電子信息化檔案管理模式在檔案管理中的作用解析

范賓

煙臺市萊陽公路建設養護中心 山東煙臺 265200

在現代化建設進程不斷展開中，住建市場也得到了發展，涌現了很多建筑企業，但是這也造成工程質量參差不齊，質量管理工作也存在明顯缺失，而做好竣工驗收備案管理工作則可以有效提升工程質量。現階段，我國在備案管理上呈現出科學化與標準，然而在實際管理中還會受到很多其他因素的影響，導致難以獲得良好的管理效果。下面筆者就針對驗收備案管理的相關內容進行詳細闡述。

1 加強住房建筑工程竣工驗收備案管理的意義

此項管理工作指的是當住房建筑完成施工以后，對建筑物自身質量等方面所展開的檢查工作，確保交付以后住房建筑的質量與安全。并且，在應用備案管理制度時，需要對城建檔案管理的部門與住房建筑建設企業進行溝通，充分發揮驗收備案管理制度本身所具有的監管作用[1]。在加強驗收備案管理工作時具有非常重要的意義，其主要體現在：

（1）明確了法人責任制所具有的意義。從當前我國建筑行業的具體發展與實施情況來看，其中存在很多法律管理制度能夠實現約束與管理，例如合同管理等等。作為建筑企業來說，作為法人代表在質量控制方面具有非常重要的作用。住房建筑工程當完成竣工以后，不論是質量驗收還是檢測都是一個單位中的人員，如此則會導致驗收過程中所執行的標準存在不嚴格的情況，導致驗收質量管理效果很差，難以起到監管作用。所以，如果想要發揮出其本身的作用，那么就需要健全相關管理制度，明確法人責任，并且還應當有效削減驗收人員自身所具有的權力，提升國家管理部門的監管權力，從而有效履行相應的職責[2]。

（2）強化質量監督。如今，驗收管理制度變得越來越健全，監管內容和方式都應當有所改善，如以原有的監管與驗收為基礎，驗收人員應當向相關部門報備。驗收時如果發現出現了很多質量問題，那么則需要及時采取有效的補救措施，從而確保工程質量，規避質量問題的發生。

2 住房建筑工程竣工驗收備案管理現狀

備案管理是住房建筑工程竣工驗收工作中非常重要的工作內容，也是保住房建筑工程的關鍵，應當在此方面給予重視。根據當前備案管理工作的實際情況來看，還存在很多不足之處，主要體現在以下方面。

首先，沒有及時備案。當房屋建筑竣工以后，需要第一時間對其進行當記錄，而這也建筑行業中的管理，對于檢測工程自身潛力是非常有利的，還會將所有風險全部都扼殺在萌芽狀態，從而有效降低工程自身造價。相反，若是在項目完成以后沒有進行及時的記錄，將會導致很難發現其本身所存在的問題，無法對住房項目進行及時的交付，從而為廣大用戶帶來非常大的安全隱患。一般情況下，導致此種現象的原因有很多，如施工單位中的程序不夠健全、記錄延誤，如此則難以實現記錄管理。

其次，備案管理工作缺乏系統性。現階段，根據備案管理工作的具體情況來看，通常沒有體現出其所具有的系統性、規范性等特點，所構建的管理體系也存在欠缺，無法為相關工作人員提供相應的指導與參考，而工作人員常常會出現違反規范的行為，無法確保備案管理工作大的效果。另外，當備案管理工作不夠標準，那么將會對招投標環節中公平與公正造成嚴重破壞，對投標人自身合法權益造成損壞，從而引起惡性競爭，而當施工單位自身的資質沒有達到要求，所產生的綜合效益也就變得非常低。

最后，通用技術存在嚴重欠缺。備案管理工作本身具有很強的綜合性，對于技術管理也有著很高當要求，然而其中很多對文件管理技術的應用卻較為落后，還缺乏理論基礎，而當建筑行業處于高速發展狀態時，分離難以達到工作要求。并且，對住房項目所進行的分類也十分模糊，這在一定程度上大大增加了評標難度，對評價方法進行選擇時也有很大困難，因此這些都不利于竣工驗收工作的展開，對于建設單位來說應當在此方面上給予一定重視。

3 住房建筑工程竣工驗收備案管理的有效措施

3.1 加強相關法律法規宣傳

從當前行業內部在驗收備案管理工作的具體情況來看，存在缺乏重視、理念過于落后等情況，如此則需要通過不斷加強宣傳相關法律法規，使其能夠得以有效改善。企業在其內部可以展開相關專題活動，或是通過利用專題競賽的方式，對驗收備案管理相關理念進行宣傳。并且，還應當結合我國當前所實施的法律法規規章和行業規范各項準則而展開知識宣傳工作，主要目的在于做好宣傳活動，讓住房建筑工程的所有參與主體都能夠清楚認識到自身所承擔的責任與義務，如此則能夠讓相關參與單位的責任意識、法律意識等方面都能夠得以明顯提升當，當讓其在竣工以后做好備案工作[3]。另外，對于住房建筑出現的安全隱患等問題能夠第一時間發現，同時采取有效補救措施，從而降低所造成的損失，使得住房建筑也擁有很高的安全性。對于行政管理部門來說，借助信息技術可以加強法律知識宣傳，如果出現了沒有按照規定完成備案工作的情況，那么則需要披露建設單位，以便能夠起到督促作用。

