高校檔案信息化建設的意義及實踐

文/四川航天職業技術學院 楊雪雅

隨著數據庫技術不斷應用到新的辦公場景，越來越多的事業單位檔案管理工作采用了信息化的檔案管理模式，一方面是由于現階段檔案數量不斷增多，另一方面則是為了節省人力成本，將人從無意義的簡單重復勞動中解脫出來。高校由于檔案數量龐大，工作內容繁瑣，是最早應用信息化管理檔案的系統之一。除此之外，各地政府出臺了檔案信息化指標要求，并將其作為評估事業單位管理工作水平和工作績效的標準之一，由此形成了數據庫技術。但由于人們仍然缺乏信息化管理的意識和認識，個別學校的檔案信息化建設只是為了應付相關部門要求，在實際的運用和操作過程中，存在著大量問題。想要從真正意義上提升高校信息化檔案管理效率和水平，就必須改變現有的局面，從根上落實檔案信息化建設工作。

一、高校檔案管理信息化建設的意義

（一）實現信息化檢索。信息化檔案管理系統是為了應對數量龐大的檔案信息而逐漸應用起來的，通過檔案信息化建設，能夠幫助相關的工作和管理人員實現快速信息化檢索。建立檔案管理的專門數據庫，有助于在人事管理和人事調動工作中，及時尋找到相關信息并填寫和修改，在最大程度上提升高校管理的工作效率和質量。高校學生和教職工檔案，由于數量眾多且涉及環節多，靠傳統的人力檢索成本較大，耗時較多，已經無法滿足快節奏的信息化現代社會，也影響了學校行政工作的順利開展。借助數據庫技術和關鍵詞搜索引擎，能夠方便相關工作人員快速查找并定位相關信息，提高整體的數據使用效率。

（二）減輕工作人員的工作壓力。傳統的紙質檔案管理模式下，工作人員在遇到需要查找、搜集整理、改動填寫的工作時，需要靠人力手動錄入大量的信息數據，同時還要盡力確保所有錄入數據的準確性以及字跡的可辨識程度。導致傳統紙質管理模式下工作人員面臨較大的工作壓力，以較低的工作效率處理龐大的信息，無法滿足日常工作管理的需求，學校檔案涉及不同種類，每類在填寫形式、填寫要求上存在不同的標準。通過檔案信息化，能夠在最大程度上減少工作人員的任務，降低對于工作人員的書寫要求。

（三）優化檔案存儲環境。由于部分檔案信息的保管時間要求較長，而紙質檔案的存儲時限、放置環境的要求較高，在高校檔案管理中，經常涉及數百人甚至上千人的檔案整理與存放，因此在實際的檔案存儲和管理工作中，存在較大的困難。紙質材料的檔案容易受到潮濕、蟲蛀、火災的影響，想要長時間保存，需要付出大量的存儲成本。除此之外，紙質檔案的管理較為復雜，加之高校中存放的檔案數量龐大，如果工作人員的業務不熟練，會導致不同類型的檔案歸檔整理時發生混亂，最終影響整體的工作效率和水平。借助無紙化和電子化的檔案，能夠在最大程度上優化檔案存儲的環境，減少空間占用和成本占用。

二、高校檔案信息化建設的經驗

（一）人員素質。檔案人員是檔案工作的主體，沒有人的能動性，一切工作都無從談起。雖然信息化檔案管理極大節省了人力成本，但是在操作檔案管理系統時，對于相關的管理工作人員有著較高的要求，高校檔案信息化對檔案管理人員的素質要求可以分為以下幾方面：一是檔案人員的職業道德素養。作為一名檔案管理人員，應遵循職業道德，嚴守機密，主動服務，杜絕徇私舞弊，隨著時代的發展，高校對檔案管理人員的職業道德素養提出了新的要求，那就是較好的心理彈性及職業的認同感，可以大幅度提升檔案人員的工作積極性，高校的檔案管理機構被定位為教輔部門，檔案人員職業地位偏低，職業發展機會較少，良好的職業道德素養有助于降低職業倦怠感，保持高校檔案隊伍的穩定性。二是檔案人員的業務素質。高校檔案工作人員不僅需要掌握檔案業務的流程、行政管理、編輯等知識，具備文字表達、溝通交流及使用計算機的能力，新時代還要求檔案管理人員具備業務創新能力，檔案管理水平的提升需要借助于新理念、新技術、新方法。三是從業人員的繼續教育與培訓。檔案管理工作是一項依賴于實踐的工作，計算機技術的飛速發展對各行各業產生了深刻的影響，檔案管理工作與信息技術相結合是檔案管理發展的重要方向，這要求檔案工作人員業務能力不斷提升。一方面，檔案管理人員應積極掌握先進的檔案管理理念；另一方面，需要注重日常工作的積累，將理論知識運用到實際工作中。

