關于自然資源部門檔案管理現狀分析及其改進策略研究

郭天

濟寧市任城區自然資源局 山東濟寧 272000

自然資源檔案管理涉及到非常廣的范圍，不僅為國土空間規劃、耕地保護及不動產登記等工作提供必要的數據支撐，還為土地開發、生態文明建設等提供科學合理的資料支持，且能夠為土地權屬糾紛與違法占地行為等提供必要的依據，由此可見，該項工作在極大程度上影響著各個領域的發展。隨著科學技術的迅猛發展，“檔案管理數字化”這一新概念應運而生，而為了滿足現階段自然資源檔案管理的需求，相關部門必須積極促進自然資源檔案管理的數字化建設，并立足于資源共享的理念，注重自然資源檔案管理與檔案利用，強化新時期檔案管理與生態文明建設[1]。

1 自然資源檔案管理的現狀分析

雖然我國針對自然資源檔案管理提出了一系列的規章制度，但是由于地區之間存有不同差異，所以導致全國各地的自然資源檔案管理發展呈現不平衡狀態。縱觀自然資源檔案管理現狀可看出，在實際中存有以下幾點問題：第一，缺乏檔案管理制度。一方面，體現在檔案移交和借閱等程序中不具備嚴格規定，使得檔案資料信息時常出現丟失或泄密等問題；另一方面，則是體現在檔案整理不規范，促使卷宗地號登記錯誤以及檔案資料沒能根據順序排放，從而混亂的堆積在一起，為人員在查找檔案資料的過程中加大了查找難度；第二，缺乏信息技術水平。現如今仍是有些部門沒能使用專業的檔案管理軟件進行管理，不僅在一定層次上加大了檔案管理人員的工作量和工作壓力，更是促使很多能夠及時改正的錯誤，出現不可補救的狀態；第三，缺乏檔案管理設施。在檔案管理的過程中，仍是缺乏高速掃描或平板掃描等軟硬件設施的應用，從而給自然資源檔案管理工作的開展，帶來了巨大困擾[2]。

2 自然資源檔案管理信息化建設中應采取的對策

2.1 加強數字化檔案管理技術的創新應用

財務檔案管理工作涉及單位的機密工作，對于資源管理行業數據、評價指標、不動產統一確權登記等信息按照保密管理，但是在工作中參考價值較高，需要經常查閱，因此應合理開發相應的管理技術，例如相關硬件設備的投入，如數字掃描儀、數碼錄像機等，從而實現檔案管理工作的全程數字化、信息化和數據化，保證檔案管理工作的高效率、實現數據信息的共享化。例如，可以利用收集到的相關財務檔案中有關內容的數據，能夠讓檔案的擁有者在政務網上即可查找自己的檔案，通過線上的網絡服務能夠讓檔案管理工作的相關部門共享信息，進而使得需求的用戶更加方便。

2.2 加強檔案信息化建設，創新檔案工作思路

在當今互聯網、大數據、人工智能高速發展的時代，檔案信息化建設是提高檔案管理水平的重要手段。市級檔案信息化建設工作起步較早，無論是技術設備方面還是信息化建設方面，都取得了一定的成果。市級檔案部門在數字檔案管理信息系統建設上宜采用統分結合的建設模式，即市級系統建設過程中統籌考慮部分基礎性功能共享給管理使用，可結合實際情況進行擴展建設。借鑒市級工作的經驗和做法，應加強檔案信息化建設，主動對照“存量數字化、增量電子化”的要求，在完成存量檔案的數字化工作基礎上，分階段盡早實現市縣兩級檔案數據融合，為市縣之間、各縣之間提供檔案數據互聯互通和資源共享，為各項業務審批提速提供大數據支撐。值得一提的是，檔案部門在推進檔案數字化過程中，必須確保檔案的絕對安全：一是要選擇信譽好、資質全、技術能力高、管理能力強的數字化加工企業承擔相關工作；二是要加強對加工企業工作實施的全程監控，采取有效的管理和技術手段嚴格控制數字化質量，如加強實體檔案交接登記，加強加工設備使用處理監管，加強檔案數字化成果的及時備份等[3]。

2.3 基于數字化管理完善相關規章制度

一要結合現階段自然資源檔案數字化管理的具體情況，以信息化技術發展動態為核心，建立一系列完善的自然資源檔案數字化管理制度，包括電子檔案歸檔制度、電子檔案鑒定制度、電子文件移交制度及網絡安全保密制度等，并進一步規范這項管理工作的流程。二要明確檔案工作人員的職責范圍，以此來規矩其工作的規范性，并建立切實可行的責任機制，規定每個工作人員的責任，確保其能夠將自身責任落到實處。

2.4 加強檔案干部隊伍建設，提供檔案工作人才保障

自然資源檔案具有很強的專業性，工作性質要求檔案工作人員不僅要有扎實的業務功底，還要有較強的管理能力和服務意識。此外，檔案管理干部隊伍只有保持相對穩定，才能較好地推進自然資源檔案工作的開展。應從工作需要出發，選配綜合素質好的干部負責檔案管理工作，建立檔案管理網絡，明確專（兼）職檔案員工作職責；同時，通過學習培訓、交流鍛煉等方式，強化干部隊伍檔案法治意識，不斷提高檔案工作人員的業務技能、管理能力、服務水平[4]。

3 結語

綜上所述，在信息時代下，自然資源檔案管理部門需順應時代發展的趨勢，積極推進自然資源檔案數字化管理，更好地實現自然資源檔案管理的高質量和高效率，最大限度地發揮其參考憑證作用，滿足社會對自然資源檔案利用的需求。