寧津縣中醫(yī)院 山東德州 253400

目前計算機技術不斷發(fā)展，使人們進入信息化時代，在檔案管理方面開始構建檔案目錄數(shù)據(jù)庫，由計算機作為載體的檔案目錄數(shù)據(jù)庫主要特點是高效性、標準化以及通用性，其能夠收集整理多年來的檔案信息，用戶通過計算機即可查閱，用戶在瀏覽過程中提出的連接檔案與數(shù)據(jù)的新要求，只需要投入較少的時間與精力也能夠滿足，以供用戶調閱，將檔案作為一定范圍內信息的連接站，通過數(shù)據(jù)庫能夠使信息更具可利用性，并且做出有效服務。除此之外，檔案目錄數(shù)據(jù)庫可實現(xiàn)遠程傳輸，能夠進行異地應用，向用戶提供更大的便利，促進數(shù)據(jù)庫不斷普及，用戶能夠充分了解和使用檔案，將檔案作用發(fā)揮出來。因此應該有效建設數(shù)據(jù)庫，在建設中錄入目錄是其中的重要環(huán)節(jié)，因此應加以重視，避免出現(xiàn)錄入錯誤的情況，對檔案查閱產(chǎn)生影響。

1 檔案室與其他部門聯(lián)合共建數(shù)據(jù)庫

該數(shù)據(jù)庫主要組成由兩部分，一部分是在立卷改革之前形成的數(shù)字化檔案，文件級目錄錄入時間跨度長，并且有較大數(shù)量；另一部分是在改革后，計算機重新錄入歸檔文件目錄，文件級錄入文件時間段以及有較少數(shù)量是其主要特征。當部門作為立檔單位時，需要分散計算機錄入工作至單位中的各個部門中，由此進行科學錄入。檔案室對歸檔文件進行接收后，也能夠對電子目錄進行接收，由此形成檔案目錄的數(shù)據(jù)庫。此外，應該掃描重要的原文件，并上交至檔案室。數(shù)據(jù)庫建設中的基礎是數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)質量會在一定程度上影響自動檢索系統(tǒng)質量以及是否能夠實現(xiàn)信息網(wǎng)絡化，在數(shù)據(jù)錄入環(huán)節(jié)需要嚴格把關[1]。檔案管理人員應具備嚴謹工作作風，將歸檔編目任務落實到崗位以及個人身上，確保每一環(huán)節(jié)工作具有相應標準、計劃，并且進行檢查和執(zhí)行，將質量關系處理好。當歸檔文件不具備良好規(guī)范性時，可選擇深層次著方法進行解決。使用DARMS 系統(tǒng)軟件時，能夠結合實際情況，對著錄機構問題欄目進行補充，利用計算機來檢索，以此形成虛擬案卷，通過移交電子目錄構成電子檔案目錄中心。檔案室工作主要是指導和監(jiān)督電子檔案目錄的形成、整理以及保管，對一些電子檔案目錄進行轉換和接受，最終構成檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

2 目錄錄入需注意的問題

2.1 錄入前整理不規(guī)范卷內目錄

①修改不規(guī)范文件標題。標題名稱可采用“通知”以及“紀要”以及逐級文件字號等來代替。沒有明確題名的需要另擬題名，并且需要使用括起來。②考證無責任者及年代。需有統(tǒng)一規(guī)范的責任者名稱，防止一個作者出現(xiàn)多種稱呼的情況，通常是包含區(qū)域以及通俗簡稱；此外，也應更正文件的順序號以及頁碼號。③案卷中會有多卷頁號相連的情況，需要分卷編號。④根據(jù)年代、文件編號以及發(fā)文單位代字來補齊不規(guī)范文件的編號。⑤文件標題重新擬寫，不可直接用筆在卷內目錄上添加年代以及責任者等信息，需要使用其他只寫好，并保存在案卷中，同時保證案卷的完整性。⑥任免干部通知需要將人名全部錄入，在整理中需要注明責任者、單位[2]。

2.2 目錄錄入注意問題

①錄入文件及目錄可直接調案錄入，防止出現(xiàn)漏訂或是錯訂目錄的情況，確保其準確性。②錄入時，對于沒有清晰考證的責任者以及年代不詳?shù)目梢钥罩＂圬熑握咻^多時錄入主要的2 人；多發(fā)文字號情況下，對第一文字號進行錄入。④設置檔號時，如果目錄號只有1 位時，需要在前面加0；案卷號應空格，3 位數(shù)空1 格，2 位數(shù)空2 格，1 位數(shù)空3 格，并且中間應用半角橫線連接，避免目錄順序顛倒。此外，檔號主要是指全宗號、目錄號、代字以及案卷號。⑤對于文件發(fā)文字號中存有“第”字的，也應錄入；標題中用漢字錄入年月日，公元紀年也應打入全程。⑥文件目錄存在錄入頁碼問題，在上世紀90 年代后目錄沒有止頁號，只有起頁號，那么需統(tǒng)一錄入起止頁號。⑦對于附號卷，需跟在所附卷后錄入，通過新增直接錄入。

3 保證標準以及規(guī)范程度

數(shù)據(jù)庫需要與國家標準相符，同時應該便于操作。統(tǒng)一規(guī)定檔案室各立檔部門之中的文件級檔案著錄項目、內容、數(shù)據(jù)庫結構以及格式，并且要提升數(shù)據(jù)庫的硬件數(shù)據(jù)指標、管理軟件以及文檔格式的規(guī)范程度以及標準化。統(tǒng)一軟件使得檔案目錄數(shù)據(jù)庫構建初期在著錄項目、結構以及格式上實現(xiàn)統(tǒng)一，確保電子目錄通過檔案室進行共享，將受到軟件影響出現(xiàn)不能讀取以及無法轉換數(shù)據(jù)的問題進行解決。

4 保證數(shù)據(jù)庫質量

采用“抽檢”措施，安排專門質量檢查人員，抽檢建庫各環(huán)節(jié)工作質量，第一次抽查可抽取10%的案卷，并在后期不定其抽查，在有問題出現(xiàn)時應該技術反饋，在規(guī)定期限內進行整改[3]。

5 保證數(shù)據(jù)庫安全

在數(shù)據(jù)庫管理中安全工作非常重要，怎樣保存大量珍貴的數(shù)據(jù)資源，并向社會發(fā)展提供更好的服務，需要管理部門加以重視。可將數(shù)據(jù)信息刻入只讀光盤等安全性較強的儲存載體上。分類整理電子目錄及檔案，構成電子目錄數(shù)據(jù)庫，以此進行查閱和利用。在條件允許的情況下，可在構建目錄數(shù)據(jù)庫中心后，將數(shù)據(jù)庫與上級檔案館計算機進行連接，由此實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。通過以上方法來提升數(shù)據(jù)庫的安全性、完整性以及可靠性。

6 結語

有效建設檔案目錄數(shù)據(jù)庫，可完善管理檔案數(shù)據(jù)，向用戶提供更好地服務，能夠促進檔案工作發(fā)展，同時凸顯出信息化發(fā)展趨勢。為有效構建數(shù)據(jù)庫，應該與其他部門加強合作，并注重目錄錄入中的問題，確保建庫的標準、質量以及安全，以此發(fā)揮出數(shù)據(jù)庫的作用。