分析供熱項目檔案資料及其管理

沈文靜

鄭州熱力集團有限公司 河南鄭州 450000

隨著近年來我國城市熱電聯(lián)產(chǎn)事業(yè)發(fā)展水平顯著提升，通過實現(xiàn)集中供熱方面的發(fā)展，實現(xiàn)了城市居民生活水平的顯著提升，在環(huán)境方面大氣氣質(zhì)也得到了顯著改善，并且顯著提升了對能源的利用效率。通過在日常工作中收集和整理供熱項目檔案資料，對其中具有利用價值的信息予以吸取，這些數(shù)據(jù)和信息對于保證順利實施供熱項目、維護和管理供熱設(shè)備等方面都具有著重要的意義[1]。

1 供熱項目檔案的構(gòu)成及特點

在供熱工程建設(shè)、日常管理、日常服務(wù)、供熱設(shè)備運行等過程中逐漸形成了供熱檔案，檔案主要包括了一些具有保存價值的文字、圖表、電子數(shù)據(jù)、聲音、圖像等各種形式和在載體的歷史數(shù)據(jù)。供熱檔案屬于民生檔案范疇內(nèi)，在對人民群眾利益予以維護過程中，供熱檔案可以作為一項原始憑證，可以有效改善民生，并對百姓權(quán)益予以維護，在對經(jīng)濟發(fā)展予以促進過程中具有不可或缺的作用。

在供熱管理項目從立項、項目設(shè)計、準備、管理、施工、竣工等環(huán)節(jié)，最后到供電項目正式交付使用這整個過程中，整體上就構(gòu)成了一個完整的供熱檔案系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)中涉及了多方面內(nèi)容，比如機械、鍋爐、土建、暖通等等，具有較高的復(fù)雜性和多樣性。

2 供熱項目檔案的管理現(xiàn)狀

2.1 供熱項目檔案管理意識薄弱

在當前供熱企業(yè)、施工各方面工作中，缺乏較強的檔案意識，針對供熱過程中形成的原始資料，檔案管理人員沒有及時進行收集，從而造成工程完成施工以后，缺乏詳細的資料。同時，在實際供熱項目建設(shè)中，明顯缺乏健全的管理規(guī)章制度，相關(guān)約束機制也缺乏完善，導(dǎo)致在的檔案管理工作實施過程中，供熱項目各個方面相互推卸責(zé)任，并且對工作內(nèi)容進行搪塞，存在不支持、不配合等現(xiàn)象。

2.2 供熱項目檔案管理人員缺乏較高的素質(zhì)

在實際供熱項目檔案管理工作中，對工作人員專業(yè)水準有著較高要求，但在實際管理過程中，一些供熱企業(yè)中過于重視對經(jīng)濟效益的追求，從而在很大程度上忽視了供熱項目建設(shè)檔案管理，在檔案管理人員配備方面存在不足，并且在已有的供熱項目資料管理工作中，大部分管理工作人員都屬于臨時調(diào)用的人員，這些人員沒有進行專業(yè)培訓(xùn)。這些檔案管理人員大多都是兼職，自身對供熱項目檔案管理工作了解并不充分，對相關(guān)專業(yè)知識、行業(yè)標準、工作程序等了解不夠，從而在對檔案資料進行收集過程中，難以將實際建設(shè)項目情況充分反映出來，從而在一定程度上阻礙了后續(xù)的工程竣工、交付、后期維護等工作的開展[2]。

2.3 供熱項目檔案資料沒有及時歸檔

在一些供熱企業(yè)工作中，沒有在第一時間收集和整理供熱項目建設(shè)過程中形成的文件和資料，在規(guī)定時間內(nèi)不能予以完整移交，相比于工程建設(shè)進度，檔案資料管理工作明顯滯后。另外，在一些供熱企業(yè)中，缺少對相關(guān)竣工圖、技術(shù)資料等資料的收集，現(xiàn)有資料有難以對實際歸檔需求予以滿足，從而針對現(xiàn)實狀況難以依靠形成的檔案資料予以充分反映。再者，還有一些供熱企業(yè)，在驗收環(huán)節(jié)中，對人員進行重新組織并對檔案資料進行突擊補充，而供熱項目的建設(shè)和使用周期是較長的，短時間所收集到的檔案資料，往往不具備足夠的完整性、準確性，檔案資料真實性也有待考證。

3 加強供熱項目檔案管理的有效策略

3.1 對供熱項目檔案管理制度予以建立健全

首先，針對供熱項目檔案資料，要對完整性予以保證，需要對檔案管理模式予以統(tǒng)一建立，對行業(yè)相關(guān)規(guī)定、國家政策等予以有效結(jié)合，基于供熱項目實施的實際情況，對檔案管理制度予以完善，并結(jié)合針對供熱檔案文件資料的形成、收集、分類匯總、移交等工作流程和順序，實施檔案工作流程的建立，針對各個環(huán)節(jié)，提出規(guī)范性工作要求。另外，需要對文件形成過程作為依據(jù)，完成專業(yè)檔案工作組的建立，針對各個組員的工作任務(wù)，由相關(guān)負責(zé)人江進行集中協(xié)調(diào)，對相關(guān)部門、成員所需要承擔的義務(wù)和職責(zé)予以明確，從而在供熱項目建設(shè)中將檔案管理工作真正作為一項目標，并對其規(guī)范性、完整性予以保證。

3.2 加快供熱項目檔案資料信息化管理

隨著現(xiàn)階段檔案領(lǐng)域中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸得到普及，將信息化管理應(yīng)用到供熱項目檔案資料管理中已經(jīng)成為了必然。現(xiàn)階段檔案工作不再僅僅依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，而是借助于全新的檔案管理平臺實施管理，這一平臺可以實現(xiàn)快速錄入、修改、打印、檢索、整理等操作功能，這背景下，對供熱項目檔案管理工作而言也是一次挑戰(zhàn)。想要有效應(yīng)對挑戰(zhàn)，在相關(guān)檔案管理人員工作中，需要對全新的檔案管理軟件予以熟練掌握和使用，針對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件借助于信息手段轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募瑥亩鴮崿F(xiàn)檔案錄入效率的提升，同時完成對檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建立，同步實施管理電子文件和傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，借助信息技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的共享性，并將更高的檔案資料管理服務(wù)提供給供熱項目建設(shè)工作[3]。

3.3 及時收集并完善相應(yīng)的供熱項目檔案資料

在實際實施供熱項目過程中，為了保證真實采集和整理相關(guān)資料和文件，并對其進行及時歸檔，在檔案管理部門工作中，需要在正式開始實施項目之前介入到工作中，并在實施項目過程中以及項目實施以后，對文件、資料等方面的生成和收集進行實時關(guān)注，從而在項目實施的全過程中充分滲透檔案工作。在相關(guān)檔案工作人員對文件、資料進行收集和整理過程中，必須主動深入到供熱項目現(xiàn)場中，實施跟蹤調(diào)研工作，并在必要時提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而保證可以對第一手資料予以隨時掌握，尤其針對那些對于項目建設(shè)質(zhì)量有著關(guān)鍵影響的內(nèi)容，更要對相關(guān)資料的跟蹤收集工作予以加強，并保證及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

4 結(jié)語

在我國經(jīng)濟快速發(fā)展過程中，人們生活水平逐漸提升，這其中我國供熱項目也發(fā)揮著重要的作用。而在供熱項目實施過程中，最為重要的工作之一就是供熱項目檔案資料管理工作，因此，相關(guān)人員有必要針對供熱項目檔案資料及其管理進行分析和研究。