人事檔案管理在人力資源管理中的運(yùn)用

趙海麗

平山縣干部信息管理中心 河北石家莊 050400

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人力資源管理對于企業(yè)發(fā)展的作用越來越明顯。人力資源管理水平也在經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)轉(zhuǎn)型升級中不斷完善，目前人力資源管理已經(jīng)是經(jīng)濟(jì)時代下的重要資源。人力資源中對人才的管理和配置就是對知識技能的管理，通過這樣的方式可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)人事管理的不足，促進(jìn)人事管理工作發(fā)展。

1 人力資源管理和人事檔案管理之間的關(guān)系

人力資源管理的主要根本和依據(jù)便是人事檔案，它可以直接反映出人力資源的基礎(chǔ)情況，充分體現(xiàn)出人的過往經(jīng)歷與現(xiàn)下狀況。基于此，人事檔案可以有效幫助企業(yè)準(zhǔn)確且全面的對員工進(jìn)行考察和選拔。再者，人事檔案管理工作需要高度貼合人資管理的需求和目標(biāo)，不可以脫離人資管理。簡單來說，就是企業(yè)要將人事檔案的作用充分發(fā)揮出來，要將人資管理當(dāng)中的相應(yīng)內(nèi)容及信息準(zhǔn)確地記錄在人事檔案當(dāng)中[1]。

2 在企業(yè)人事檔案管理過程中創(chuàng)新的意義

2.1 提高事業(yè)單位管理水平

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代的到來，當(dāng)代各行各業(yè)面臨的市場環(huán)境形勢日益嚴(yán)峻，在這個大時代背景下，各組織單位擁有的人才的數(shù)量和質(zhì)量是其最根本的競爭優(yōu)勢。在進(jìn)行員工培訓(xùn)之前，可以利用員工的人事檔案信息，有針對性地開展培訓(xùn)課程，而不是“眉毛胡子一把抓”，降低員工培訓(xùn)的效果。如針對事業(yè)單位中年紀(jì)較大、工齡較長的員工就不能和剛進(jìn)工作崗位的員工一起進(jìn)行技術(shù)操作等的培訓(xùn)，而是可以適當(dāng)開展安全教育、健康保健等各類培訓(xùn)，能夠使其感受到的事業(yè)單位對自己的關(guān)心和關(guān)懷，促進(jìn)員工的積極性。

2.2 提高企業(yè)的核心競爭力

人事檔案中包含了企業(yè)員工的基本個人信息和其各個工作階段的工作情況信息，如果檔案信息出錯或出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象，就會對員工的自身價值判斷出現(xiàn)失誤，也就使得人力資源的利用和工作人員的合理分配出現(xiàn)問題，不利于工作人員的個人發(fā)展和企業(yè)的高效管理。檔案管理工作的能力與創(chuàng)新工作息息相關(guān)，管理工作能力不高，就會造成企業(yè)管理工作的困難，不利于企業(yè)核心競爭實力的提升[2]。

2.3 為人力資源開發(fā)工作奠定了信息基礎(chǔ)

人事檔案指的是關(guān)于員工個人狀況的基本信息，它是反映員工生活狀況、職業(yè)歷程的重要資料。企事業(yè)單位往往會對全體員工進(jìn)行全面調(diào)查了解，進(jìn)而形成完善的職工檔案，以此為根據(jù)對員工的工作表現(xiàn)、績效水平加以評估、確定，為其發(fā)放同等水平的薪資福利。由此可見，對人事檔案進(jìn)行科學(xué)的編制、有效的管理，是做好人力資源管理及資源開發(fā)的重要基礎(chǔ)。

3 基于現(xiàn)代人力資源管理加強(qiáng)人事檔案管理工作的路徑

3.1 建立健全人事檔案管理制度

促進(jìn)我國人事檔案管理工作的提高，企事業(yè)單位要建立健全人事檔案管理制度，為人事檔案管理做好制度保障。首先企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的人事檔案管理現(xiàn)狀制定科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，及時整改人事檔案管理前期出現(xiàn)的問題，確保人事檔案管理制度有效實行。其次規(guī)范人事檔案管理具體環(huán)節(jié)，包括檔案的歸檔和借閱等，要在企業(yè)內(nèi)部形成正確的認(rèn)知，嚴(yán)禁任何人私自借閱檔案。規(guī)范人事檔案管理各個環(huán)節(jié)，為企事業(yè)單位人員實行人事檔案相關(guān)行為提供參考，避免人事檔案丟失和損毀。通過完善制度確保人事檔案安全，提高管理水平。

