新時期檔案管理工作規范化的新途徑探究

劉莉

濟寧市汶上縣次邱鎮人民政府 山東濟寧 272504

高職院校在進行檔案管理工作時，可結合自身管理模式借鑒其他院校的管理方法，優化檔案管理工作。然而當前檔案管理工作跟不上院校的發展，導致在檔案管理方面的效率不高，跟不上時代的步伐。對此，院校應對管理人員進行定期培訓，從而提升檔案管理工作的效率。

1 從根本找原因，發現工作的缺陷

由于當前大多數院校對于檔案管理工作經驗比較欠缺，或是在工作中沿用了傳統的檔案管理模式，沒有跟著時代的發展轉變檔案管理工作的理念，不夠重視檔案管理工作的重要性。這樣的工作結果導致有些院校對管理沒有進行工作計劃，沒有設立相應的管理部署，以及場所和相應的設施，更沒有專門安排管理人員進行管理，對檔案沒有進行安全保障。更多院校更是沒有重視檔案管理工作，這種現象不利于開展檔案管理工作，同時也對學校其他的工作產生一定的影響。在發展迅猛的信息時代，給管理工作帶來各種各樣的管理手段，很多工作都可以利用電子文件模式進行開展。同時因為信息技術的便捷，讓人們傳輸文檔的速度更快、距離更遠，并且因為電子設備讓人們更方便攜帶，雖然很多電子文檔最終要轉換成紙質文檔進行儲存，使得可以高效運行的電子文檔成為二元制管理模式，從本質上說增加了檔案管理的成本，降低了檔案管理的效率[1]。各個院校應根據時代的發展做出工作調整，以便跟上新時期的發展步伐。在部分規模較小或是民辦的院校中因為受到資金以及其他方面的約束，導致檔案室的建設不能及時完工。同時有些院校在校區考核體系中沒有將檔案室的建設納入其中，學校領導對檔案室的建設不夠重視。因此，在校內經費預算中沒有將檔案室放在比較重要的位置，更沒注重科研成果和學術研究方面的投入，導致不能保障檔案室的擴建和相應設備的購買。檔案室的建立沒有得到充足的資金投入，管理硬件設施自然也不能滿足，更不能對檔案室資料的完好性和保密性進行保障。

2 規范管理工作，發揮其主要作用

院校的科研信息、學生信息以及教學信息都由高職檔案進行管理，是高職院校的第一手資源。但檔案管理模式仍舊采用傳統的紙質方式進行保存，這樣的保存管理模式不僅需要大量的人力，還需要大量的空間進行存放，在尋找時還需要花費大量的時間，長時間存放對于檔案的完好性和安全性都不能加以保障，容易導致丟失部分檔案資料。在新時代背景下，實現規范管理檔案工作就是運用數字化和信息化的模式對檔案進行保管，這也是我國目前比較重要的資料管理方式，同時也能保障高職院校的教學效果以及檔案管理工作的質量[2]。由此得出，在新的形勢下，嚴格規定檔案管理工作，并將工作內容落實，可以保障檔案資料管理的嚴密性，并且還能提升學校的其他工作效率，在一定程度上還能促進學校工作的開展。因此，對高職院校檔案管理工作也提出了更高的要求。為了高職院校的長久發展，持續為社會發展提供“能量”，跟緊新時代腳步，更好地適應社會發展需求，要求高職院校規范檔案管理工作模式。

3 改變管理理念，加大科學式管理

為了高職院校的穩定發展，管理工作人員要不斷地建立新型的院校檔案管理工作模式。高職院校中的領導要對檔案管理工作模式引起高度重視，并要求其他教學領導以及教師轉變傳統的管理工作理念，要加強檔案管理意識，并將檔案管理工作歸入到學校的重要工作內容中。具體說明，在高職院校的五年發展規劃和年度計劃中，要將檔案管理工作內容列入其中，并要求檔案管理人員對管理工作的細節進行具體說明，對相關的責任人員以及領導實施考核，保障檔案管理的場所，設施以及經費等。同時，檔案管理以專業人員管理為主，但為了順利開展管理工作，應加強教師與學生的檔案管理意識[3]。首先，院校在對專業的管理人員進行培訓時，也要通過管理人員的能力提高管理工作的質量與效率。其次，在日常生活中，院校應加大檔案管理工作的宣傳力度，讓全校師生重視檔案管理工作，積極配合管理人員的工作制度，從而促進院校的管理發展。高職院校的所有工作人員都要轉變檔案管理工作的觀念，要根據時代的發展，將檔案工作進行科學化以及規范化管理，并準確掌握檔案周期，再加以科學性的安排管理，挖掘出院校檔案中的內涵，將檔案文化的建立模式進行傳承，以技術手段較強的信息時代為前提，主動探究電子檔案和紙質文件的雙層管理模式，將原有的紙質檔案進行有效的歸攏，并實施安全保管，以便今后利用電子檔案進行搜索和使用，利用電子檔案的便捷提高檔案管理工作效率[4]。

4 結語

檔案管理工作屬于高職院校的基礎工作，對院校的整體管理具備一定的促進作用，應該得到院校領導的重視。但就目前高職院校對于檔案管理工作的規范性而言，必須加強文書處理的工作制度，以及檔案管理制度的完善，同時提升檔案管理人員的責任心以及工作素養，才能真正體現檔案管理工作的規范性，同時還能加強院校學生的檔案管理意識。并針對檔案管理模式采取有效措施，將信息技術與管理模式進行有機結合，優化檔案管理的程序，最終讓檔案管理工作質量與效率得到有效提升。