3.2 健全監督檢查管理工作

為了能夠促使備案管理工作能夠得以良好展開，需要健全監督檢查管理工作，應當先構建健全的考評管理制度。當前所制定的評定管理與考核管理機制更為公平與科學，能夠將所有相關的人員進行緊密結合。針對住房建筑每個單位的管理工作需要提供相應的依據，按照相關規定確保工程質量能夠得以良好保障。健全考評管理制度還能夠促使工作人員自身積極性得以適當提升，而且對其工作行為與質量進行規范，可以有效提升其自身業務水平，當實施考評管理制度時，能夠讓工作人員得到相應的獎勵，增加其晉升的機會，從而使其在工作中上變得更加積極[4]。另外，行政管理部門還應當創新備案管理模式，例如工作模式主要是圍繞著客觀而展開，主觀工作只是輔助作用。也就是，客觀工作內容主要是確保建筑工程本身的質量以及安全性，然后利用相關法律法規提出強制要求，以便對相關工作有一個準確掌控，對其自身行為加以規范，促使建筑工程質量能夠得以明顯提升。

3.3 部門之間做好溝通交流

對于住建工程后續驗收備案管理工作，主要是由相關管理單位展開，聯系相關的參與單位，之后通過履行相應的職責與義務，使得管理工作可以得以有效展開。每個部門在展開驗收備案管理工作時，應當發揮出其本身所具有的優勢，最大程度避免管理工作中問題的發生。由于住建工程在進行竣工驗收備案管理時，因為所將會涉及到很多部門與單位，如此則需要行政管理機可以在其中充分發揮出自身的連接作用，提升工程項目本身所具有的溝通與協作能力，促使單位間擁有良好的團結協作關系，避免部門間出現封閉管理而影響到驗收備案工作的展開[5]。并且，每個單位都應當擁有良好的團隊觀念，由于驗收備案工作本身擁有很強的綜合性，在實際工作中非常容易發生各種問題，如此便需要相關單位擁有良好的職業素養，當遇到問題時切勿出現相互推諉的情況，避免備案工作出現拖延的情況。如果想要讓備案管理工作能夠得以良好展開，需要各個部門之間能夠進行良好合作，對相關管理制度進行指導與約束，構建完善的規章制度，促使相關部門工作效率得到提升。

3.4 制定科學合理備案規則

在實際備案管理工作中，通過制定一個科學合理的備案規則，完善相應的備案制度，可以有效提升備案管理效率。當制定了科學的備案規則，同時構建了健全的備案制度，建筑企業需要不斷加強在工程施工方面的管理工作，促使施工管理效率能夠得到明顯提升，促使備案管理工作都能夠得到有效展開。在建筑工程中擁有一個十分明顯的特點，那就是擁有較長的施工周期，對于施工人員來說由于長期處在較為枯燥的工作環境中，將會造成其在工作態度上發生問題，常常會出現懈怠的情況，如此則常常會發生手續辦理不及時的情況，如果在竣工時辦理相關手續，除了會消耗大量精力，也會導致后續工作被拖延。所以，如果想要提高員工自身的工作效率，那么就需要制定一個有效的備案規則，構建健全備案制度，規范管理相關工作人員[6]。另外，由于存在某種人為因素，還會對備案管理工作造成影響，致使建筑工程信息出現錯漏等問題，面對此種情況則要根據相應的備案規則與制度，對員工提出更高的要求，促使備案管理效率能夠得到明顯提升。

3.5 樹立整體備案思想觀念

根據工程建設行業的具體情況來看，竣工驗收備案如果想要得以良好展開，那么便需要充分認識到備案管理工作本身的重要性，對備案管理工作給予更多的關注與重視，以便能夠樹立起良好的備案觀念，使得備案管理效率能夠得到明顯提升。從此過程中能夠了解到，作為企業需要加強員工思想教育工作，使得所有員工都能夠形成整體備案思想觀念[7]。并且，建筑企業需要對備案管理工作本身的目的進行詳細講解，促使全部員工都能夠充分認識到竣工驗收工作的重要性，同時更加積極的參與到相關工作中，以便保障相應管理工作可以得到有效展開。另外，對于建筑企業來說應當對宣傳手冊進行利用，通過使用各種方式對備案管理工作本身的重要性進行宣傳，提升企業員工自身責任感，使得建筑工程竣工驗收備案管理效率能夠得到明顯提升。

3.6 改善驗收備案管理方法

在我國社會不斷發展過程中，因為科技水平的不斷提升，再加上建筑行業的發展，以往所采用的驗收備案管理方法已經不再滿足新時代的要求，所以應當與社會的具體發展情況相結合，通過引進更為先進的管理技術與手段，創新竣工驗收備案管理方法，以便能夠促使相關管理工作能夠得以良好展開，取得較為理想的效果[8-9]。通過對信息管理系統加以應用，能夠在一定程度上促使住建單位可以保持良好的溝通，使得信息收集與分析速度都夠變得越來越快，同時還需要提升信息準確性，讓此項工作在實施過程中擁有巨大的監管能力，使得其監管水平也能夠得到提升，如果發現了住建工程存在質量問題，那么便需要使其得以快速傳遞，對需要承擔責任的單位加以明確，然后采取有效管控方法，以便能夠促使驗收備案管理工作能夠得以良好展開。

4 結語

總之，通過研究能夠了解到，住建工程竣工驗收備案管理工作本身具有較強綜合性，涉及到很多參與主體，通過相互之間的協作才能夠完成。此項工作是否擁有較高的質量，則會受到施工單位自身的影響，而這便需要不斷加強質量管控工作，促使工程本身的質量能夠得到明顯提升，保障其在日后使用時穩定性。文章主要是從加強相關法律法規宣傳、健全監督檢查管理工作、部門之間做好溝通交流、制定科學合理備案規則、樹立整體備案思想觀念、改善驗收備案管理方法六個方面進行論述，通過做好這六方面工作，能夠在一定程度上大大提升備案管理水平。