事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探究

許國萍

棗莊市市中區(qū)人力資源服務(wù)中心 山東棗莊 277116

現(xiàn)如今檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化程度越來越高。信息檔案可以通過建立專門的網(wǎng)站進(jìn)行管理和運(yùn)營。它可以是由國家或相關(guān)政府部門建立的網(wǎng)站，也可以是由管理自己內(nèi)部檔案的機(jī)構(gòu)建立的網(wǎng)站，所有這些都離不開大數(shù)據(jù)的幫助。因此，無論是建立網(wǎng)站的工作人員還是檔案管理人員，都應(yīng)該具有非常強(qiáng)大的數(shù)據(jù)思維和信息思維。隨著檔案管理模式從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式向現(xiàn)代信息檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，需要應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)，這就要求檔案工作者具有較強(qiáng)的工作適應(yīng)能力，能夠很好地實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理模式向信息管理模式的轉(zhuǎn)變。

1 檔案管理的概述

檔案的重要性是不言而喻的，而如何進(jìn)行檔案管理更是有著重要意義。隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不再適用。當(dāng)今社會的主題是創(chuàng)新，各行各業(yè)都應(yīng)樹立與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新理念。大數(shù)據(jù)時(shí)代，任何行業(yè)的工作或多或少都會與互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)結(jié)合在一起，檔案管理工作也不例外。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理方法不能再落后地出現(xiàn)在人們的視野中，而是應(yīng)該隨著社會的發(fā)展不斷進(jìn)行完善[1]。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 規(guī)劃比較落后

從現(xiàn)實(shí)的實(shí)際情況來看，大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)劃落后的問題。檔案管理工作容易受到檔案管理權(quán)限不清、檔案管理投入不足等諸多因素的影響。這些問題使檔案管理方式高度不確定，難以制定統(tǒng)一的解決方案，因此，地方政府和有關(guān)機(jī)構(gòu)必須進(jìn)行自我改革和自我完善。

2.2 檔案管理人員的服務(wù)意識不強(qiáng)

近些年來，隨著第三產(chǎn)業(yè)的發(fā)展以及國家大力發(fā)展服務(wù)行業(yè)，從領(lǐng)導(dǎo)層到基層都經(jīng)過服務(wù)相關(guān)的培訓(xùn)。事業(yè)單位里不管是檔案管理內(nèi)部還是外部，高層還是基層的管理人員，都感受到了檔案管理信息化的服務(wù)，但是這些依然還是存在著一系列的障礙。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

3.1 進(jìn)行相應(yīng)的資源整合

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理工作整合了各個部門，有利于對分散的數(shù)據(jù)和檔案信息進(jìn)行集中、歸納和整理。如果其他部門需要使用文件進(jìn)行工作，公共部門辦公室的文件管理可以使用文件共享來協(xié)助其他部門的工作。此外，傳統(tǒng)的檔案管理部門可以建成數(shù)字檔案管理部門的網(wǎng)絡(luò)，但在建設(shè)數(shù)字檔案館的過程中，必須遵守當(dāng)?shù)卣挠嘘P(guān)規(guī)定和要求。地方政府也應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案管理部門的建立，轉(zhuǎn)變政府職能，更好地與數(shù)字檔案管理部門相匹配，與時(shí)俱進(jìn)[2]。

3.2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，必須強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理人員的服務(wù)意識和服務(wù)理念。事業(yè)單位檔案管理工作不是一項(xiàng)簡單的可以省略的工作，事實(shí)上，它涉及到各個方面。檔案工作者應(yīng)把檔案管理信息化作為國家信息化建設(shè)的重要組成部分。有些機(jī)密檔案只能由個別部門的人員查閱及永久保存。除了那些嚴(yán)格保密的檔案外，其他檔案也可以擴(kuò)大服務(wù)范圍。要充分發(fā)揮國家在檔案管理信息化建設(shè)中投入的人力、物力和財(cái)力資源的作用，避免浪費(fèi)成本，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。

3.3 加快事業(yè)單位檔案管理信息化的進(jìn)程

要充分認(rèn)識事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性，認(rèn)識事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性。信息化檔案管理可以大大提高事業(yè)單位檔案管理的效率和管理水平。事業(yè)單位檔案工作者必須改變傳統(tǒng)的管理思想和觀念，充分認(rèn)識檔案管理信息的重要性，對信息技術(shù)有一定的認(rèn)識。事業(yè)單位檔案工作者還應(yīng)結(jié)合當(dāng)前的信息化建設(shè)，有序地采取多種多樣的檔案管理形式，對整個事業(yè)單位的檔案進(jìn)行監(jiān)督。

事業(yè)單位管理者不僅要樹立相關(guān)意識，摒棄傳統(tǒng)的管理理念，而且其他部門的工作人員也要相應(yīng)地轉(zhuǎn)變意識，只有這樣，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)才能更加健康地進(jìn)行。

3.4 施行一站式的檔案管理方式

大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理就是把以前傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式進(jìn)行徹底的革新和改變，摒棄落后的紙張記錄信息的方式，依靠互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)把檔案數(shù)據(jù)錄入到電腦上，并對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分類[3]。在檔案管理過程中，可以采用一站式的方式，把大數(shù)據(jù)信息的基層檔案應(yīng)用其中。

3.5 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息的安全保護(hù)

“安全第一”在任何行業(yè)都是一個非常重要的概念。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息安全也是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分。檔案信息的安全威脅一方面來自計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)設(shè)備的管理，另一方面來自互聯(lián)網(wǎng)。因此，要最大限度地提高檔案管理機(jī)構(gòu)的安全性，就必須從這些方面入手。首先，要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員思想意識和安全責(zé)任意識的培養(yǎng)[4]。在日常檔案管理工作中，經(jīng)理應(yīng)定期檢查和維護(hù)各種設(shè)備和機(jī)器，及時(shí)報(bào)告任何問題或隱患。其次，要建立一個安全的網(wǎng)絡(luò)屏障，利用各種軟件建立自己的內(nèi)部文件管理網(wǎng)絡(luò)，并且必須保證網(wǎng)絡(luò)的安全性。

4 結(jié)語

檔案管理方式的不斷創(chuàng)新符合大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的趨勢，事業(yè)單位檔案管理的過程中，也應(yīng)該不斷創(chuàng)新自己的檔案管理方法，提升檔案管理的效率和質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，很多行業(yè)的傳統(tǒng)管理模式不是行不通，而是已經(jīng)無法滿足這個快速發(fā)展的時(shí)代需求，與大數(shù)據(jù)時(shí)代的各方面都無法相匹配和適應(yīng)了。事業(yè)單位檔案管理工作也是如此。只有把檔案管理和大數(shù)據(jù)結(jié)合在一起，才能夠提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量。信息化的檔案管理模式還可以更好地保存檔案和相關(guān)資料，方便管理人員的查閱和利用。