3.2 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

企事業(yè)單位應(yīng)想方設(shè)法提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造一支優(yōu)質(zhì)、高效的檔案管理人員隊伍。在人員培訓(xùn)上，單位應(yīng)引起重視，使員工對人事檔案管理工作有正確認(rèn)識，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)以專業(yè)技能與知識為主，讓人事檔案管理人員的專業(yè)水平進(jìn)一步提高。單位應(yīng)適當(dāng)鼓勵人事檔案管理人員，讓其對相關(guān)知識和技能展開積極學(xué)習(xí)，還應(yīng)選擇某一固定時間開展相關(guān)教育活動，讓所有人事檔案管理人員均可充分掌握每個環(huán)節(jié)。不僅如此，企事業(yè)單位在進(jìn)一步強(qiáng)化培訓(xùn)教育的過程中，還應(yīng)定期對人事檔案管理人員展開知識技能考核，適當(dāng)獎勵考核優(yōu)秀人員，連續(xù)幾次考核不合格的人員，應(yīng)調(diào)離崗位或給予相應(yīng)的懲罰，以使所有人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能得到提高。

3.3 加強(qiáng)人事檔案的數(shù)字化管理

通過檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索，涵蓋員工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭情況、政治面貌等內(nèi)容，實現(xiàn)資源實時共享，提高人事檔案的數(shù)字化和信息化，為檔案的查找和調(diào)閱提供方便，也方便用工單位能夠在較短時間內(nèi)篩選出符合自己需求的人員信息，提高工作效率和質(zhì)量。

3.4 全面落實責(zé)任管理制度

若想提升企業(yè)人事檔案管理工作的規(guī)范性，需要全面實施責(zé)任追究制度，將人事檔案管理責(zé)任落實給個人。例如，在對檔案進(jìn)行分類管理時，若是出現(xiàn)混亂問題，會讓人事檔案資料無法得到有序閱覽，這時就要問責(zé)，追究有關(guān)責(zé)任人的相應(yīng)責(zé)任，并給予處罰。此外，企業(yè)還需要設(shè)置良好的檔案室，確保環(huán)境設(shè)施滿足檔案資料存儲要求，并設(shè)置有關(guān)防潮設(shè)備、防火設(shè)備、防蛀設(shè)備以及防光設(shè)備等，保證人事檔案管理工作的系統(tǒng)性、安全性以及真實性[3]。

3.5 提高對人事檔案管理的重視程度

事業(yè)單位管理者首先要從思想上重視人力資源管理和人事檔案管理，提高領(lǐng)導(dǎo)的思想意識，明確檔案管理對于加強(qiáng)事業(yè)單位工作的開展有很大的推動力，強(qiáng)調(diào)其他各部門員工要積極配合人力資源管理部門的工作，做好在職員工的人事檔案歸檔工作，確保個人資料真實、完整，保證檔案管理工作能夠高效開展。如員工檔案中的績效考核結(jié)果，關(guān)乎員工的晉升和薪資待遇；根據(jù)員工以往的工作經(jīng)驗，結(jié)合事業(yè)單位的實際需求，可以有針對性地對在職員工開展培訓(xùn)課程，能夠幫助事業(yè)單位不斷培養(yǎng)高素質(zhì)、全方位發(fā)展的高層次管理人才，適應(yīng)各崗位的需求，有利于實現(xiàn)事業(yè)單位效益最大化。

4 結(jié)語

總而言之，現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理關(guān)系密切?，F(xiàn)代科技發(fā)展讓企業(yè)之間的競爭從原始資料的競爭轉(zhuǎn)變成了人才和知識的競爭，因此人力資源管理的質(zhì)量水平直接影響企業(yè)的核心競爭力和發(fā)展。人事檔案管理為人力資源管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為人力資源活動提供保障。可見，提高企事業(yè)單位人事檔案管理對企業(yè)發(fā)展具有重要意義。