（二）信息技術。信息技術的發展推動了各個行業的進步，信息技術為檔案管理水平的提升注入了動力，信息技術與檔案管理工作相結合，已經取得顯著的成績，但若要使得信息化檔案管理系統更為完善，需要解決以下幾個問題：首先，是辦公自動化系統與檔案管理系統的對接技術。通過實現辦公自動化系統與檔案管理系統的對接，可以更為高效地完成檔案信息資源整合，實現從文件制發到歸檔的全過程管理，減少了許多重復性的工作，減少了檔案管理人員的任務量，提升了文檔管理的效率，確保電子檔案的完整性與真實性。其次，是信息檢索技術。新型數字檔案構建是基于大量的數據信息，為提升對電子檔案的利用效率，應當注重信息檢索技術的發展，對信息檢索的要求為檢索速度快、檢索途徑便捷、檢索成本低、檢索準確率高。目前的檢索技術已經較為完善，全文檢索、智能檢索和多媒體檢索更能代表檔案檢索的發展方向。再者是信息安全技術，在建設檔案管理信息化的過程中，不僅需要保證管理系統的日常良好運行，同時也需要保證檔案存儲的安全問題。信息化檔案存儲模式與傳統的檔案不同，以信息數據的方式存儲在計算機設備當中，因此很容易遭受黑客攻擊、木馬程序植入等安全風險問題。現階段的檔案安全保護措施仍然不到位，主要表現為：負責信息管理的設備和系統老化，缺乏更新；負責檔案管理的工作人員安全意識不強，缺少防止木馬病毒的意識和能力，這對于信息化時代新型檔案管理工作提出了嚴峻的挑戰。為此，必須加強對計算機信息安全技術的研究，數字檔案的生成和保存依賴于計算機，應采用數據加密技術以及權限控制，避免不法分子對數字檔案進行人為篡改，保障數字檔案的真實性。數字檔案的傳遞依賴于網絡，應注重研發用戶身份識別及驗證系統，拒絕無關人員對數據的訪問。

（三）管理模式。由于我國推進電子化檔案的起步較晚，在高校內部仍然沒有形成檔案管理信息化的意識和認識。因此，單位的管理人員忽視了電子化檔案管理機制的搭建，在運用電子化設備進行檔案管理的過程中，仍然沿用傳統的管理機制和管理模式，這種生產方式同生產力之間的不匹配導致許多單位空有技術架構和系統，但仍然無法提高檔案管理的效率和水平，面對學生和教職工的檔案查找、修改、郵寄等要求時，搜索分類工作會浪費較長的時間。檔案管理工作與信息化建設是相輔相成的一個整體，為實現檔案管理信息化，必須改善檔案管理模式，可以從以下幾個方面著手：首先，改善高校體制下的檔案管理工作體制。高校的性質決定了相關工作的開展均是以科研及教學為中心，在職稱晉升方面也更偏向于教育與科研工作者，檔案管理人員的待遇不高，人員流動頻繁，難以保障檔案管理隊伍的素質。通過高校檔案管理體制改革，賦予檔案管理機構一定的職能，切實保障檔案人員的權益，推動高校檔案工作健康發展。其次，建立完善的信息化檔案管理標準。由于我國從傳統紙質檔案管理模式向信息化管理模式的轉變時間較短，還沒有真正形成系統完善的信息化管理模式，相關單位必須認識到目前的管理工作仍然處于轉型階段，需要盡快設立與之相匹配的信息化管理標準，通過對數據的錄入、整理、修改等操作的流程進行規范，并建立起更加標準的數據使用存儲規定，建立完善及統一的檔案管理信息化標準。在檔案信息錄入過程中，應該根據錄入檔案類型的不同，例如學生信息基本檔案、人事檔案以及入團、入黨相關材料，嚴格按照規定使用字體、錄入方式、文字標識以及相關的格式，保證所有的檔案文件都以標準的方式儲存，便于今后的查閱和檢索工作。在信息化建設的硬件方面，相關單位應該購買具有統一標準的存儲設備和輸入設備，并實現硬件設施同軟件的匹配，盡力打造更加一體化的檔案管理系統，從而實現檔案管理信息化建設工作順利完成。

三、結語

隨著信息化建設工作逐漸發展成熟，事業單位，尤其是各大高校在不斷尋找檔案管理的信息化建設途徑，為了切實提高工作效率和水平，保證校園大規模檔案信息管理質量和安全，相關的管理人員和技術工作人員必須提升信息化建設的安全意識，樹立信息化檔案管理的理念，從而最終實現檔案管理信息化工作改革的重要轉變，提高工作效率。